“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下事業(yè)單位檔案管理模式研究

文/泰安市中心醫(yī)院 謝鴻斌 高慧 王國軍（通訊作者）

隨著我國科學(xué)技術(shù)水平的持續(xù)提高，以網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為代表的21世紀(jì)新技術(shù)發(fā)展日新月異。2015年國家正式提出推動“互聯(lián)網(wǎng)+”發(fā)展目標(biāo)，指出要把近年來的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)成果深度融入國家產(chǎn)業(yè)改革的各個領(lǐng)域，各行業(yè)開始加速部署“互聯(lián)網(wǎng)+”相關(guān)工作。事業(yè)單位作為新背景下行業(yè)改革的先鋒，其檔案管理的信息化進(jìn)程與“互聯(lián)網(wǎng)+”的發(fā)展方向不謀而合，因此有必要就事業(yè)單位的檔案管理工作的模式開展深度研究，并提出更多符合政策指導(dǎo)方向的建議。

一、“互聯(lián)網(wǎng)+”檔案管理工作在事業(yè)單位的實(shí)踐需求

（一）促進(jìn)建成高水平檔案信息化管理體系。目前，互聯(lián)網(wǎng)相關(guān)科技成果在檔案業(yè)務(wù)的最佳實(shí)踐是構(gòu)建信息化管理體系。其含義是在紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮哟鎯χ螅倮酶鞣N信息技術(shù)對這些電子檔案進(jìn)行管理和調(diào)用。在這個進(jìn)程中，各種現(xiàn)代技術(shù)以具體的程序及設(shè)備的形式落地，實(shí)現(xiàn)“互聯(lián)網(wǎng)+”的高水平檔案管理體系。事業(yè)單位具有分布廣泛、集中管理、統(tǒng)一指揮的特點(diǎn)，事業(yè)單位率先大規(guī)模推進(jìn)檔案信息化工作，有利于“互聯(lián)網(wǎng)+”的進(jìn)一步發(fā)展。高度信息化的檔案工作體系可以減少相關(guān)工作人員的工作時間，提高資料整合及使用效率，也能為未來更多樣化的工作形式提供技術(shù)保障。因此“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下事業(yè)單位檔案管理工作的核心需求就是加快促進(jìn)建成高水平檔案信息化管理體系。

（二）個性化的管理模式。個性化管理模式是檔案管理工作未來必須具備的模式，它分為管理工作靈活性和辦事調(diào)用多樣性兩個方面。一方面，“互聯(lián)網(wǎng)+”事業(yè)單位檔案管理業(yè)務(wù)內(nèi)容會不斷增加并出現(xiàn)更多類別，整合調(diào)用的內(nèi)容不僅包括人事檔案、財(cái)務(wù)檔案，也會有更多的科技檔案、數(shù)據(jù)檔案需要管理；檔案管理的門類也不僅限于人員、時間等簡單的分類，還要包括使用信息化管理系統(tǒng)按照管理人員或所需要的數(shù)據(jù)的個性化要求，實(shí)現(xiàn)細(xì)粒度篩選檔案以及總結(jié)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)等功能。另一方面，在內(nèi)部調(diào)用和對外提供服務(wù)的過程中，信息化的檔案調(diào)用系統(tǒng)可以通過現(xiàn)場自助設(shè)備、網(wǎng)上辦事系統(tǒng)、微信軟件小程序等多種方式滿足不同的服務(wù)需求；根據(jù)客戶端的權(quán)限和指定檔案的請求情況，提供個性化的電子檔案查閱使用服務(wù)，使辦事人可以遠(yuǎn)程申請調(diào)用非涉密檔案資料，不僅將調(diào)用的流程和方式改革，還強(qiáng)有力地保障了相關(guān)工作的效率和質(zhì)量，體現(xiàn)該工作的社會效益，為全方位的業(yè)務(wù)體系改革作出貢獻(xiàn)。

（三）保障檔案數(shù)據(jù)的安全性。保障數(shù)據(jù)資料的絕對安全是貫穿檔案管理及使用過程始終不可忽略的問題。大多數(shù)事業(yè)單位都有一定數(shù)量的保密檔案或者限制權(quán)限檔案，“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下檔案管理工作使用信息化系統(tǒng)，使部分?jǐn)?shù)據(jù)與網(wǎng)絡(luò)連接，存在外泄的可能性。因此，事業(yè)單位在構(gòu)建信息化檔案體系的同時也要不斷增強(qiáng)保護(hù)涉密數(shù)據(jù)的意識，提高檔案保密的能力。對于涉密檔案，要求堅(jiān)持不上網(wǎng)或者使用內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)管理，并且加強(qiáng)系統(tǒng)安全建設(shè)，防止黑客入侵。另外，對于與外部網(wǎng)絡(luò)鏈接的檔案，要求必須精細(xì)化管理，通過先進(jìn)技術(shù)構(gòu)建安全網(wǎng)，例如使用區(qū)塊鏈技術(shù)對數(shù)據(jù)進(jìn)行加密，堅(jiān)決不留漏洞，精準(zhǔn)管理，按需使用，切實(shí)保障檔案信息數(shù)據(jù)安全。

二、當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理的情況和不足之處

（一）檔案信息化進(jìn)程發(fā)展遲緩且不同步。目前絕大多數(shù)大型事業(yè)單位都已經(jīng)開始推進(jìn)信息化檔案管理建設(shè)，并開展交流會議、經(jīng)驗(yàn)溝通等活動不斷提高技術(shù)水平。但是部分基層和偏遠(yuǎn)地區(qū)單位機(jī)構(gòu)的檔案信息化體系構(gòu)建進(jìn)展相對遲緩。一方面，這些單位機(jī)構(gòu)對檔案業(yè)務(wù)的重要性了解嚴(yán)重缺失，錯誤地認(rèn)為整合檔案不是主干業(yè)務(wù)，為其發(fā)展高科技技術(shù)是舍本逐末。另一方面，這些事業(yè)單位的資金經(jīng)費(fèi)不足，專業(yè)人才不足，無力發(fā)展信息化檔案系統(tǒng)。然而，“互聯(lián)網(wǎng)+”趨勢下的檔案統(tǒng)計(jì)處理及服務(wù)調(diào)用工作在未來將普及信息化，放棄早期發(fā)展機(jī)會意味著后期差距難以彌補(bǔ)，造成惡性循環(huán)。另外，即使在檔案信息化程度比較高的單位，也存在著不同部門的檔案管理系統(tǒng)信息不同步、難以統(tǒng)一管理利用的問題。

（二）欠缺對檔案數(shù)據(jù)的合理運(yùn)用。在很多事業(yè)單位，檔案工作主要關(guān)注的是原始檔案數(shù)據(jù)的收集以及檔案本身的分類存儲。這樣的業(yè)務(wù)模式在我國已經(jīng)持續(xù)存在了數(shù)十年，但是其不能滿足“互聯(lián)網(wǎng)+”大趨勢下的高科技檔案管理模式的發(fā)展需求。在未來的工作中，大數(shù)據(jù)計(jì)算將會成為數(shù)據(jù)處理的核心，事業(yè)單位的檔案數(shù)據(jù)蘊(yùn)含了豐富的內(nèi)容，不僅有相關(guān)行業(yè)發(fā)展的直觀資料，也反映了國家和社會的發(fā)展趨勢。因此，對事業(yè)單位檔案數(shù)據(jù)的合理運(yùn)用可以充分體現(xiàn)檔案工作的科學(xué)價(jià)值、社會價(jià)值、經(jīng)濟(jì)價(jià)值。雖然我國各類事業(yè)單位分別承擔(dān)了許多行業(yè)內(nèi)的重要科研項(xiàng)目，但是很多事業(yè)單位仍不注重檔案對科學(xué)研究的價(jià)值，將檔案塵封于檔案室，卻投入大量人力財(cái)力去收集其他數(shù)據(jù)，造成了國家資源的浪費(fèi)，也大大降低了科研工作的效率。

（三）管理方式落后，缺乏專業(yè)人才。當(dāng)前檔案業(yè)務(wù)系統(tǒng)化建設(shè)方面的專業(yè)人才還有很大缺口，符合網(wǎng)絡(luò)時代檔案業(yè)務(wù)發(fā)展要求的人才更是少之又少。一些事業(yè)單位檔案室的主管領(lǐng)導(dǎo)在上任前未從事過檔案工作，對檔案管理相關(guān)技術(shù)知識還有所欠缺，經(jīng)驗(yàn)不足，將其他部門的業(yè)務(wù)運(yùn)行方式生搬硬套到檔案管理工作之中，造成了業(yè)務(wù)效率極低、發(fā)展慢的嚴(yán)重后果。不僅不能對檔案業(yè)務(wù)相關(guān)人員進(jìn)行培養(yǎng)，也無法吸引高職業(yè)素質(zhì)的人才加入工作隊(duì)伍中。

三、構(gòu)建“互聯(lián)網(wǎng)+”事業(yè)單位檔案管理新模式

（一）加快檔案信息化進(jìn)程。促進(jìn)更快地建成高水平檔案信息化管理體系是“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下事業(yè)單位檔案管理業(yè)務(wù)的核心需求。針對目前檔案信息化進(jìn)程推進(jìn)速度慢、不均衡的問題，管理部門和相關(guān)事業(yè)單位要出臺相應(yīng)的政策及規(guī)定，保障全國檔案信息化體系架構(gòu)協(xié)調(diào)、平衡、全方位發(fā)展。對于同一單位內(nèi)的檔案信息化系統(tǒng)，單位要自上而下地統(tǒng)籌規(guī)劃各類檔案的互聯(lián)互通，使得業(yè)務(wù)部門、檔案管理部門、科研部門共享檔案數(shù)據(jù)，減少數(shù)據(jù)溝通壁壘；對于區(qū)域性的不協(xié)調(diào)發(fā)展，上級主管部門要加大對確有困難的單位的扶持和指導(dǎo)，響應(yīng)國家有關(guān)部門的號召，加速構(gòu)建“互聯(lián)網(wǎng)+”發(fā)展大勢下的新時代檔案整合及調(diào)用信息化體系結(jié)構(gòu)。

（二）優(yōu)化人員結(jié)構(gòu)和行政體系。針對目前事業(yè)單位行政體系中檔案業(yè)務(wù)工作人員結(jié)構(gòu)不合理的問題，首先必須盡快優(yōu)化部門隊(duì)伍架構(gòu)，增加職業(yè)素養(yǎng)高的技術(shù)人員的占比，保障其薪酬待遇，并為其提供培訓(xùn)和交流的機(jī)會，不斷提高技術(shù)人員的知識和技術(shù)水平，鼓勵創(chuàng)新，建立科學(xué)合理的人員考核標(biāo)準(zhǔn)。另外，隨著各行業(yè)各單位行政體系改革的持續(xù)進(jìn)行，尊重人才成為當(dāng)今人事工作乃至全社會的共識。要建立利于高科技檔案專業(yè)人才發(fā)展的行政體系，簡化不必要的流程，向創(chuàng)新型人才和創(chuàng)新型技術(shù)成果傾斜足夠的資源，樹立因事制宜、因人制宜的行政管理觀念。

（三）發(fā)展現(xiàn)代檔案業(yè)務(wù)管理技術(shù)。在“互聯(lián)網(wǎng)+”的發(fā)展大勢下，檔案業(yè)務(wù)管理和服務(wù)工作要結(jié)合因特網(wǎng)先進(jìn)成果，建成高科技的檔案管理信息體系。例如，利用區(qū)塊鏈技術(shù)對檔案數(shù)據(jù)提供安全保護(hù)，區(qū)塊鏈的去中心化結(jié)構(gòu)增強(qiáng)了系統(tǒng)的容災(zāi)能力，配合多種密碼學(xué)技術(shù)就可以使管理員身份無法偽造，真正實(shí)現(xiàn)電子檔案在存儲和調(diào)用各步驟中的完全可靠。利用云計(jì)算技術(shù)，將檔案系統(tǒng)分布式部署，并保存多個鏡像備份，這樣做的好處是分布式系統(tǒng)的各部分耦合性低，即使部分檔案系統(tǒng)主機(jī)宕機(jī)，系統(tǒng)也可以自動在其他檔案系統(tǒng)主機(jī)上迅速恢復(fù)運(yùn)行，不會丟失相應(yīng)的資料數(shù)據(jù)，并隨時根據(jù)檔案業(yè)務(wù)訪問流量的大小對系統(tǒng)配置自動化擴(kuò)容。

四、結(jié)語

綜上所述，事業(yè)單位的檔案管理工作在當(dāng)今加速推進(jìn)“互聯(lián)網(wǎng)+”新業(yè)態(tài)模式的建設(shè)進(jìn)程中，暴露出信息化進(jìn)程發(fā)展遲緩不同步、檔案數(shù)據(jù)利用不合理不科學(xué)、對專業(yè)人才的培養(yǎng)不足、行政體系不合理等問題，構(gòu)建利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的高科技事業(yè)單位檔案管理新模式已經(jīng)迫在眉睫。各事業(yè)單位必須著手加速檔案信息化體系建設(shè)步伐，盡快建成全面且高水平的檔案信息化管理體系；要優(yōu)化人員結(jié)構(gòu)和行政體系，不僅可以培養(yǎng)出具備專業(yè)技術(shù)的人才，也可以實(shí)現(xiàn)人盡其用。在未來的檔案信息化業(yè)務(wù)中，全國各事業(yè)單位要廣泛地將高科技互聯(lián)網(wǎng)成果在檔案管理業(yè)務(wù)之中落地，真正實(shí)現(xiàn)“互聯(lián)網(wǎng)+”的各項(xiàng)需求，提高各單位運(yùn)營效率，實(shí)現(xiàn)更高的社會效益和經(jīng)濟(jì)效益。