財務(wù)共享服務(wù)中心服務(wù)質(zhì)量研究

楊 喆 中國石油共享運營公司西安中心

引言

隨著我國經(jīng)濟不斷發(fā)展，各產(chǎn)業(yè)都逐步從傳統(tǒng)的人工操作轉(zhuǎn)向由人工智能輔助進行高效的工作，這為企業(yè)的發(fā)展注入了新鮮活力。而財務(wù)共享中心就是傳統(tǒng)業(yè)務(wù)與科技發(fā)展的結(jié)合，財務(wù)共享信息中心逐漸成為企業(yè)發(fā)展的新動力。在財務(wù)共享服務(wù)中心的作用下，可以為企業(yè)提供更大的發(fā)展空間，節(jié)約企業(yè)的用工成本，還對提升企業(yè)利潤有重要的幫助。但是作為企業(yè)財務(wù)共享中心的運營模式仍處于不斷發(fā)展轉(zhuǎn)型過程中，所以仍有許多優(yōu)化提升之處。

一、財務(wù)共享服務(wù)中心概述

財務(wù)共享服務(wù)中心是指將業(yè)務(wù)量大、易標準化、可重復(fù)性強、勞動密集、地域限制的企業(yè)集團的財務(wù)會計工作集中在一個新的成本和利潤范圍內(nèi)，再通過業(yè)務(wù)流程再造，為企業(yè)或集團內(nèi)各部門提供財務(wù)服務(wù)，使會計工作更加規(guī)范統(tǒng)一，從而降低成本，提高企業(yè)收益。將企業(yè)或者集團中會計核算、資金結(jié)算、報表編制等事務(wù)進行集中處理，從而實現(xiàn)規(guī)模效應(yīng)，提高企業(yè)價值是財務(wù)共享服務(wù)中心的本質(zhì)。

財務(wù)共享最開始出現(xiàn)在20世紀80年代的美國，美國福特公司最早提出財務(wù)共享服務(wù)這一新型管理理念。2005年，我國很多企業(yè)也開始對財務(wù)共享服務(wù)中心這一管理模式進行探索，在企業(yè)的不斷探索下構(gòu)建出了企業(yè)集團的財務(wù)共享服務(wù)中心。在企業(yè)財務(wù)共享服務(wù)中心，不同國家的經(jīng)濟實體的會計業(yè)務(wù)和財務(wù)處理都可以進行，不同的企業(yè)通過建設(shè)財務(wù)共享服務(wù)中心，對企業(yè)的流程、系統(tǒng)進行了詳細梳理和優(yōu)化，實現(xiàn)了系統(tǒng)與系統(tǒng)的有效對接，構(gòu)建出自己的信息化平臺。在此平臺，可以實現(xiàn)基礎(chǔ)會計工作快捷操作，且流程、審核標準統(tǒng)一，業(yè)務(wù)人員也可以在平臺上了解自己相關(guān)業(yè)務(wù)單據(jù)的實時狀態(tài)。有了財務(wù)共享服務(wù)平臺，企業(yè)進行財務(wù)管理就更加準確高效、成本更低。由于所有業(yè)務(wù)都趨于標準化、模式化、精細化，也為企業(yè)后期的快速成長或擴張?zhí)峁┝烁鼜姷膹?fù)制能力。

二、存在的問題

(一)只重視建設(shè)速度，忽視企業(yè)適用性

中國社會經(jīng)濟的不斷發(fā)展，為企業(yè)集團管理創(chuàng)造了良好的發(fā)展環(huán)境，為金融共享服務(wù)中心的建設(shè)奠定了基礎(chǔ)。然而，在實踐中，財務(wù)共享服務(wù)模式并不是萬能的，并不是任何一個企業(yè)集團都能通過共享服務(wù)中心提高其綜合服務(wù)水平。沒有前期扎實盡職的調(diào)查，盲目建設(shè)財務(wù)共享服務(wù)中心，只會阻礙企業(yè)集團的長遠發(fā)展。目前要求建設(shè)財務(wù)共享服務(wù)中心的企業(yè)，必須是具備一定規(guī)模的集團企業(yè)，以拓展財務(wù)共享服務(wù)中心執(zhí)行監(jiān)督管理的職能效應(yīng)。但在現(xiàn)實中，許多企業(yè)忽視了適用性原則，盲目設(shè)立服務(wù)中心，不僅難以實現(xiàn)財務(wù)共享的職能，相反，對于集團企業(yè)原有的財務(wù)管理來說，反而分散削弱了財務(wù)管理控制能力，嚴重阻礙了企業(yè)本身的正常發(fā)展。

(二)管理流程不順暢

財務(wù)共享服務(wù)中心的正常運行離不開合理順暢的管理流程支撐。為了有效實現(xiàn)企業(yè)財務(wù)共享服務(wù)中心的功能，應(yīng)在明確共享流程的前提下，規(guī)范管理流程和路徑輸入，實現(xiàn)業(yè)務(wù)財務(wù)一體化共享，但在財務(wù)業(yè)務(wù)共享化過程中，各個企業(yè)的經(jīng)營范圍有所不同，業(yè)務(wù)相對獨立，管理維度也有差異，流程管理比較復(fù)雜，在梳理標準化管理流程的過程中，可能會對企業(yè)自主經(jīng)營權(quán)和子公司的獨立性造成影響，導(dǎo)致部門管理流程出現(xiàn)不暢的情況。很多企業(yè)共享服務(wù)中心的建設(shè)未對企業(yè)實際應(yīng)用情況進行詳細的分析，僅僅根據(jù)經(jīng)驗就實施相關(guān)規(guī)范化建設(shè)，導(dǎo)致企業(yè)很多不同業(yè)務(wù)之間銜接需求受到影響，在具體建設(shè)財務(wù)共享中心時，管理性質(zhì)的工作流程創(chuàng)新無法實現(xiàn)。

(三)專業(yè)能力不過關(guān)

財務(wù)共享服務(wù)中心建設(shè)過程中存在工作人員專業(yè)能力不足的現(xiàn)象，主要體現(xiàn)在：1.工作人員對共享服務(wù)信息化管理方式、建設(shè)目標不夠熟悉，無法統(tǒng)一認識，并積極的投入到共享建設(shè)當(dāng)中，導(dǎo)致運營服務(wù)質(zhì)量不高，從而降低了合作伙伴(客戶)的滿意度；2.存在變革執(zhí)行力不足的現(xiàn)象，許多員工已經(jīng)習(xí)慣于傳統(tǒng)的工作方式，未能及時轉(zhuǎn)變觀念，進而導(dǎo)致共享服務(wù)中心建設(shè)過程緩慢，長此以往，將會影響員工工作的積極性，導(dǎo)致共享中心無法順利建成；3.財務(wù)共享服務(wù)建設(shè)工作比較流程化，員工工作內(nèi)容較為重復(fù)，員工難以在工作中提升自己，導(dǎo)致員工對未來的發(fā)展失去信心，容易造成員工離職的問題。

三、提升質(zhì)量的措施

(一)遵循共享建設(shè)原則，做好上線調(diào)研工作

目前，企業(yè)的發(fā)展表現(xiàn)為經(jīng)營范圍廣、經(jīng)營活動廣泛多樣，集團企業(yè)具有規(guī)模大、跨地區(qū)的特點。因此，在建立財務(wù)共享服務(wù)中心之前，必須從企業(yè)集團抽調(diào)骨干人員成立籌備小組，嚴格按照財務(wù)共享指引進行前期準備，并收集企業(yè)財務(wù)人員的建議。在了解市場需求的基礎(chǔ)上，根據(jù)共享服務(wù)中心的建設(shè)要求，全面分析信息價值，梳理出服務(wù)中心建設(shè)所需的信息。在我國，大中企業(yè)財務(wù)共享中心主要以集約型為主，支撐企業(yè)國內(nèi)范圍的財務(wù)業(yè)務(wù)，一個強大的信息系統(tǒng)來做承載至關(guān)重要。同時在推動共享中心運營系統(tǒng)建設(shè)中，要做好企業(yè)內(nèi)部全產(chǎn)業(yè)鏈各業(yè)務(wù)流程、環(huán)節(jié)的信息系統(tǒng)建設(shè)的同步規(guī)劃，充分讓企業(yè)在“數(shù)字化”轉(zhuǎn)型的過程中實現(xiàn)各流程環(huán)節(jié)的全覆蓋，真正形成企業(yè)全過程的“大數(shù)據(jù)”管理，推動XRBL規(guī)范在企業(yè)內(nèi)部應(yīng)用，最終讓共享中心通過信息系統(tǒng)成為最可靠的財務(wù)數(shù)據(jù)提供者，為企業(yè)經(jīng)營決策服務(wù)。

(二)優(yōu)化管理流程

通常情況下，企業(yè)的實際情況、業(yè)務(wù)模式、管理權(quán)限、具體需求等并不完全相同，企業(yè)財務(wù)共享在設(shè)置工作流程的過程中應(yīng)結(jié)合具體需求作出相應(yīng)的調(diào)整，以便工作流程更貼合實際業(yè)務(wù)，財務(wù)共享才能為企業(yè)提供優(yōu)質(zhì)高效服務(wù)。在實施企業(yè)管理流程的過程中，注意以下幾個方面的內(nèi)容：第一，堅持“以流程為導(dǎo)向”的原則，在實施過程中，通過管理流程來提高相關(guān)數(shù)據(jù)信息的準確性和財務(wù)信息的透明度，從而有效提高工作效率。第二，在經(jīng)常流程管理優(yōu)化工作的過程中，要對相關(guān)部門的職能明確劃分，除了將企業(yè)會計核算納入共享服務(wù)范疇，在共享中心管理中還可以納入資金管理，以此實現(xiàn)融資管理的優(yōu)化。第三，在共享服務(wù)管理流程中將業(yè)務(wù)部門納入其中，比如業(yè)務(wù)端的原始發(fā)票信息由業(yè)務(wù)人員錄入，并與系統(tǒng)供應(yīng)鏈單據(jù)信息進行關(guān)聯(lián)集成，這樣都能夠有效提高管理效率。

(三)提高員工綜合素質(zhì)

共享服務(wù)中心的財務(wù)人員不僅需要具備專業(yè)知識，更加需要崗位創(chuàng)新能力、對外溝通能力以及全球化的戰(zhàn)略視野，所以在選拔人才和引進人才時要著重篩選。人才選聘應(yīng)從“數(shù)量增長”向“結(jié)構(gòu)優(yōu)化、能力提升”轉(zhuǎn)變，立足于建立“運營中心、專家中心、創(chuàng)新中心”的定位，從招聘開始，企業(yè)就可以側(cè)重于多專業(yè)學(xué)位的優(yōu)秀畢業(yè)生，不僅掌握財會知識，又要掌握其他語言或者對外貿(mào)易等多維知識體系的人才。在后續(xù)人才培養(yǎng)時，按需施教，引導(dǎo)員工主動適應(yīng)共享發(fā)展環(huán)境，激發(fā)人才活力，為財務(wù)共享高質(zhì)量發(fā)展提供堅強人才保障。具體方法如下：1.做好員工的培訓(xùn)工作，使其能夠充分地了解共享服務(wù)信息管理的流程，進而更好地投入到共享服務(wù)中心的建設(shè)中。在處理財務(wù)信息時更加準確，避免出現(xiàn)財務(wù)信息核算不準的現(xiàn)象；2.提高企業(yè)的變革執(zhí)行力，使員工能夠盡快熟悉共享服務(wù)中心的建設(shè)方式，保障共享服務(wù)中心建設(shè)的順利完成。然后，需要在保證流程化管理的同時提高員工工作的積極性，使員工能夠積極地投入到共享中心建設(shè)中，保障共享中心建設(shè)具有良好的效率；3.為員工提供學(xué)習(xí)機會，內(nèi)容涵蓋財務(wù)、信息系統(tǒng)、人工智能技術(shù)等，使員工在共享中心建設(shè)過程中能夠不斷創(chuàng)新并適應(yīng)財務(wù)轉(zhuǎn)型，提高員工的綜合素質(zhì)。

(四)提高共享服務(wù)水平

財務(wù)共享服務(wù)中心建設(shè)模式的選擇對于企業(yè)的發(fā)展具有重要意義，選擇的模式是否符合企業(yè)的發(fā)展戰(zhàn)略、模式是否適用于企業(yè)，決定著財務(wù)共享服務(wù)中心的職能是否能夠充分地發(fā)揮，是否能夠真正意義上的促進企業(yè)發(fā)展。為了保障共享模式的合理性，需要提高共享服務(wù)水平，使財務(wù)共享中心的建設(shè)更加完善。提高共享服務(wù)水平的方法如下：1.做好共享中心的試點和測試工作，這樣可以及時發(fā)現(xiàn)共享過程中存在的問題，有針對性地對問題進行改進，在初試階段消除財務(wù)管理過程中存在的疏漏，使共享中心的建設(shè)更加完善；2.做好職責(zé)的劃分工作，使內(nèi)部分工更加明確。為此，需要將內(nèi)部分工與共享中心建設(shè)相結(jié)合，這樣可以使各部門間財務(wù)信息的管理更加明確，提高部門之間相互配合的效率，避免由于業(yè)務(wù)重疊進行重復(fù)統(tǒng)計，使財務(wù)數(shù)據(jù)更加準確；3.做好數(shù)據(jù)的整合工作，合理地對財務(wù)數(shù)據(jù)進行整理和分類，有效避免數(shù)據(jù)流失，降低共享模式下財務(wù)管理的風(fēng)險；4.建立健全共享模式的內(nèi)控制度，以及質(zhì)量體系認證的實施，從根本上將制度化、標準化融入員工的日常工作，提高風(fēng)險預(yù)警能力，全面提升共享運營水平。

四、結(jié)語

綜上所述，財務(wù)共享中心是未來經(jīng)濟發(fā)展的必然趨勢，也是實現(xiàn)財務(wù)轉(zhuǎn)型、提升財經(jīng)管控、強化業(yè)務(wù)管控的必要手段。財務(wù)共享中心既是財務(wù)數(shù)據(jù)處理與流轉(zhuǎn)的集成中心，更是業(yè)財融合、協(xié)同管理的交互平臺。雖然，共享中心的建設(shè)初期面臨著組織人力及業(yè)務(wù)協(xié)同等方面的難點，但它是大型企業(yè)管理改革的必然要求，更是適應(yīng)時代環(huán)境、競爭要求的客觀產(chǎn)物。經(jīng)過不斷的系統(tǒng)迭代和標準完善，共享中心定能滿足時代需求和企業(yè)需求，為企業(yè)的健康有序發(fā)展提供有力支撐。■