高校辦公室公文管理工作中存在的問題及對策

文/中國民用航空飛行學院 文瑋奇

在高等院校的日常管理中，公文是依法治校和進行公務活動的重要工具，高校辦公室能否科學、規范、安全、高效地運轉和管理公文是衡量其工作業績的一項重要指標。隨著我國高等教育事業的蓬勃發展，教育管理體制改革的持續推進以及高校信息化、網絡化建設的不斷深入，高校辦公室要想圍繞學校辦學目標提高管理水平，首要的切入點便是以“準確、優質、高效”為宗旨，不斷提升公文管理工作的制度化、科學化和規范化水平。

一、高校辦公室公文管理的特點

（一）重要性突顯，直接影響學校運轉。如前文所述，高等院校作為國家公共事業的重要部門，各級國家機關、各校內業務處室及教學單位工作中所涉及的通知、請示、報告、函件都以公文的形式匯聚至辦公室，辦公室負責的公文流轉并不只是單純的呈送和下發，高校日常的運轉和各項工作的開展實施都離不開通過公文流轉實現的下情上報、上情下達、橫向溝通以及監督促進。可以說，公文管理是高等教育管理的重要載體，是促進高校各項工作的順暢開展的“傳話筒”和“助推器”。公文管理的質量和效率直接影響著高校行政工作的效率和水平。

（二）專業性強，直接涉及國家秘密。高校作為國家科學技術研究的重要力量，往往承擔了大量重大科研項目的研究、頂尖技術的開發以及國家重要政策的制定等工作，因此與開展這些工作密切相關的公文專業性極強、涉密程度極深。有研究通過對某高校校內公文收文的統計分析發現，該高校校內公文關于教學科研（含招生就業）的公文占比18.8%。無疑，怎樣做好此類公文的管理與保密工作，是當下高校公文管理工作面臨的重大挑戰。

二、當前高校辦公室公文管理存在的問題

（一）對公文管理的重要性認識不足。盡管辦公室公文管理是高校辦公室最重要的工作中之一，已經受到了廣泛的共識，但目前許多高校的公文管理工作仍然沒有受到充分的重視。例如，部分業務處往往誤認為公文管理工作只是辦公室秘書的事情，對公文管理在學校整體發展中的重要性認識不到位；部分領導對草擬的文稿把關不嚴、審核不細，以致封發后的公文存在明顯錯誤；又如許多從事公文管理的教職員工認為公文管理是一項普通的、專業程度不高的工作，對實際業務工作的開展幫助不大；甚至由于有的部門對公文處理工作不夠重視，在公文流轉過程中存在拖沓、積壓的情況，影響了后續工作的有序進行。

（二）擬文辦文人員的專業性欠佳。近年來，大多數高校人才引進的門檻不斷提高，人員的各項基本素質也普遍提升，高校辦公室工作人員普遍具備良好的職業道德、踏實肯干的工作態度和嚴謹細致的工作作風。然而，縱觀各學校院系及各基層部門的整體情況，依然存在著辦公室人員隊伍結構參差不齊的問題，例如：有的年齡偏大,有的非科班出身,且年輕骨干力量的流動性相對較大，給整體公文管理工作帶來了諸多困難。具體而言，一方面隨著高校辦公室業務量激增,相關工作人員外出學習交流的機會減少,業務及行業知識更新速度較慢；另一方面，多數高校辦公室未將公文管理工作納入人員的績效考核體系當中，各業務部門、教學單位的收發文人員常常以兼職的形式負責公文的擬制及流轉，導致公文管理人員對崗位目標責任制不夠明確、責任心不強。因此，公文管理人員的工作積極性很難調動，處理公文的專業素養也很難形成。

（三）公文管理相關制度有待健全。雖然我國大多數高校在日常工作中已經建立了一系列符合本校特色的公文管理制度，但隨著高等教育的快速發展,公文數量日益增多,工作要求不斷加大,高校辦公室的公文管理工作不可避免地存在因管理制度不夠健全而出現的各種疏漏。目前許多高校的業務部門及教學單位在公文流轉過程中遵循的標準規范不統一，甚至部分單位存在任意削減管理環節的問題，長此以往導致了學校公文管理的失控，亟須建立健全公文流轉的流程制度。另外，目前部分高校各單位在擬文制文的過程中對公文的重視度不夠高，不經過調查研究、溝通協調，就倉促行文，在擬文過程中文體、文種的使用不規范，行文規則不清晰，嚴重影響了公文的規范性和嚴肅性，亟須建立健全擬文制文的審核制度。

（四）信息化管理水平有待提高。當前，大部分高校均已應用了諸如OA系統之類的自動化辦公系統，相比傳統的紙質公文，自動化辦公系統不僅夠有效地提高公文處理效率、加強痕跡管理和流程規范，還能促進節能環保。然而，目前高校的電子辦公系統建設以及其對應的公文規范化管理仍然有待提高。例如，各個信息管理系統之間存在著數據平臺各異、數據結構多樣以及數據標準不統一等問題。這些問題容易導致公文在辦理過程以及辦理完畢的檢索、查找和利用環節中消耗不必要的人、財、物力，從而嚴重降低了公文管理工作的效率；又如，雖然自動化辦公系統打破了傳統辦公時空的局限性，但辦公系統受制于網絡條件和相關設施的正常運行，如果出現網絡設備或系統故障，整個學校的公文管理工作都將面臨停滯、癱瘓。

三、高校辦公室公文管理工作提升路徑

（一）完善管理體系，提升制度化水平。要建設高水平大學，高校辦公室作為全校行政管理工作的樞紐和核心，必須要加強規范化、科學化、制度化建設。因此，高校辦公室應把公文規范化管理與建立健全各項管理制度有機結合起來，不斷適應時代的變化發展，不斷完善現有制度，充分結合發展現狀、學校實際和工作需要不斷建立完善新的制度，不斷提高公文管理制度化水平。具體而言，高校辦公室應結合實際工作情況，及時修訂印發相關管理規定，針對不同崗位工作需求編寫相關規范化手冊，定期組織從事公文管理工作的人員參與公文規范化及信息技術應用的培訓，注重強化公文管理人員的安全保密意識，并嘗試把公文管理工作的實效納入對相關人員的績效考核體系。逐步通過一系列健全的管理制度，切實提高公文質量和工作效率，從而充分發揮公文在幫助學校領導決策、提高各部門工作效率、推進全校整體工作進程中的重要作用。

（二）探索管理路徑，提升信息化水平。有研究者認為，隨著社會信息化和高等教育事業的快速發展，與高校公文管理相關的各類信息系統目前已經經歷了“以文字處理為核心，缺乏數據交換”的第一階段和“以網絡共享為核心，缺乏相關管理應用”的第二階段。目前，高校的公文管理信息系統建設應圍繞保障信息及時獲取、保障公文絕對安全、保障資源充分共享、保障人性化操作、保障無紙化與文檔管理一體化、保障公文管理制度規范六大目標，向“以促進各部門協同工作為核心、融入先進行政管理應用”的新階段邁進。在這一背景下，高校辦公室應高度重視信息化建設，根據公文管理工作的一般規律及本校特色，加快推進公文管理系統中的流轉、歸檔、查詢、安全管控和大數據分析等功能的建設，加快推進辦公自動化、信息資源化、流程規范化建設，持續有效提升高校的行政服務質量。

（三）強化管理能力，提升規范化水平。公文不同于一般文章，其在辦理程序、寫作格式及用語方面有著特定而嚴格的規范，缺失了規范性的公文往往難以發揮實效。因此，公文的質量常被稱之為“公文的生命線”。高校辦公室要提高公文管理能力，首先就要在公文的擬制與審核過程中嚴把質量關，不斷強調規范化意識，高標準對待各項細節工作，讓高校公文對“辦實事”的作用充分發揮。此外，公文自身功能的定位決定了公文管理工作不僅需要辦文人員擁有嚴謹的作風，更需要有高水平的職業素養。公文管理人員的思想修養、政策水平、業務知識以及寫作能力直接影響著公文管理的質量和效率，高校辦公室應注重對辦文人員的培訓，強調辦文人員要注意把握領導關心的重點、難點、熱點以及黨和國家的相關政策走向，在公文的擬制過程中正確切中要點，按規范行文；在公文流轉、審核等環節把好政策關，通過不斷提升公文審核質量，切實強化辦公室公文管理工作對全校行政管理的指導和監督意義。

四、結語

高校辦公室作為高校綜合協調的管理部門，其管理水平關系著學校正常秩序的穩定以及師生員工學習、工作的積極性和創造性。如何圍繞學校辦學目標切實提高行政管理水平，是高校辦公室不容推卸的職責和使命。積極對高校辦公室公文管理工作中存在的問題進行分析和思考，并從制度化、科學化、規范化三個層面探索管理提升策略，將有利于促使高校公文管理工作不斷貼合高校內部管理需求，進而不斷推動高校健康發展。