辦公室公文管理數字化及其應用

文/內蒙古農業大學檔案館 周玲 張茲磊 范秀琴

一、公文管理數字化的優勢

（一）信息提供更加準確便捷。隨著信息化建設的發展，公文管理工作的信息化作為其中重要的一部分，越來越受到高度重視。以電子工具為核心的檢索方式，不僅具有準確性和快捷性，還具有強大的儲存功能，可以有效地提升工作質量與效率，改進傳統公文管理問題。公文管理網站的建設可以提供高效的檢索服務，提供不同種類的門戶信息數據庫，使公文信息系統巧妙地與不同辦公部門自動對接，并通過不同的現代媒介積極提供檔案公文查詢服務，提高信息資源的利用率。

（二）信息協作方式更加緊密。由于辦公室中檔案公文不僅作為信息庫對公文信息進行收錄，也需要與其他社會部門進行交流遞呈，進行互聯互通。以前由于辦公室部門之間存在空間限制，導致溝通與交流受阻，各辦公部門不能及時有效地進行信息交換，造成信息滯后，流程冗余。在公文信息納入信息系統之后，公文信息將以電子版的方式進行格式化存儲，并且可以隨時調用，當社會部門需要對公文個性化信息進行提取時，跨部門交換電子信息將更為緊密和頻繁，減少不必要的勞力成本。

（三）資源共享的種類更加多樣。辦公室檔案公文數量巨大，種類繁雜，尤其是人事公文多數以標準化或半標準化進行錄入。以前通常以紙質載體作為媒介來承載內容，不利于信息的重新組織和提取分析。數字化方式不僅可以有效保存紙質媒介的完整性，也可以提高辦公效率，加強信息分析和再利用。

二、公文管理數字化的應用策略

（一）加快完善公文管理工作體系，加強公文管理意識。為了促進檔案公文工作的管理更加規范有序，公文管理人員應完善公文安全處置措施，在公文安全管理方面進一步加以重視，徹底消除隱患。公文信息管理的規章制度需要嚴格規范，提高公文信息化水平，并且在管理工作中加強公文管理的意識，充實構建理論體系，學習相關的公文管理理論并積極學習應用軟件的操作。構建有效的責任機制，做到責任到人，究責到底。資源共享作為數字化公文管理的主要特點，在輸入密碼指令之后，可以檢索查找相關內容，達到信息互通，也可以通過安全過濾系統助力用戶查找部分內容。

（二）提高公文管理人員的業務能力，加強人員責任意識培養。在數字化管理系統的建設中，公文管理人員必須進一步加強學習，增強動手操作能力，更快更好地履行公文服務，以全面提高公文管理水平。管理人員應定期組織業務培訓，并做好公文服務相關工作，確保公文管理高效、規范地進行。通過定期的培訓工作，改善管理人員自身的服務理念，增強業務能力，進而增強公文管理人員責任意識的培養，從而提高管理工作質量。

（三）加強公文管理安全教育，提高防范意識。公文數字化管理過程中很重要的一個方面就是安全性，管理人員在進行檔案公文數據庫建設中，需要集中精力優化各種硬件和軟件，對重要資源進行加密。并且需要加強安全防范意識，引入專業的殺毒軟件，防止信息的泄露和丟失。在提升公文管理工作的基礎上，對規范管理進行監督和引導，保質保量地完成公文管理相關工作。在信息層級授權中，要進行嚴格認真地授權管理，防止因誤設權限導致不必要的損失，造成無法補救的信息泄露。

三、公文管理數字化存在的問題

（一）信息技術水平薄弱，專業素質人員缺失。公文信息化建設對檔案館信息技術水平提出了很高的要求，但在公文管理的過程中，公文管理流于形式，并沒有得到應有的重視。公文工作意識不強，數字化程度不高，與其他部門連接度不夠，使公文管理部門的作用并沒有充分得到體現。就目前的辦公室公文信息化水平來看，水平較低，信息化滯后，難以將大數據等先進技術與其進行結合利用，不能真正實現信息化。公文管理人員往往是非專業人員，通常是通過調檔調任的方式，并沒有專業的圖書情報管理相關的知識。

（二）公文管理理念陳舊，安全隱患依然存在。公文管理理念對公文管理模式影響巨大。許多辦公部門沒有認識到公文管理理念的重要性，依然以紙質檔案作為唯一的信息記錄載體，忽視信息唯一性對信息安全所造成的威脅，對信息化的重視不夠到位，信息化管理力度不足。另外，許多辦公室應用電子檔案作為信息記錄的唯一載體，忽視紙質載體的價值。年鑒等各種紙質檔案對記錄重要信息依然意義重大，但一些辦公部門在信息化建設中忽略紙質公文的決策參考價值，對資料存續存在不良影響。

四、加快公文信息化建設的具體策略

（一）提供充足支持，加快檔案信息化建設。資金支持對于公文數字化建設至關重要，只有擁有充足的資金，才能配套信息化相關的軟硬件設施，才能與軟件公司合作定制需求服務，也才能提高薪資待遇吸引專業人才。當前辦公部門在信息技術尤其是公文信息建設方面的投入明顯不足，所以必須依托充足支持，提升公文信息環境，完善技術水平。資金支持是啟動資源，把握資源，合理利用資源的有效保障。因此，辦公部門的管理人員必須充分意識到信息化建設的重要價值，提供充足的資金保障，促進公文信息化建設的開展。

（二）處理好信息化建設與紙質信息利用的關系。

辦公部門需要不斷更新理念，尤其是在信息管理層面上，需要與自身相適應。在高效處理公文內容，探索信息化創新路徑的同時逐步完成電子化與數字化，并將“互聯網+”與工作進行深度結合，通過構建公文數字模型等挖掘公文價值，改善檔案公文質量。當然，辦公部門依然需要重視紙質工作的順利開展，認識紙質公文所承載的歷史價值和現實價值，做好紙質公文的保存工作。紙質公文作為實體信息的唯一存證，其特殊性和現實性使之保持不可替代的位置，只有處理好信息化建設與紙質信息利用的關系，才能真正提升公文管理工作的水平。

（三）構建公文信息管理機構，健全數字化管理機制。要想實現公文信息化的全部覆蓋，首先需要重視數字化管理建設，通過網絡交互性構建公文信息管理機構，并對電子信息進行分檔歸類，便于在不同地域與部門之間進行相互交流與呈遞。同時辦公部門需要加強內部信息管理機構的建設，使組織機構更加完整多樣，充分適應信息數字化建設的理念。在健全數字化管理機制中，一方面需要優化管理系統設備及軟件，確保系統的有效運營；另一方面加強網絡安全及公文信息安全，增強系統的維護與管理，提升工作人員的安全防護意識，幫助信息數字化的有效運行。

（四）培養專業信息化管理人才，創造利于人才發揮水平的環境。由于紙質化和數字化的公文管理方法存在重大差異，所以對我們的公文信息管理人員提出了更高的要求。通過數字化存儲方式，對需要進行不同操作的人員權限進行劃分；針對不同類型的檔案公文管理，使用不同等級的保密方式，這些都需要管理人員對信息資源分類概念清楚，對所需操作嫻熟應用。同時需要引進一些計算機專業方面的人才，對公文資源存儲形式和布局進行合理調整，對相關的管理人員進行培訓，提高管理人員的個人素質和計算機技能，為公文管理工作奠定良好的基礎，實現公文信息化的高效建設。