強化環境衛生檔案管理 提升檔案資料有效利用率

文/煙臺市環境衛生管理中心 孫兆霞

改革開放以來，我國社會經濟高速發展，城市建設水平不斷提高，城市管理擺上各級黨委政府的工作議程。新時期社會建設發展速度加快，人們生活節奏加快，自然資源使用面臨很大壓力，對環衛管理帶來新的挑戰。環衛部門是城市管理的重要部門，做好環衛工作可以美化城市，提高城市環境舒適度。環衛檔案是環衛管理的重要部分，在我國城市化建設進程加快下，城市環衛工作不斷增加，導致環衛檔案數量大量增加，為環衛檔案管理提出更高的要求。傳統環衛檔案管理方式無法滿足環衛事業發展需要，通過強化環衛檔案管理，提升檔案資料有效利用率，對促進環衛事業發展具有重要意義。

一、城市環衛檔案管理工作的重要性

環衛檔案是城市環衛部門履職中形成對社會有保存價值的圖文聲像等形式的歷史記錄，做好環衛檔案工作可以推進環衛工作的開展，收集管理好環衛檔案具有重要意義。環衛檔案規范化管理是打造和諧環境衛生的關鍵。隨著社會建設步伐的加快，社會資源使用面臨巨大壓力，環衛檔案管理工作開展對城市規劃發展具有重要意義，要加強環衛檔案規范化管理，為城市環衛建設奠定物質基礎。

環衛檔案管理工作體現的是檔案工作的重要部分，是環衛工作的重要基礎工作。環衛檔案是環衛工作的信息依據，除按照環衛規范加強管理外，檔案管理必須遵守國家有關檔案管理規定，積極服務于國家相關事業建設發展。環衛檔案是在環衛事業不斷發展中積累的重要信息資源，環衛業務類檔案是通過工作時間積累的重要信息，環衛部門建立信息系統中存儲環衛實測信息，是環衛技術性工作深入開展的可靠依據。隨著我國環衛事業的發展，各級環衛部門加強檔案管理，形成環衛工作信息，為環衛工作高效開展提供有益借鑒。環境衛生關系到城市形象與社會和諧，是城市綜合競爭力的體現。環衛檔案直接反映環衛質量，為確保干凈衛生的城市環境，加強環衛檔案管理非常必要。做好環衛檔案管理工作可以減輕環衛工作壓力，有利于建設綠色美好的社會。

隨著城鎮化發展加快推進，人口數量增多，環境整治壓力日益突出，導致環衛管理工作出現新的問題。維護環衛安全等工作得到社會的廣泛重視，社會發展形勢為各行業帶來新的機遇挑戰，新形勢下環衛檔案管理從歸納收集轉變為科學管理，當前環衛檔案管理工作受到多種因素影響存在較多問題，如何在新形勢下加強環衛檔案管理，更好地滿足環衛發展需求成為當前環衛工作面臨的現實問題。隨著現代化網絡技術的發展，不同行業加快網絡建設，環衛單位近年來受到人們的關注，隨著環衛單位發展內部檔案不斷增多，如何實現對環衛檔案有效管理是環衛部門需解決的重要問題。應在網絡環境下加強檔案管理的有效性，提高檔案管理實效。

二、環衛檔案管理中的問題

環衛檔案對開發城市環衛事業具有重要作用，需要嚴格的管理才能達到良好效果。當前環衛檔案管理分為網絡形式與紙質方式，由于檔案信息不同步為檔案管理帶來很大不便。不同檔案管理方式加大了管理人員工作量，在多重管理體制下出現問題難以找到負責人。

由于環衛檔案不能產生直接經濟效益，目前檔案管理在管理制度、管理模式等方面存在諸多問題。環衛工作是城市市容的美容師，是重要的民生工作，隨著城市化的推進，城市垃圾處理、生活廢水排泄系統規范化建設成為城市建設的重要內容。由于規劃建設由不同部門管理，環衛工程建成后形成檔案資料分散于不同單位，檔案資料統一需要出臺強制規范化制度，確保檔案資料收集管理有章可循。城市環衛檔案管理是專業性系統性工作，需要有專人負責，專門配備設施場所管理。由于缺乏統一管理標準，目前檔案資料無專門檔案管理場所，有的因辦公用房緊張隨意堆放，導致資料氧化損壞。

檔案信息數字化是把紙質檔案通過掃描錄入計算機數據庫，檔案數字化檢索方便，存儲空間小。城市環衛檔案數字化處于起步階段，缺乏檔案數字化管理手段，個別單位對部分常用檔案資料進行計算機管理，但采取手工編輯方式，導致檔案材料不能及時進行電腦檢索，存在開發利用率不高等情況。網絡化檔案管理雖然提高工作效率，但檔案信息易受到損壞。網絡化管理對管理人員綜合素質要求高，需要管理人員具備良好的計算機水平。網絡化管理信息化建設水平受限，紙質檔案管理中存在檔案材料易丟失，需耗費大量人力物力，管理人員對紙質檔案查看需要較多流程。紙質檔案管理信息提供及時性較差，環衛單位要重視新形勢下的網絡化綜合管理。

隨著城市化日益推進，群眾對城市環衛管理服務水平提出更高的要求，目前環衛檔案管理存在諸多問題，分析總結環衛檔案管理問題原因主要包括對環衛檔案工作重視不足，未建立統一的環衛檔案管理制度，未實現環衛檔案管理規范化。城市環衛檔案管理目的是利用，要以加強檔案資料收集齊全為手段，以開發利用環衛檔案資源信息為目標，提高環衛檔案在便民等方面的服務水平。通過城市換位檔案資料深層次開發，提高其利用價值，為城市換位區域化治理提供信息保障，提高人們對環衛檔案管理工作的重視。要提高檔案管理硬件設施，購置除濕器、檔案密集架等硬件設備，為環衛檔案工作開展提供決策依據。

三、城市環衛檔案管理優化對策

城市環衛檔案是環衛工作科學管理的真實記錄，城市環衛檔案工作要以標準化、科學化為目標，充分發揮城市環衛檔案在環衛管理中的作用。由于多方面原因，當前城市環衛檔案管理中存在許多不足，加強城市環衛檔案管理需要通過健全環衛檔案管理領導體制，完善規范的檔案管理制度，設立專門城市環衛檔案管理室，配備專業環衛檔案管理人員等措施，提升環衛檔案管理水平，提高環衛檔案利用率，更好地服務城市環衛工作發展。

環衛檔案管理必須健全領導體制與工作機制，與其他工作同部署考核，要成立以主要領導任組長的環衛檔案工作領導小組，負責安排布置單位檔案工作，為檔案工作開展創造良好條件。領導小組負責協調單位日常檔案工作，建立檔案工作小組承擔單位各環節包括收集整理移交保管等方面的工作，使檔案管理工作職責明確，落實檔案管理制度。完善的制度是檔案管理工作開展的保證，環衛部門要組織專家，通過調研出臺《城市環衛檔案管理條例》，指導區域環衛檔案管理工作。定期檢查考核督導落實，城市環衛檔案管理工作要通過調研掌握單位實際情況，明確工作責任，建立單位檔案資料分類歸檔等各環節制度，使制度具有針對性與可操作性。

城市檔案管理工作是專業性的工作，實現城市檔案管理科學化，當務之急是從硬件建設入手，建立規范的城市環衛檔案管理室，除配備普通檔案室必備設施設備，應建立影像資料專區，環衛檔案室整合環衛檔案資料優質資源，向廣大市民提供優質社會服務，提高城市環衛管理工作水平。城市環衛檔案管理工作需要具有事業心，掌握檔案管理工作新知識技術的人才負責，保證城市環衛檔案資料收集齊全，利用方便，使檔案資源信息共享。人員配備要引入競爭機制，把具有較強責任心，具備現代化素質的干部選拔到檔案管理崗位；加強檔案專業知識培訓，適應新形勢任務要求，關心其成長及生活待遇，為其營造和諧工作環境，提升環衛檔案管理工作成效。

檔案主要記錄真實歷史發展，具有重要參考價值，環衛檔案規范化管理工作能保證工作原始記錄性，目前社會發展背景下，檔案管理各項工作發揮影響力降低，開展環衛檔案規范化管理必須重點解決認識問題，強化全過程管理思路。規范化管理是相關機構制度化服務、規范化運作的重要內容，環衛部門相關領導要高度重視環衛檔案管理，認真探究工作中遇到的新情況，認真掌握環衛檔案管理流程，及時解決檔案管理中的實際問題。隨著社會的發展，群眾在公共事務知情權等方面意識強烈，要求環衛檔案工作公開透明，使群眾知曉環衛工作內容，形成立體監督體系，接受輿論法律監督，促使環衛工作誠信度提高。

四、結語

環衛檔案管理工作是城市環衛事業的重點，其規范化管理是創造性的探索，實際工作中存在許多不足，如未建立統一的檔案管理制度、檔案管理意識薄弱等，導致環衛檔案管理不夠規范，環衛部門應根據實際從制度建設、管理條件等方面規范管理環衛檔案，檔案管理人員要不斷強化服務意識，加快推動檔案資料的開發利用，優化檔案管理流程，提高檔案管理水平，促使環衛檔案管理工作制度化、規范化，提高環衛檔案資料利用率，更好地服務于城市環衛工作發展。