信息社會(huì)背景下的辦公室文書檔案管理工作改革與創(chuàng)新研究

文/上海臨港地區(qū)公共租賃住房運(yùn)營(yíng)管理有限公司 厲美蓉

管理文書檔案工作是事業(yè)單位進(jìn)行決策和開展工作的依據(jù)，加強(qiáng)文書檔案管理工作促進(jìn)事業(yè)單位的發(fā)展。但是大數(shù)據(jù)時(shí)代使得單位在工作中產(chǎn)生了更加多樣和復(fù)雜的數(shù)據(jù)，對(duì)管理文書檔案的要求更高了。因此，改革文書檔案的管理工作勢(shì)在必行。

一、對(duì)信息社會(huì)背景下辦公室文書檔案管理工作進(jìn)行改革與創(chuàng)新的重要性

記錄事業(yè)單位開展活動(dòng)的載體就是文書檔案，文書檔案還是開展管理工作的原始材料，是相關(guān)部門用來查看核對(duì)的重要依據(jù)與憑證。同時(shí)，文書檔案提供給黨和國(guó)家開展政治經(jīng)濟(jì)文化工作有效的數(shù)據(jù)支持。另外，文書檔案能夠反映事業(yè)單位資金用度、資源配置和業(yè)務(wù)范圍等情況，其為社會(huì)提供的信息服務(wù)是具有高價(jià)值的。

在科技高速發(fā)展的新時(shí)代，信息技術(shù)深入社會(huì)各領(lǐng)域，使得各行業(yè)變革發(fā)展得到推動(dòng)，文書檔案管理行業(yè)同樣也受到信息技術(shù)的影響。在文書檔案管理領(lǐng)域中，合理應(yīng)用信息技術(shù)能夠使工作人員在搜集、整理、歸納等各方面，工作效率得到提升，同時(shí)也提升了查閱檔案和應(yīng)用檔案的工作效率。如果采用數(shù)字化系統(tǒng)能夠?qū)崿F(xiàn)在線瀏覽，那就使得應(yīng)用便利性得以提高，推動(dòng)單位內(nèi)部分支機(jī)構(gòu)相互之間溝通交流更加便捷。而云儲(chǔ)存使得保存的文書檔案更加安全和完整，外派人員使用時(shí)可以采用直接下載或文檔傳輸?shù)姆绞健?/p>

二、信息社會(huì)背景下辦公室文書檔案管理工作存在的不足

（一）缺乏管理意識(shí)，無法適應(yīng)信息社會(huì)發(fā)展需要。信息社會(huì)關(guān)于管理文書檔案的工作未能如預(yù)期取得順利進(jìn)展，帶來便利，主要是沒有創(chuàng)新管理意識(shí)，未能充分利用信息技術(shù)，未能跟上信息時(shí)代的步伐造成的。某些管理人員非常固執(zhí)，觀念不能與時(shí)俱進(jìn)，認(rèn)為當(dāng)前對(duì)文書檔案的管理模式，足夠應(yīng)對(duì)日常工作所需，不需要進(jìn)行大幅度調(diào)整。另外，掌握更新迅速的信息技術(shù)，需要花費(fèi)大量時(shí)間，這也需要一個(gè)過程。因此，各種原因使得實(shí)際工作中，管理文書檔案的工作人員依然采用傳統(tǒng)辦法，并沒有及時(shí)實(shí)施管理文書檔案工作中的新理念。

（二）沒有優(yōu)化檔案利用和評(píng)估系統(tǒng)。許多單位并沒有真正重視管理文書檔案工作的重要價(jià)值，管理檔案的技術(shù)設(shè)備和信息化系統(tǒng)，沒有趕上如今信息化社會(huì)發(fā)展的步伐，還需要不斷調(diào)整。

（三）辦公室管理文書檔案人員的素質(zhì)參差不齊，有待提高。在管理檔案文書實(shí)現(xiàn)信息化的過程中，管理文書檔案的工作人員個(gè)人的素質(zhì)、業(yè)務(wù)水平熟練與否、選擇的管理方式、認(rèn)知水平都非常深刻地影響著文書檔案管理工作。如果不能形成科學(xué)的制度和形式，就會(huì)使得管理檔案的水平和效率大大降低。

（四）對(duì)于文書檔案管理工作沒能進(jìn)行整體規(guī)劃。

不斷發(fā)展的電子信息技術(shù)，促使許多單位使用了規(guī)范而便捷的電子信息管理系統(tǒng)，但是開展工作的過程中，仍然具有明顯的整體規(guī)劃方面的缺點(diǎn)。不協(xié)調(diào)的運(yùn)作模式，導(dǎo)致管理文書檔案時(shí)，沒有精確分類歸檔到各個(gè)不同部門，影響了整理檔案工作的便捷性。

三、信息社會(huì)背景下辦公室文書檔案管理工作改革與創(chuàng)新舉措

（一）對(duì)于管理文書檔案的工作人員創(chuàng)立一個(gè)科學(xué)的管理機(jī)制。辦公室領(lǐng)導(dǎo)結(jié)合崗位職責(zé)與實(shí)際情況，在技術(shù)職稱、職務(wù)比例和工資總額不變的情況下，用聘任證書激勵(lì)相關(guān)工作人員。進(jìn)行實(shí)際操作時(shí)，許多單位可按照自身情況對(duì)聘任工作人員的數(shù)目進(jìn)行確定，且保持其合理性。并采取遞增機(jī)制，使得辦公室管理文書檔案的工作人員全額聘任，提升他們工作中的積極性。

（二）對(duì)文書檔案的管理方式進(jìn)行創(chuàng)新。辦公室管理文書檔案的過程中，經(jīng)常會(huì)發(fā)生登記的某些檔案不明晰的現(xiàn)象，這往往產(chǎn)生許多問題。另外，文書檔案的內(nèi)容包括很多重要的單位信息和人事信息，如果泄露，就會(huì)產(chǎn)生嚴(yán)重后果。因此，要想實(shí)現(xiàn)信息社會(huì)文書檔案工作的創(chuàng)新，就要?jiǎng)?chuàng)新其管理方式，實(shí)行定崗定責(zé)。定崗定責(zé)是將管理文書檔案的責(zé)任劃歸到個(gè)人，具體來說，工作人員接收一份文書后，應(yīng)對(duì)文書流動(dòng)進(jìn)行跟蹤，準(zhǔn)確掌握文書動(dòng)向，保障其安全。另外，還要建立分工制度，明確各工作人員的職責(zé)，使得文書檔案在管理過程中易產(chǎn)生的問題盡量減少，規(guī)范對(duì)文書檔案的管理工作。

（三）保障文書檔案的安全和私密性。管理文書檔案，不僅為了查找信息的便捷性，更重要的是使單位信息安全受到保障。因此，創(chuàng)新信息社會(huì)管理文書檔案的工作，尤其應(yīng)注重保障文書檔案的私密性。具體來說，單位應(yīng)加大投入財(cái)力、物力和人力，利用先進(jìn)技術(shù)，建立安全可靠的保障系統(tǒng)。在開展這項(xiàng)工作時(shí)，應(yīng)從整體角度出發(fā)，不要將保障文書檔案的安全工作與其他職能工作孤立起來。

（四）對(duì)于檢索文書檔案的系統(tǒng)進(jìn)行創(chuàng)新。管理文書檔案方便檢索里面的信息，但前提是要對(duì)檔案檢索系統(tǒng)進(jìn)行創(chuàng)建，因此在信息社會(huì)，創(chuàng)新文書檔案的管理工作，就需要對(duì)文書檔案的檢索系統(tǒng)進(jìn)行創(chuàng)新。檢索系統(tǒng)應(yīng)適應(yīng)管理與使用文書檔案的需求，一方面使文書檔案安全性和完整性受到保障，另一方面方便查找文書檔案，方便歸檔。由于文書檔案分為普通與重要兩種級(jí)別，因此在建立文書檔案管理系統(tǒng)時(shí)，就要依據(jù)其級(jí)別的不同，建立不同的管理系統(tǒng)。針對(duì)普通的文書檔案，可以建立簡(jiǎn)潔的檢索系統(tǒng)。將文書檔案的名稱、時(shí)間、存放地點(diǎn)和經(jīng)手人名字等信息輸入即可。在查找與借閱文書檔案時(shí)，只需要依據(jù)系統(tǒng)里的簡(jiǎn)潔信息提示，就能夠準(zhǔn)確地找到對(duì)應(yīng)的文書檔案資料。而針對(duì)重要級(jí)別的文書檔案，尤其是保存價(jià)值大、保密級(jí)高的文書檔案，則要建立電子資料，掃描這些文書檔案資料，方便工作人員的日常查閱。同時(shí)將文書檔案紙質(zhì)版保存入柜，只有領(lǐng)導(dǎo)簽字或其他特殊情況下，才可以外借，否則不允許隨便借出。

（五）對(duì)過期文檔進(jìn)行定期清理。文書檔案也存在許多過期或無效的普通資料，這些普通資料只是短期內(nèi)具有效用，一旦過了有效期，就會(huì)變成沒有用處的廢紙。將這些資料繼續(xù)保存在辦公室里，不僅浪費(fèi)空間，而且與有價(jià)值的其他資料混在一起，無形中增加了借閱文書檔案和查找資料的困難。因此，想要提高信息社會(huì)里管理文書檔案工作的效率，必然需要對(duì)過期無用的普通文檔進(jìn)行定期清理。在做清理工作時(shí)，應(yīng)該依據(jù)文檔類型的不同，采取不同的方法。如果是紙質(zhì)的文書檔案，可以對(duì)其采取二次利用的辦法，同時(shí)也達(dá)到了節(jié)能環(huán)保的效果。如果是電子資料，可以采取強(qiáng)制刪除的方法，或者也可以壓縮后存放至存儲(chǔ)設(shè)備里，從而將檔案管理系統(tǒng)清理出更多空間，服務(wù)于其他有效文檔。對(duì)于重要文檔，由于其也存在一定的時(shí)效性，如果無限期保存這些重要文檔，勢(shì)必導(dǎo)致一定風(fēng)險(xiǎn)產(chǎn)生。為保障這些重要文檔的安全私密性，必然也需要對(duì)過期失效的重要文檔進(jìn)行清理。而對(duì)這些重要文檔進(jìn)行清理，則要嚴(yán)格遵守報(bào)批的程序，并且在其他工作人員的監(jiān)督下共同完成銷毀程序，以保證不出現(xiàn)失誤或偏差。如果是紙質(zhì)文檔，則要銷毀；而如果是電子文檔，則要將其徹底刪除。

（六）建立監(jiān)督和抽查的制度并對(duì)該制度進(jìn)行創(chuàng)新。表面上辦公室對(duì)于文書檔案的管理與使用工作，是非常普通的行政管理內(nèi)容。但是由于機(jī)關(guān)企事業(yè)單位的工作性質(zhì)，決定了這些文書檔案具有非常關(guān)鍵的潛在價(jià)值。單位高層領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)重視這項(xiàng)工作的內(nèi)容，創(chuàng)建監(jiān)督管理機(jī)制，并完善這項(xiàng)管理制度。特別是應(yīng)建立抽查調(diào)查的相關(guān)制度，不定期抽查普通文檔，或者在執(zhí)行其他工作任務(wù)時(shí)，順便進(jìn)行對(duì)普通文檔的抽查工作。例如查閱文檔時(shí)，同時(shí)也對(duì)其他文檔的管理情況進(jìn)行抽查調(diào)查。而重要的文檔資料，則要進(jìn)行更為嚴(yán)格的定期抽查。可以每個(gè)月或者每個(gè)季度，都去檢查這些重要文檔資料的管理情況，比如如何保管與借閱，并將這些檢查結(jié)果作為考核辦公室工作人員的依據(jù)和標(biāo)準(zhǔn)。

（七）培訓(xùn)管理人員，使其業(yè)務(wù)素質(zhì)得到提升。由于信息社會(huì)具有快速的信息傳達(dá)速度、廣泛的傳播范圍、巨大的信息量的特點(diǎn)，并且這些特點(diǎn)逐漸變得越來越突出，辦公室的文檔資料管理工作也受到這些背景特點(diǎn)極大的影響。信息時(shí)代對(duì)管理文書檔案工作也提出更高要求，為適應(yīng)時(shí)代發(fā)展，應(yīng)該對(duì)管理文書檔案的工作人員進(jìn)行技能方面的培訓(xùn)，找出當(dāng)前辦公室文檔管理工作與信息化時(shí)代要求上的差距，并著眼于這些差距，對(duì)工作人員素質(zhì)進(jìn)行提升，改善業(yè)務(wù)能力和各項(xiàng)其他能力，順應(yīng)信息時(shí)代的要求，在未來文檔資料管理工作中運(yùn)用信息化成果。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，對(duì)信息社會(huì)背景下辦公室文書檔案管理工作進(jìn)行改革與創(chuàng)新是非常重要的。管理辦公室文檔工作存在一些不足之處，針對(duì)這些問題也給出了改進(jìn)措施，希望對(duì)文書檔案管理人員有一定的借鑒意義。