基于新媒體的數(shù)字檔案管理：當(dāng)前應(yīng)用和未來發(fā)展

文/榆林市愛國衛(wèi)生運動服務(wù)中心 劉銳菲

在信息化和數(shù)字化時代背景下，傳統(tǒng)的以紙質(zhì)為主的檔案管理工作受到了很大沖擊，新媒體技術(shù)在檔案管理中的運用，推動了數(shù)字檔案管理的發(fā)展，改變了檔案管理的工作模式。當(dāng)前各種新技術(shù)都在快速發(fā)展，新技術(shù)在數(shù)字檔案管理中的有效運用又會進一步推動數(shù)字檔案管理的發(fā)展，因此，檔案管理人員需要根據(jù)新技術(shù)的不斷發(fā)展，準(zhǔn)確把握數(shù)字檔案管理在未來的發(fā)展方向，推動數(shù)字檔案管理發(fā)展水平不斷提升。

一、數(shù)字檔案管理概述

檔案管理就是通過收集、整理、分類等方式對文字、圖像、聲音等信息資料進行科學(xué)管理，為使用者處理具體問題和事件提供參考。傳統(tǒng)的檔案管理主要是以人工和紙質(zhì)的形式進行，隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，各種新媒體技術(shù)大量運用于檔案管理中，實現(xiàn)了對檔案的數(shù)字化管理，數(shù)字檔案管理形成。

二、新技術(shù)在數(shù)字檔案管理中的應(yīng)用

（一）實現(xiàn)了無紙化管理。在傳統(tǒng)的檔案管理中，紙是信息的主要載體，因此，檔案管理除了聲音資料之外，就是對大量紙質(zhì)資料進行管理，這種管理方式需要占用大量的空間和紙質(zhì)資源，還需要很多工作人員參與到檔案管理中，耗費大量的資源。同時，紙質(zhì)資料還容易損壞，一旦發(fā)生火災(zāi)等情況，紙質(zhì)檔案資料就會毀于一旦。在使用了新技術(shù)之后，檔案管理人員可以利用計算機和新媒體等技術(shù)將檔案信息壓縮，保存在U盤、光盤、云盤等快速便捷的設(shè)備中，這些設(shè)備可以保存海量資料，而且占用的空間非常小或者不占用空間，完全實現(xiàn)了無紙化管理，還大大提升了管理效率，降低了工作人員的工作量。同時，各個組織單位還可以根據(jù)自己的需求，建立信息管理系統(tǒng)，加強各系統(tǒng)之間的銜接，為檔案信息的快速傳遞、共享和使用提供便利，這可以進一步提升組織單位的管理效率和管理質(zhì)量，也可以推動組織單位管理模式的進一步優(yōu)化。

（二）優(yōu)化了檔案管理模式。運用多媒體新技術(shù)進行檔案管理，可以將文本信息和聲音、圖像等信息結(jié)合在一起，實現(xiàn)統(tǒng)一管理，而不需要再像傳統(tǒng)方式一樣，分開管理文本和聲音、圖像信息。這種數(shù)字化的統(tǒng)一管理方式，不僅節(jié)約了資源，還促進了檔案管理模式的不斷優(yōu)化。同時，這種文字、圖像、聲音相結(jié)合的保存方式可以在需要使用時，以更加生動活潑的方式展示出來，為使用者提供便利。

（三）提升了檔案管理的保密性。在檔案管理中大量使用新技術(shù)，還可以通過掃描、復(fù)制、直接傳輸?shù)确绞綄n案資料進行最原始的管理，使檔案資料更好地保存最初的狀態(tài)，這樣可以最大限度地提升檔案資料的準(zhǔn)確性，也可以有效避免原始資料的損壞。同時，新技術(shù)的運用可以減少檔案的復(fù)制、翻閱等環(huán)節(jié)，降低了信息泄密的風(fēng)險，可以有效提升檔案信息的保密性。

（四）有效提升信息管理能力。在檔案管理過程中使用多媒體技術(shù)，簡化了檔案管理的環(huán)節(jié)，有效提升了檔案管理和信息管理的效率。在檔案管理的歸檔環(huán)節(jié)，需要很多工作人員對大量檔案資料進行整理、分類，并進行立卷歸檔，由于社會發(fā)展速度不斷加快，各部門的資料不斷增加，如果不采用數(shù)字化管理方式，還是采用傳統(tǒng)的檔案管理方式，檔案管理人員的工作量就會大幅增加，這會嚴重影響檔案管理和信息管理的效率，也會妨礙使用者的查詢。在運用新媒體技術(shù)之后，檔案管理人員可以更加高效地對不同檔案進行歸檔，并用計算機對檔案資料進行快速的整理和分類，可以有效提升信息管理的能力。

（五）方便了檔案信息查詢。多媒體技術(shù)不僅方便了檔案管理和儲存，也為檔案的查詢和使用提供了便利。在運用多媒體技術(shù)對圖像、文字、聲音等信息進行統(tǒng)一管理之后，檔案信息以更加規(guī)范的形式儲存起來，檔案信息使用者可以利用查詢系統(tǒng)對檔案信息進行快速的檢索、查詢，這種方式可以大大拓展檔案管理的范圍，可以有效提升檔案信息的利用率。同時，檔案管理人員還可以運用各種新技術(shù)，對檔案信息進行分解、組合，對傳統(tǒng)檔案進行信息錄入，實現(xiàn)數(shù)字化管理，為檔案信息的檢索、查詢提供便利。

三、數(shù)字檔案管理新技術(shù)的發(fā)展方向

（一）構(gòu)建完善的檔案信息檢索系統(tǒng)。多媒體新技術(shù)在數(shù)字檔案管理中運用，可以將檔案管理和信息查詢、運用結(jié)合在一起，進一步拓展檔案管理的范圍。在此過程中，多媒體可以將視頻、音頻、圖片、文字等信息資料整合在一起，實現(xiàn)對檔案的多媒體化管理。同時，各個不同的組織機構(gòu)還可以建立完善的管理系統(tǒng)，實現(xiàn)對檔案信息的整合，然后建立完善的檔案信息檢索系統(tǒng)，為信息的檢索、使用提供便利，這對信息利用率的提升具有重要意義，也可以大幅降低工作人員的工作量，節(jié)約檔案管理成本。

（二）檔案虛擬化。在檔案管理向著數(shù)字化方向發(fā)展的過程中，檔案管理應(yīng)該將真實和虛擬兩種方式結(jié)合在一起，有效運用虛擬技術(shù)，對檔案資料進行數(shù)字模擬和真實場景的三維展示，使檔案管理的形式更加具體、形象，為使用者提供了更加便捷有利的使用環(huán)境。同時，虛擬化檔案管理不需要使用大面積的保存空間，使用者可以運用VR等技術(shù)，通過三維方式以更加真實的體驗方式查閱檔案資料，這也推動了檔案查詢的效率和質(zhì)量的提升，可以提升使用者的使用體驗，更可能催生出其他新產(chǎn)業(yè)的發(fā)展。在醫(yī)院的數(shù)字檔案管理中，醫(yī)院可以將藥品、醫(yī)療過程等檔案資料運用虛擬化的方式進行有效管理，為醫(yī)生利用這些檔案資料不斷提升自身的能力提供便利。同時，與高校有合作關(guān)系的醫(yī)院，還可以將醫(yī)院的數(shù)字化檔案資料合理的運用課堂教學(xué)中，豐富課堂教學(xué)資源，讓學(xué)生在更加真實的案例中學(xué)習(xí)醫(yī)藥方面的知識，促使學(xué)生的實踐應(yīng)用能力不斷提升。

（三）促進保安監(jiān)控技術(shù)的發(fā)展。在檔案管理中需要對大量檔案信息進行管理，大部分信息資料可以為他人提供查閱、使用服務(wù)，除此之外，還有大量的信息資料需要進行嚴格保密，而在網(wǎng)絡(luò)化環(huán)境中。網(wǎng)絡(luò)安全還是目前面臨的重大問題，這對檔案資料的保密工作帶來了嚴重挑戰(zhàn)。為了對數(shù)字檔案加強管理，不斷增強數(shù)字檔案管理的保密性，相關(guān)技術(shù)攻關(guān)部門需要大力發(fā)展保安監(jiān)控技術(shù)，不斷完善檔案管理保安監(jiān)控系統(tǒng)，有效提升檔案信息的保密性。在保安監(jiān)控系統(tǒng)不斷發(fā)展完善的過程中，還可以促進信息儲存與查詢、語音報警、圖像處理等技術(shù)的發(fā)展。在發(fā)展保安監(jiān)控技術(shù)時，報警技術(shù)是關(guān)鍵，一旦發(fā)出報警，語音提示、自動報警信息、值班信息等都會連鎖發(fā)生，相應(yīng)的應(yīng)急處理措施就必須立即開啟。因此，不斷提升報警處理技術(shù)，對保安監(jiān)控技術(shù)的整體發(fā)展具有重要的推動意義。

（四）構(gòu)建數(shù)字檔案管理平臺。為了在新媒體環(huán)境下，不斷推動數(shù)字檔案管理的發(fā)展，相關(guān)人員需要根據(jù)環(huán)境的發(fā)展變化以及未來的發(fā)展趨勢，構(gòu)建新型的數(shù)字檔案資源管理平臺。各組織機構(gòu)可以根據(jù)自己的需求，構(gòu)建完善的數(shù)字檔案管理平臺，為檔案管理和信息資源使用提供支持。從當(dāng)前的發(fā)展趨勢看，數(shù)字檔案管理平臺可以向信息資源的動態(tài)跟蹤、信息挖掘與分析交流機制、信息整合與對接增值服務(wù)等方向發(fā)展。而數(shù)字檔案管理平臺必須具備挖掘和分析信息資源、檔案管理平臺和互聯(lián)網(wǎng)信息資源結(jié)合、信息檢索服務(wù)、用戶權(quán)限設(shè)置等基本功能。比如，醫(yī)療衛(wèi)生研究機構(gòu)或者醫(yī)院的很多資料涉及機密信息或者病人隱私，在信息資源管理中可以通過設(shè)置用戶權(quán)限的方式，對信息使用者進行有效管理，降低信息泄密的風(fēng)險。同時，醫(yī)院還可以利用數(shù)字檔案資源管理平臺與相關(guān)研究機構(gòu)進行合作，共享醫(yī)療和研究方面的具體信息，醫(yī)院可以為研究機構(gòu)研究工作的開展提供信息支持，而研究機構(gòu)的研究成果可以在醫(yī)院得到更多驗證、實踐的機會。

四、結(jié)語

在信息技術(shù)快速發(fā)展的背景下，數(shù)字檔案管理成為檔案管理的重要形式，新媒體技術(shù)在檔案管理中的使用也大力推動了數(shù)字檔案管理的發(fā)展。而在信息技術(shù)不斷發(fā)展、更新的情況下，各種新技術(shù)又會運用于未來的檔案管理中，進一步推動檔案管理的發(fā)展和變革。