基于目標(biāo)管理和PDCA循環(huán)視角下國有企業(yè)檔案信息化建設(shè)

文/中航飛機(jī)起落架有限責(zé)任公司 支超

國有企業(yè)檔案信息化對信息時(shí)代環(huán)境下增強(qiáng)自身核心競爭力，適應(yīng)知識密集型競爭要求，提高企業(yè)的運(yùn)營效率，保證產(chǎn)品設(shè)計(jì)、制造周期、產(chǎn)品質(zhì)量等方面都有著不可替代的作用。

一、目標(biāo)管理和PDCA循環(huán)在企業(yè)檔案管理中的應(yīng)用

（一）以結(jié)果導(dǎo)向的“目標(biāo)管理”在企業(yè)檔案管理中的應(yīng)用。目標(biāo)管理是一個(gè)組織活動(dòng)中以結(jié)果為導(dǎo)向的質(zhì)量管理方法，它通過目標(biāo)的設(shè)置和評價(jià)來激勵(lì)員工以便產(chǎn)生積極的管理效果。王素云在《淺談目標(biāo)管理在現(xiàn)代企業(yè)中的應(yīng)用》認(rèn)為：目標(biāo)管理是“管理者通過目標(biāo)對下屬組織和員工進(jìn)行管理，它通過讓員工親自參加工作目標(biāo)的制定，實(shí)現(xiàn)自我控制，并激勵(lì)員工努力工作完成工作目標(biāo)”。

（二）基于過程控制的“PDCA循環(huán)”在國有企業(yè)中的應(yīng)用。PDCA循環(huán)是一個(gè)不斷改進(jìn)提高的過程，它是通過P規(guī)劃—D落實(shí)—C核查—A改進(jìn)四個(gè)階段，不斷循環(huán)周而復(fù)始地螺旋遞進(jìn)上升，最終實(shí)現(xiàn)組織目標(biāo)的過程。PDCA循環(huán)是企業(yè)管理和開展各項(xiàng)工作的基本方法。

二、國有企業(yè)檔案信息化普遍問題分析

（一）國有企業(yè)檔案信息化建設(shè)發(fā)展不均衡。目前來看，我國國有企業(yè)檔案信息化建設(shè)整體上呈現(xiàn)出發(fā)展水平參差不齊的現(xiàn)象。一部分企業(yè)可能早已對檔案信息化的建設(shè)積累了豐富的經(jīng)驗(yàn)，但也有許多企業(yè)至今未開展檔案信息化的籌劃。這主要是受企業(yè)的經(jīng)營規(guī)模、生產(chǎn)效益、所處行業(yè)以及所在區(qū)域等各種因素的制約。一般來說，經(jīng)營規(guī)模大、生產(chǎn)效益好的企業(yè)，信息化水平要比小規(guī)模、經(jīng)營一般的企業(yè)高，而東部沿海地區(qū)或經(jīng)濟(jì)發(fā)展比較先進(jìn)地區(qū)的企業(yè)普遍比西部地區(qū)或發(fā)展相對滯后地區(qū)企業(yè)在信息化的發(fā)展上更快一步。

（二）國有企業(yè)對檔案信息化管理認(rèn)識不清，重視程度不高。大部分國有企業(yè)檔案管理形成了一套固化的體系，在面對檔案管理信息化時(shí)還無法適應(yīng)，有著不愿改變現(xiàn)狀的心態(tài)。同時(shí)，作為企業(yè)決策者的管理者未能對企業(yè)的檔案信息化發(fā)展有一個(gè)系統(tǒng)的規(guī)劃，或多或少認(rèn)為檔案的信息化對企業(yè)發(fā)展的貢獻(xiàn)不大或者并不能給企業(yè)帶來直接的經(jīng)濟(jì)效益。企業(yè)檔案系統(tǒng)內(nèi)，一些檔案管理人員則習(xí)慣了傳統(tǒng)管理方式，從思想深處抵觸檔案信息化的發(fā)展。可見，企業(yè)在檔案信息化建設(shè)過程中經(jīng)常會遇到一些無法預(yù)測的阻力。

（三）國有企業(yè)缺少對其檔案信息化建設(shè)的頂層設(shè)計(jì)。國有企業(yè)檔案信息化建設(shè)，多數(shù)是在主管部門的要求下“不得不做”的事情，檔案信息化建設(shè)的最終目的是達(dá)到上級部門的“指標(biāo)”，或者是其他企業(yè)已經(jīng)建設(shè)了本企業(yè)也要建設(shè)等原因。建設(shè)時(shí)按照指標(biāo)逐條核對，只要能夠滿足要求就算建設(shè)完成，根本沒有根據(jù)自身的發(fā)展情況對其檔案信息化進(jìn)行長遠(yuǎn)規(guī)劃。

（四）國有企業(yè)檔案信息化根基薄弱，資金投入不足，適用的人才隊(duì)伍未形成?，F(xiàn)階段許多處于轉(zhuǎn)型期的企業(yè)由于資金問題不愿增加“額外”投入，從而導(dǎo)致企業(yè)缺乏必要的軟硬件條件支撐，對檔案信息資源開發(fā)不足，發(fā)展只追求高度不求深度，導(dǎo)致企業(yè)檔案信息化建設(shè)質(zhì)量參差不齊。另外，各企業(yè)內(nèi)部檔案工作長期以來處于企業(yè)組織“非主流”崗位，使得我國檔案人員普遍存在無職業(yè)優(yōu)越感，隊(duì)伍年齡老化，隊(duì)伍專業(yè)結(jié)構(gòu)單一且不穩(wěn)定等現(xiàn)象長期存在，對檔案信息化的發(fā)展帶來了嚴(yán)重的影響。

三、基于目標(biāo)管理和PDCA循環(huán)方法的企業(yè)檔案信息化建設(shè)

國有企業(yè)檔案信息化建設(shè)時(shí)，應(yīng)以目標(biāo)管理方法關(guān)注宏觀目標(biāo)，以PDCA循環(huán)方法聚焦過程執(zhí)行，協(xié)同推進(jìn)企業(yè)檔案信息化發(fā)展。目標(biāo)管理聚焦于企業(yè)在宏觀層面檔案信息化建設(shè)的總體目標(biāo)的制定和落實(shí)。PDCA循環(huán)則側(cè)重于企業(yè)在微觀層面促使組織在檔案信息化過程的思想方法和工作步驟更加有條理化、系統(tǒng)性、可視化和科學(xué)化。它不斷地周期性循環(huán)運(yùn)行，而伴隨著工作質(zhì)量會隨著一個(gè)循環(huán)結(jié)束而不斷提高，一個(gè)循環(huán)接著一個(gè)循環(huán)，一直保持螺旋上升，這一特性可以很好地將企業(yè)檔案信息化建設(shè)工作的各個(gè)目標(biāo)逐項(xiàng)分解、逐步落實(shí)。

（一）宏觀層面。包括以下幾個(gè)方面：

1.確定檔案信息化建設(shè)總體目標(biāo)，加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)工作全方位的實(shí)施。國家檔案局《企業(yè)檔案工作規(guī)范》中對企業(yè)檔案信息化的目標(biāo)和原則做了下列闡述：“企業(yè)檔案信息化應(yīng)以促進(jìn)完善企業(yè)信息化和提升檔案管理現(xiàn)代化水平為總目標(biāo)。企業(yè)檔案信息化應(yīng)堅(jiān)持技術(shù)與管理并重、與企業(yè)信息化協(xié)調(diào)和同步的原則。企業(yè)各信息系統(tǒng)的開發(fā)與實(shí)施應(yīng)充分考慮檔案管理的要求”。因此，國有企業(yè)在進(jìn)行檔案信息化建設(shè)時(shí)應(yīng)考慮到《企業(yè)檔案工作規(guī)范》中關(guān)于檔案信息化建設(shè)的目標(biāo)和原則，分別從綜合基礎(chǔ)設(shè)施、檔案信息化應(yīng)用系統(tǒng)、檔案數(shù)據(jù)資源、檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、數(shù)據(jù)安全以及人才隊(duì)伍保障六個(gè)大方面進(jìn)行目標(biāo)設(shè)定考慮。

2.做好引導(dǎo)宣傳，普及員工檔案信息化應(yīng)用和信息化條件下檔案意識。檔案信息化建設(shè)是對公司檔案系統(tǒng)各業(yè)務(wù)流程的再造，勢必要改變傳統(tǒng)的檔案管理體系和流程，建設(shè)初期不能帶來立竿見影的效果，反而會增加管理人員的一些工作量，他們從思想深處抵制檔案的信息化建設(shè)。所以企業(yè)應(yīng)培養(yǎng)員工信息化管理意識，讓更多員工主動(dòng)參與到檔案資源的開發(fā)和利用工作中，從輿論引導(dǎo)上促進(jìn)檔案信息化建設(shè)，這樣可防止在建設(shè)過程中出現(xiàn)對檔案信息化理解不到位而引起的阻礙。

3.加強(qiáng)企業(yè)檔案信息化建設(shè)績效考評體系的構(gòu)建。孫麗艷在《企業(yè)目標(biāo)管理實(shí)施方法及案例研究》中認(rèn)為：“企業(yè)目標(biāo)績效考評是實(shí)現(xiàn)組織目標(biāo)的控制手段之一。同時(shí)，組織和個(gè)人的績效考評的結(jié)果最終要與企業(yè)的激勵(lì)政策聯(lián)系起來，從而提高企業(yè)的人力資源的有效利用”。國有企業(yè)檔案信息化建設(shè)在績效考評體系的構(gòu)建時(shí)應(yīng)基于目標(biāo)管理的思想，從企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略目標(biāo)出發(fā)，將考核體系分別納入綜合基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)項(xiàng)、應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)項(xiàng)、數(shù)據(jù)資源建設(shè)項(xiàng)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系建設(shè)項(xiàng)、數(shù)據(jù)安全項(xiàng)以及人才隊(duì)伍保障項(xiàng)六個(gè)維度，使它們既相對獨(dú)立又相互聯(lián)系，共同構(gòu)成企業(yè)檔案信息化建設(shè)的績效考評體系，全面、系統(tǒng)、綜合地反映企業(yè)檔案信息化建設(shè)的總體情況。

4.培養(yǎng)和建立一支復(fù)合型檔案信息化人才隊(duì)伍。國有企業(yè)檔案信息化的建設(shè)工作離不開具備檔案管理專業(yè)信息化管理專業(yè)素質(zhì)的多面型人才隊(duì)伍，組織必須要建立健全相關(guān)激勵(lì)措施，為企業(yè)內(nèi)檔案管理人員創(chuàng)造“有追求”的成長環(huán)境，為企業(yè)檔案信息化的可持續(xù)發(fā)展做好人力資源儲備。

（二）微觀階段。包括以下幾個(gè)方面：

1.國有企業(yè)檔案信息化建設(shè)策劃。策劃是國有企業(yè)檔案信息化建設(shè)的重要前提，一般情況下，它要承接檔案信息化建設(shè)總目標(biāo)，并對建設(shè)的各個(gè)階段目標(biāo)進(jìn)行分解、制定措施，確保組織按照計(jì)劃按期完成。策劃階段要進(jìn)行的工作包括：了解現(xiàn)狀、需求分析、設(shè)定目標(biāo)、制定計(jì)劃。了解現(xiàn)狀就是要對企業(yè)自身的實(shí)際情況要有一個(gè)系統(tǒng)的、全面的綜合掌握，為需求分析奠定基礎(chǔ)。需求分析就是在了解現(xiàn)狀的基礎(chǔ)上，對企業(yè)自身的檔案信息化進(jìn)行需求匯總。通常情況下，國有企業(yè)檔案信息化建設(shè)的需求應(yīng)從基礎(chǔ)設(shè)施需求、檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)需求、制度規(guī)范與運(yùn)行保障體系三個(gè)方面著手。

2.國有企業(yè)檔案信息化的實(shí)施。企業(yè)檔案信息化建設(shè)的實(shí)施就是基于企業(yè)自身實(shí)際情況，分階段、分步驟制定出具體的執(zhí)行措施，將企業(yè)檔案信息化目標(biāo)內(nèi)容逐步變?yōu)楝F(xiàn)實(shí)。在建設(shè)之初就要總體規(guī)劃，以需求為牽引，以效果為優(yōu)先考慮，通過實(shí)際應(yīng)用來促進(jìn)檔案信息化實(shí)施的目的?？傮w來看，主要從網(wǎng)絡(luò)及硬件、應(yīng)用軟件系統(tǒng)、資源開發(fā)系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫建設(shè)、標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)、安全保障體系建設(shè)六大方面著手進(jìn)行。

3.國有企業(yè)檔案信息化檢查。企業(yè)檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程。其中包括相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范的制定與推行，軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，應(yīng)用系統(tǒng)開發(fā)、資源建設(shè)等多個(gè)方面的內(nèi)容，同時(shí)，由于整個(gè)社會信息技術(shù)的極速迭代更新，企業(yè)檔案信息化建設(shè)不可能一蹴而就，而是呈現(xiàn)出階段性的特點(diǎn)，主要包括基本框架構(gòu)建、效果提升、完善發(fā)展三個(gè)階段。而在每一階段的實(shí)施完成后，都要對本階段工作結(jié)合企業(yè)的實(shí)際情況進(jìn)行回顧和總結(jié)，要分析哪些做法對了，哪些錯(cuò)了，明確效果，找出問題根源。

4.國有企業(yè)檔案信息化處理。企業(yè)對檔案信息化建設(shè)進(jìn)行了一個(gè)階段后，應(yīng)對檢查出的問題總結(jié)提高，特別是針對失敗的教訓(xùn)要認(rèn)真分析并進(jìn)行不斷優(yōu)化，對建設(shè)過程中實(shí)踐的各種經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行梳理并納入企業(yè)的信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范中去。一個(gè)階段的建設(shè)完成后，在一個(gè)循環(huán)中沒有解決的問題則需要交給下一個(gè)循環(huán)。PDCA循環(huán)就是按照系統(tǒng)大循環(huán)、節(jié)點(diǎn)小循環(huán)相互交叉、互相影響、螺旋上升的方式不斷推進(jìn)企業(yè)檔案信息化建設(shè)的發(fā)展。

四、結(jié)語

基于目標(biāo)管理和PDCA循環(huán)下的國有企業(yè)檔案信息建設(shè)，不僅能夠從宏觀上明確其發(fā)展目標(biāo)，而且能夠在具體執(zhí)行中進(jìn)行全過程監(jiān)管，保證企業(yè)的檔案信息化建設(shè)頂層有目標(biāo)、底層有措施地實(shí)施，不斷地提高國有企業(yè)檔案信息化的發(fā)展水平，為企業(yè)有效開展科研生產(chǎn)經(jīng)營等組織活動(dòng)保駕護(hù)航。