數字化檔案室建設問題探討

文/濟南市人民醫院 徐雯雯 劉向紅

一、數字化檔案室建設的必要性

數字化檔案室是以電子檔案為對象，以電子計算機等數字設備為手段，基于網絡實現檔案收集、整理、保管、保護、共享利用的檔案管理模式。建設數字化檔案室是檔案信息化時代發展的趨勢，是互聯網發展突飛猛進的背景下檔案管理服務轉變、業務升級的必由之路。

（一）便于對檔案資料的保護。檔案數字化是通過掃描、數據壓縮轉換等技術將紙質檔案等傳統檔案轉換成數字化的電子檔案，規避了紙質檔案在存儲過程中保管不當易造成破損、發霉、丟失的缺點，有效地保護了檔案，也提高了檔案的安全性。

（二）檔案利用更加簡易、高效。從紙質檔案到電子檔案，再到文檔一體化管理。數字化檔案室建成后可通過檔案管理系統中的檢索功能，輸入需要查詢檔案的關鍵詞，迅速找到所需檔案。不僅省去了紙質檔案查詢的煩瑣，也可打破傳統檔案管理工作時間和空間的限制，使用戶查詢利用更為便利。

（三）便于實現資源共享。數字化檔案室建設，是通過多媒體傳播、掃描等技術將各類檔案信息轉化成數字化檔案，也可通過建立數據庫的方式，對檔案信息進行采集，豐富檔案的信息資源，實現對各項資源的高效整合，使檔案管理水平得到有效提升。

（四）便于高效利用聲像檔案。聲像檔案由于可以通過音頻再現、影像重現等方式聲情并茂地記錄活動的全過程，因此在數字檔案中占據重要的位置。而數字化檔案室有基于高關聯度背景數據網絡的聲像檔案內容檢索資源的深度知識管理、高效知識復用，可以提高資源的利用率。

二、數字檔案室建設的內容

（一）完善數字檔案室基礎設施建設。配備數字檔案室必備的軟件和硬件設施如電腦、存儲器、服務器、掃描儀、打印機、防磁柜等輸入輸出及存儲設備等，同時需要檔案收集整理的各種軟件系統，采用功能完善、安全可靠、性能良好、方便易用的數字檔案室應用系統，以便為檔案資料的收集、整理和利用提供必要的平臺和技術支撐。

（二）做好數字檔案室的網站建設。互聯網作為目前受眾使用最廣泛的大眾傳播媒介之一，是公眾進行檔案查詢、咨詢時最常使用的平臺。要進一步提升檢索效率，更好地滿足用戶的需求，就需要注重數字檔案室“線上”和“線下”的共建，做好整體設計，構建美觀、實用、合理的網頁，方便公眾查詢的同時，實現對數字檔案室的數據資源進行有效利用。

（三）推進數字檔案室安全管理建設。與傳統紙質檔案受到蟲咬、霉變、受潮等因素的影響不同，數字化檔案室在病毒破壞、數據竊取等方面存在隱患。因此要建立健全安全管理制度，對應信息安全等級保護和分級保護要求采取安全保障技術方法，完善應急管理機制，做好網絡安全應急管理工作，確保數字檔案室建設和運行的安全。

（四）建立健全數字化檔案室規章制度。規范管理，制度先行。從紙質檔案存儲到電子方案存儲，存儲方式的不同自然會使文件收集的方式不盡相同。應根據電子檔案的特點，建立健全完善的規章制度，對文件掃描、圖像處理、文件合成、文字識別、圖像存儲等提出要求，提高數字化信息資源建設的質量。

三、數字檔案室建設過程中的問題

（一）檔案數字化管理意識欠缺。隨著數字信息化的快速發展，電子文件逐漸替代紙質文件。數字檔案室的建立主要以電子檔案為主，對紙質檔案、照片、錄音等傳統載體檔案進行數字化加工。從“紙質”到“電子”，載體的轉化，需要管理上的跟進。但目前來說，不少單位還沒有制定電子文檔在生成和歸檔以及后續管理中的一些明確的規章制度，導致在電子文檔存儲過程中規范性問題亟待解決。

（二）數字檔案室管理人才缺乏。與傳統檔案管理不同的是，數字化電子檔案的管理者不僅需要一定的檔案管理經驗，也需要熟練的互聯網運用能力。從目前很多單位的現狀來看，從事檔案管理工作的人員或是即將退休人員抑或是只懂檔案管理而對信息化管理知之甚少的員工，缺乏能夠對數字檔案館（室）進行充分利用和開發的專業性人才。

（三）數字檔案信息的實用性和安全性有待提高。從現有的狀況看，絕大多數單位數字檔案室的建設都是通過外包的方式進行建設，而這也造成了許多數字檔案室的建設大同小異。就檔案管理來說，各個行業甚至各個單位由于功能和業務不同，在檔案管理方面也不盡相同。這種過度的依賴會導致本單位的數字化檔案室因為與自己單位的特點存在差異而造成實用性缺乏。與此同時，在委托建設過程中，由于數字化加工人員素質參差不齊，或是單位監管不到位，導致數字化檔案管理過程中存在一定的安全隱患。

四、數字化檔案室建設相關策略探討

（一）單位管理層需高度重視檔案數字化管理工作。檔案資源不僅僅是對一個單位發展歷史的客觀記錄，同時也為單位的科學管理提供決策支持。單位的管理層必須充分認識到檔案數字化建設對單位長遠發展的重要意義，加大對數字化檔案室的資金與資源的投入，積極宣傳檔案數字化建設的意義，提高檔案管理工作人員的責任心和使命感，增強全體職工的檔案數字化管理意識，使其積極主動配合數字化檔案室的建設和管理工作的開展。

（二）加強檔案管理人才的培養。數字檔案室管理人員素質的高低直接關系到數字檔案室的工作效率和質量。因此應結合單位實際工作，提升檔案管理人員的計算機操作水平和檔案整理的業務能力。對于剛入職的檔案管理人員加強崗前培訓，在崗人員要不定期參加檔案管理培訓以及計算機、網絡以及各種操作設備的培訓，在不斷提高檔案管理水平的同時，提高實際操作能力。引進復合型專業人才的，堅持“請進來”和“走出去”相結合，積極邀請檔案管理數字化方面專家、學者前來舉辦講座，也可到省級示范數字化檔案室取經學習，從根本上提高數字化建設的質量和效率。

（三）建章立制，完善保密措施。首先，建立健全涉及數字檔案館室建設方式的規章制度，按照數字化檔案管理的要求，分別明確檔案原始文件、數字化檔案的管理流程。完善保密組織體系，加強對涉密人員的保密管理，保證檔案管理制度的有效執行。其次，在數字化建設過程中，從各種檔案的收集、編制、數字化存儲，再到數據庫的建立和使用等都需要責任到人，明確管理人員的崗位職責，確保各項工作依據嚴格的制度執行。再次，加強對外包監管，同時注重根據自身單位性質和特點，開發并制定一套適合的數字化管理系統。

（四）學習借鑒，開拓創新，不斷探索數字化檔案管理服務模式。檔案管理工作的最終目的是實現對檔案的有效利用。因此在數字化檔案室建設過程中，充分考慮不斷應用信息技術（區域鏈、人工智能等）創新檔案的服務方式。為群眾提供更加便捷、高效的檔案服務，充分服務大眾。

例如2019年初，山東省數據大廳在山東省檔案館的建成啟用，這種整合共享全省政務信息資源，不僅為各級各部門政務服務應用和輔助決策提供大數據支撐，也為人民群眾查閱和利用政府公開信息提供全新的信息化服務平臺，從而開辟了檔案工作與大數據融合發展的新思路。而對一個單位的數字化檔案室而言，也可運用大數據等新理念和技術，創新檔案利用方式和方法，依據本單位特點，突出重點，抓好數據庫建設，并逐漸實現由單一庫向系統庫的發展等，進一步提高檔案室系統化效率。

總之，隨著信息技術的不斷發展，數字化建設在各行各業的發展已成為必然。實踐證明，檔案建設數字化有極大的價值和發展空間。但就目前情況來看，因為檔案現代化管理意識、資金投入、規章制度、技術人才等方面的缺失或不太完善，使得數字化檔案室的建設工作任重而道遠。這需要我們不斷創新檔案管理理念，完善數字化檔案管理規章制度，引進復合型檔案管理人才，提高檔案管理的安全意識，在推進數字化檔案室建設、使用的過程中不斷總結經驗，從而使檔案管理的服務質量及水平得到進一步提升。