淺談數字化資產管理在市級煙草公司的實踐

秦大勇 安徽省煙草公司滁州市公司

引言

當前，煙草行業正在全力推進企業高質量發展的進程中，中國煙草總公司提出“樹立資本成本觀”，強調要突出資產管理轉型升級，從規模擴張型向質量效益型轉變。CZ公司自2000年3月實現“工商分設”。2003年12月取消縣級公司法人資格，成立非獨立法人營銷部，實行“統一領導、統一管理、統一核算”的財務管理模式，對其分配和使用的國有資產依法進行經營和管理，承擔國有資產保值增值責任。自公司成立以來，發展迅猛，經濟效益大幅提高，企業資產規模不斷擴大，截至2020年底，CZ公司已成長為擁有資產總額數十億元的大型企業。企業資產呈現數量大、品類多、分布散、內部轉移頻繁等特點。如果不提高資產管理水平，減少閑置和浪費，則龐大的資產不僅不能成為創造財富的資源，反而會拖累企業經濟效益的提升。因此CZ公司利用信息化手段，積極探索在資產管理模式由傳統型向數字化管理模式轉變，以實現資產精益化管理。

一、CZ公司資產管理現狀及存在問題

(一)CZ公司資產管理現狀

1．資產管理模式

CZ公司資產管理實行歸口部門管理和使用部門管理相結合的管理方式。資產管理共分三個歸口管理部門：辦公室、信息中心和安全管理科；縣局統一由綜合辦作為二級歸口管理部門。辦公室是負責組織各單位、部門對實物資產進行管理；信息中心負責計算機、網絡設備方面的管理；安全管理科負責消防安全設施設備方面的管理。縣局綜合辦是縣局資產歸口管理部門，負責對縣局資產的管理。CZ公司財務科負責資產的價值管理，并負責監督資產的完整性；各使用部門是最末級資產管理部門，負責對所使用的資產進行管理。

2．資產管理流程

目前，CZ公司資產管理主要依靠省公司統一開發的用友NC資產管理系統對全市系統的實物資產進行日常管理，從資產購置、日常管理到資產處置全部在資產管理系統上進行處理。

(1)實物資產的增加管理

各單位、各部門需購置實物資產時，由申請部門填寫《申請單》，增加實物資產在報賬前需將《申請單》和發票等報部門資產管理員，由部門資產管理員在資產管理系統上將此項資產進行登記。財務科科長依據《申請單》及構成實物資產價值的各種發票、賬單，同時查看資產管理系統上是否已登記了此項資產，如果已按規定登記，才能在資產管理系統上審批并在報銷憑證上簽字。

(2)實物資產內部轉移的管理

實物資產在市局(公司)各部門之間或在市局(公司)與各縣局、營銷部，及各縣局、營銷部之間的發生實際轉移時，由資產調出單位填寫《資產轉移單》，經轉出部門、接收部門會簽，同時在資產管理系統上進行相應的轉移、審批等操作。按手續辦理完成后，報財務部門，財務部門負責賬務處理。

(3)實物資產的處置管理

實物資產的處置由資產使用部門資產管理員填制《設備報廢單》，經辦公室主任、財務科長以及領導審批后，在資產管理系統中做資產減少，同時財務根據《設備報廢單》在NC系統中作相應的賬務處理。

(二)目前資產管理存在的問題

1．傳統資產管理模式已不符合企業高質量發展要求

目前CZ公司資產管理實現賬物分離的管理模式。賬務管理由財務科具體負責，資產歸口部門負責實物管理，這樣造成賬實分離，財務部門和資產管理部門對于資產的日常管理情況并不了解，必須待年度全面盤點時才會進行賬實核對，這種“運動式”的資產管理方式，已無法滿足企業精細化管理的需要。

2．現有的資產管理系統無法完全滿足企業管理需要

CZ公司目前實物資產管理使用的是用友NC資產管理系統。而NC資產管理系統作為全省系統統一的財務軟件，系統功能不完善，系統關聯性不強等，系統與公司的管理實際不完全一致。如：資產信息不完整、標準不一致，如車輛保險時間、保養維修時間等缺失或者不方便查找，造成無法形成一個完整的資產畫像。

3．資產轉移、變動滯后，導致賬實不符

通過了解大部分的資產轉移是因為人員變動等各種原因，導致資產轉移，而由于無系統控制，人員崗位變動后，其使用的資產并沒有隨之轉移。直到半年或全年盤點時，資產管理員才會發現資產變動了，再進行調整，而之前的一段時間內，實際是賬實不相符的。

4．資產管理未形成流程化、標準化

資產的轉移、維護、保養等完全依靠資產管理員或者使用人主動發起，未形成標準和流程化。

5．資產信息不能實時顯現

目前，資產還是傳統的管理方式，即在辦公室門后貼上紙質部門資產臺賬，往往過一段時間，臺賬就與實物不一致了，需要每年盤點時再進行更換。

6．系統相互孤立，數據不貫通

人人都使用資產，但是目前，公司HR系統、用友NC資產管理系統是相互獨立的，如何通過系統把人和物綁定，做的物隨人動，這樣才能達到資產的賬實相符。

二、“4+2”數字化資產管理模式的構建思路

(一)CZ公司“企業管理標準化平臺”介紹

2018年，CZ公司基于管理需求和工作實踐，按照精益管理理念，借助最新的信息技術手段，自行開發了“企業管理標準化平臺”，主要實現四個融合：各種管理方法之間的有機融合；管理方法與經營業務的有效融合；工作流程的融合；企業管理與信息化技術的融合。借助信息化技術為載體推進業務融合，通過選擇管理模塊化功能的信息化技術，各部門骨干可將個性化數據填報要求，以擴展的方式嵌入流程中運行，從而使骨干人員不需要編程基礎便可實現自行定制質量管理體系、目標管理、對標管理、精益管理等多重管理模塊，從而能很快推動各類管理高效化、智能化融合與深化。

(二)建立“4+2”數字化資產管理模式

通過“4+2”數字化資產管理模式，即建設“人物地碼四維相聯，標準流程兩級驅動”的數字化資產管理系統。人：人員。物：資產。地：場所。碼：二維碼。標準：資產養護標準、資產處置標準、資產安全維護標準，自動觸發相關流程。流程：資產建檔(維護)流程、資產轉移流程、資產處置流程、資產安全維護流程、資產盤點流程、資產安全檢查流程，流程驅動資產管理。

1．依托企業管控平臺建設數字化資產流程

(1)建設數字化資產檔案(資產基礎信息、資產處置標準、安全維護標準、資產處置記錄、安全維護記錄、資產檢查記錄、安全檢查記錄)→建設數字化資產建檔、維護流程→試點單位全面盤點資產，通過建檔流程錄入系統，→每項資產生成資產檔案二維碼→對應粘貼二維碼。

(2)建設資產轉移流程→人力資源崗位變動流程自動觸發資產轉移流程。

(3)建設資產處置流程→納入資產處置預案(標識碼)的資產主動或者自動觸發資產處置流程→處置信息錄入資產檔案→現場掃描二維碼可查看資產基礎信息和處置記錄信息。

(4)建設安全維護流程資產檔案根據安全維護標準自動觸發安全維護流程→維護信息錄入資產檔案→現場掃二維碼可查看資產基礎信息和安全維護記錄信息。

(5)建設資產盤查和安全檢查流程→檢查人員掃資產二維碼查看資產信息的同時也可以創建檢查流程→現場檢查操作記錄被記錄到資產檔案資源表中。

2．配備重要辦公場所資產名錄二維碼及控制設施

(1)在資產檔案中將資產、對應場所及部門進行關聯。實現從場所查資產、從部門查資產兩條路徑。確保資產“置有所地、地有所管”。

(2)建立辦公場所信息→生成每個辦公場所資產二維碼→資產建檔、處置、維護信息自動記錄到場所資源表→通過現場掃地理位置二維碼可查看最新資產歸屬信息。

3．實現資產信息與人員檔案完全關聯

在資產檔案中明確使用人(責任人)信息，在人事檔案中注明該工作人員名下有哪些資產。實現資產或人兩條盤查路徑，納入對使用人(責任人)的三級績效考核。提升資產使用人(責任人)對名下資產的關注度。確保人員與資產相對應，資產轉移有人管。

三、“4+2”數字化資產管理模式達到的預期目標

融合精益管理、安全管理、風險控制管理思想，協同市縣“兩級”，聚集財務、信息、辦公室、企管、安全“五維”力量，構建“大資產管理”理念，推進“企業管控平臺+”，將辦公類資產、信息化資產、安全管理資產等統一定標、統一建模、統一管理，提升資產管理水平。

(一)資產檔案數字化

依據企業管控平臺，建立資產數字檔案。檔案包括資產的名稱、型號、日期、價值、年限等基本信息，也包括維護、保養、轉移、處置等相應的標準信息。相應的資產維護、保養、轉移、處置、檢查流程圍繞資產數字檔案進行關聯設計，記錄到數字化資產檔案里。

(二)資產管理自動化

根據資產維護、保養、轉移、處置等相應的標準，由系統自動向責任人推送資產維護流程，實現資產管理自動化、智能化。

(三)資產實時狀態可視化

實現重要資產“一資產一檔案、一檔案一個二維碼”。通過企業微信號掃描地址(房間、辦公室)二維碼，即可對查詢本地址所存放資產基本信息、維護保養信息等，有利檢查和維護。

(四)資產管理集成化

實現資產管理系統與人力資源相關管理流程和用友NC財務資產管理模塊系統融合，相互聯動。通過人員崗位變動觸發資產管理系統相關資產轉移等工作流；通過資產動態數據導入用友NC財務資產管理模塊，保持系統間數據一致。

四、結語

煙草商業企業承擔著對國有資產保值增值的責任，通過高效地利用資產，對挖掘企業增長潛能，提升經營效率起著至關重要的作用。為適應行業高質量發展的要求，CZ公司突破傳統模式的束縛，開展數字化資產管理項目研究，充分利用企業信息系統平臺，實現資產管理與各項標準和工作流程相融合，實現資產管理高效、高能。■