論事業單位后勤檔案管理存在的問題與對策

何華穎 河南省有色金屬地質礦產局機關服務中心

隨著我國事業單位體制的不斷改革，后勤管理工作也逐漸得到更多人的認同。同時，相應的管理制度和管理意識也得到一定程度的提升，在事業單位內所發揮的作用也越來越大，已逐漸成為事業單位中不可或缺的一部分。但后勤檔案管理工作相對于人事、財務等檔案管理來說，涉及到的范圍較小，且在管理手段和關注度方面也較為不足。因此，提高關注度，加強管理手段是當前后勤檔案管理工作的重中之重。

一、事業單位后勤檔案管理工作的重要性

(一)記錄歷史所需

所謂檔案，就是對以往的歷史文件給予清晰明了的保存，并對其進行原始記錄，這也是檔案所具有的獨特性。就一個企業或單位發展而言，后勤工作大多都以零散、繁雜的內容為主，并且工作的連續性很強，所以利用后勤檔案，能夠將企業或單位發展的整個歷程明確記錄，也可以稱其為歷史記載。由于事業單位內部機制不斷調整，后勤人員流動性較大，因此，建立健全后勤部門的信息檔案管理，有利于整個部門發展的完整性。在事業單位深化改革的背景之下，對后勤檔案信息的開發利用與創新，成為了后勤檔案工作者所面臨的巨大考驗。因為只有參考后勤檔案，才能夠對之前工作的運作情況進行深入了解，并發掘其中問題進行總結，從而制定有效的改善策略和發展決策，以此減少無效工作，提高后勤部門的管理水平。

(二)文件資料利用

后勤檔案在不斷發展中必然會存在很多種文件資料，例如采購合同、招標文件等，這對于事業單位開展業務是非常重要的，且一般這類文件都具有法律效應。一旦涉及到法律糾紛，這些文件就能夠成為法律利刃，用以維護自身的合法權益。與此同時，事業單位的發展離不開房屋、水、電等基礎設施建設，所以加強對事業單位后勤文件資料的保護，就是在維護事業單位的根本利益，同時也在為事業單位今后的發展做鋪墊。在后勤檔案當中，文件的種類極多，既存在基礎性文件，也存在技術性文件。而無論是基礎文件還是技術文件，對于事業單位的發展都具有重要作用。因此，合理利用好后勤檔案，不僅能夠提高事業單位日常工作效率，還能夠有效降低對資源的損耗，最重要的是它能夠為事業單位后勤部的工作提供科學性的參考，便于今后更好地服務于單位和社會。

(三)便于信息存儲

一份有效的后勤檔案，應當包含項目中涉及到的各方面信息，如圖紙、數據參數、技術標準、各環節施工情況等方面。后勤管理工作屬于一項長期且連續性的工作，隨著時間流逝，工程項目的維修頻率會以遞增的趨勢發展。若沒有這些文件支撐，那么設備運行就會受到很大影響，同時也會影響到事業單位的日常工作和業務。而隨著信息技術的發展，將檔案信息數字化管理。同時，開發相應的軟件系統，利用信息技術手段，將紙質信息轉化為電子文檔，存儲到后勤檔案系統中，實現部門成員信息共享，從而提升文件的檢索和應用效率。而在事業單位的廉政建設和審計工作中，也能夠快速調取所需要的文件信息，提高后期檔案的有效利用率。

二、事業單位后勤檔案管理中存在的問題

(一)重視程度較為不足

由于后勤檔案工作在事業單位中并非主要工作項目，所以很容易受到大家的忽視，甚至很多人認為后勤檔案管理工作存在與否無關緊要，這也就使得后勤檔案管理人員在工作當中沒有足夠的管理意識去服務于檔案管理工作。加之事業單位對于后勤檔案的使用范圍較小，常常出現“以人代檔”“人走檔無”的現象，無法重新展現后勤檔案對事業單位日常工作的重要性。除此之外，后勤檔案人員在開展服務工作時，由于意識薄弱、管理不足等多方面因素的影響，無法對房屋、水電、餐飲等方面做出有效的后勤保障，自然而然，這部分檔案信息也無法得到有效規整。

(二)制度體系嚴重缺失

由于后勤檔案很難被列為單獨的體系，也沒有專門存放后勤檔案的空間，如此一來，檔案管理工作的連續性和完整性就無法得到充分保障。以至于在檔案信息的檢查、驗收、考核等方面沒有制度的約束，造成檔案管理不規范等情況。

(三)人才資源十分匱乏

當前負責后勤檔案管理的人員，絕大多數為其他部門的兼職人員，他們并非專業的檔案管理人員，也沒有扎實的管理基礎，加上這部分人員經常在崗位之間調動，以至于在后勤檔案管理工作中較為力不從心。在業務單位的崗位編制上，基本都是嚴格控制安排的，難以單獨配出獨立的辦公區和辦公人員。但對于后勤檔案工作來說，管理人員設立兼職崗，崗位流動性大，造成后勤檔案管理工作交接困難，無法保證檔案管理的連續性。同時，這部分人員也沒有經過專業培訓，對于業務知識不夠熟練，缺乏專業技術水平，只能夠做一些簡單的材料收繳工作，無法勝任檔案的歸檔與整理。除此之外，還有很多檔案材料沒有收集完全，一部分還散落在其他地方，導致資料缺失，給后勤檔案管理工作帶來非常大的阻礙。

(四)工作效率低下

先進的硬軟件設施和檔案管理氛圍是工作開展的一大前提，之所以造成后勤檔案管理工作的利用率低，主要是因為管理人員對于相關設備的應用不熟悉，僅憑自己自身的了解去做。并且設備的使用年限很長，很多情況下無法適應新的版本，以至于檔案管理工作整體效率低下。而且檔案管理人員來回更替的頻率較高，很多人還沒有沒有掌握基礎知識就匆匆上手，往往還需要依靠外援的支持。除此之外，由于當前后勤檔案仍以紙質為主，當有需要時查詢、翻閱文件都十分不便，導致工作效率無法提升。后勤檔案管理工作也因缺乏領導層的重視，資金投入力度不足，沒有足夠的能力及時更新設備或更換設備。基于新時代下，檔案管理數字化已經成為時代大趨勢，然而，在此背景下，后勤檔案管理工作卻依然沿用傳統手段，無論對于以往文獻信息的保存，還是現階段文件的查閱，或是對未來文件的應用都極為不利。

三、提高事業單位后勤檔案管理工作的對策

(一)加強宣傳工作，提高檔案意識

想要全面提升事業單位后勤檔案管理工作效率，宣傳工作必不可少，通過有效的宣傳提高相關人員的重視程度和管理意識，以此來為事業單位后勤檔案管理工作奠定堅實的基礎。首先，要讓相關人員明確后勤檔案管理工作的意義。只有思想得到改觀，才能形成良好的工作意識，進而積極的投身到檔案管理工作中。另外，還需強調后勤檔案中文件的法律效應，引導大家重視后勤檔案管理工作。由于后勤部門涉及到的工作很多，所以管理人員要能夠分門別類的對檔案信息進行歸整，如此才能充分發揮后勤檔案信息的價值。其次，注重后勤檔案的專業化管理。圍繞后勤建設建立專門的檔案，充分發揮事業單位財務、人事等部門的效應，形成完整的后勤檔案管理體系。最后，提高對后勤檔案管理工作的監督力度，定期安排評審人員對后勤檔案進行評估，以質量為先提高監管力度，從而使得后勤檔案管理工作效率不斷提升。

(二)建立健全體系，完善規章制度

首先，要加強后勤檔案管理工作計劃。對部門已有的檔案管理設備定時更新，確保工作系統和硬軟件設施處于最佳狀態。其次，及時修訂事業單位后勤檔案管理方法。針對于部分管理人員工作隨意等問題給予解決，以便展開高效率的管理工作。最后，提高后勤檔案管理的標準。根據后勤檔案評估檢測結果，整合現有問題及時解決，并在此基礎上提高工作標準，切實將高標準、高質量、高水平的理念融入到后勤檔案管理工作中。

(三)重視業務培訓，提高人員素質

基于當前時代的發展，人才作為企業的核心競爭力，對企業的長遠發展是非常重要的。因此，后勤檔案管理人員就需要充分認識到自身對于單位的重要性，發揮自身價值并應用于檔案管理工作中，積極參與技能學習，提高自身專業技能和業務水平，以此來提升后勤檔案管理工作質量。

(四)加大投入力度，提高工作效率

事業單位領導層要充分認識到后勤檔案管理工作的重要性，并加大資金方面的投入，用于購進現代化軟硬件設備，引進新時代化的信息管理模式。隨著信息技術和網絡技術的不斷進步，事業單位后勤檔案管理的數字化發展也是必然所趨，與此同時，借助互聯網也能夠幫助后勤檔案管理形成更加規范化的體系，從而使得檔案管理工作高效地開展。除此之外，檔案管理人員還需要對檔案的價值有充分認知，利用信息化管理手段收集和整理零散的檔案資料，并利用有效資源提高對檔案資料的開發與利用，充分發揮其價值。為此，檔案管理人員就需要不斷提升自身專業技能，熟悉各項設備的操作，通過應用計算機與互聯網，推動后勤檔案管理工作的運行，實現后勤檔案管理工作的健康發展。

四、結語

綜上所述，在社會主義制度不斷完善的大前提下，事業單位想要朝著更好的方向發展，就需要以科學發展為原則，全面提升事業單位后勤檔案管理工作水平，針對當前遇到的問題一一解決。為此，提高相關人員的重視程度，建立健全后勤檔案管理體系，完善相應制度，結合互聯網信息技術創新后勤檔案管理手段，通過宣傳引導更多人才參與到檔案管理工作當中，以人才作為驅動力來消除傳統后勤檔案管理工作當中的不足。除此之外，事業單位也需要加大資金投入力度，積極引進先進化設備，并定期對硬件設備進行更新和維護，從而為后勤檔案管理工作的順利展開提供有力條件?！?/p>