事業單位檔案管理信息化建設探討

摘要：以檔案管理工作的信息化建設重要性作為切入點，打造智能化自動化的檔案管理體系，可以有效增強事業單位的發展質量，確保數據信息分析更加合理。但是從實踐的角度來講，在事業單位檔案信息化建設過程中，管理理念、管理機制以及管理模式存在一系列的問題，將直接影響檔案信息化建設的力度和效率。因此必須要完善檔案管理制度，落實好信息化系統以及軟件的優化升級，全面提升檔案信息化以及標準化建設。這樣才可以為事業單位的日常運行以及發展奠定良好的基礎。

關鍵詞：事業單位;檔案管理;信息化建設

本文以理論分析以及技術分析的方式，打造具有針對性的檔案管理體系，不僅是本文論述的重點，也是進一步強化事業單位內部控制質量的關鍵研究課題。

1、檔案管理信息化建設的重要性

事業單位作為為大眾提供高質量公共服務的重要主體，在滿足人們日益增長的物質文化需求的同時，還需要打造具有針對性的內部控制體系，全面提升自身的服務價值以及服務能力。而事業單位發展過程中產生的大量數據信息以及資料，便是檔案管理工作的重要內容，其中涵蓋了事業單位自身的發展模式、發展歷史、重點事件、人力資源信息、業務發展狀態以及整體社會發展規律等多種領域的文字文本[1]。

而原有的檔案管理工作是建立在人工管理以及紙質化儲存的基礎上實現的，效率較低，易破損，不易儲存，同時利用價值有限。而通過信息技術和大數據技術，將原本的紙質文字進行數字化轉型，以數據信息的方式記錄下來，能夠有效提升檔案數據，分析效率和分析深度，提升數據傳輸速度，同時加強數據分類和管控的有效性。不僅能夠為檔案資源的整合和分類奠定基礎，也可以有效推動檔案管理體系的發展水平。

2、事業單位信息化檔案建設的主要矛盾

2.1信息化認知矛盾

當前小部分事業單位的管理者認為檔案管理工作是事業單位的輔助性工作內容，并未認識到企業對事業單位本身的發展影響，因此原有的檔案管理模式更新力度不足，關注力度較差，信息技術的引進缺乏科學性和合理性，導致檔案工作的信息化建設始終無法推進。

2.2檔案團隊優化質量不佳

檔案信息化建設必然依賴于大量的信息技術以及軟硬件設備，那么就要求原有的檔案工作人員必須要具備較為完善的技能水平。但是當前部分事業單位的檔案管理人員培訓機制無效，內容不夠充足，檔案管理工作人員的綜合素養以及基礎管理技能落后，根本無法滿足當前的信息化建設以及升級需求。

2.3檔案管理模式較為單一

即便是利用了信息技術打造了檔案管理體系，但是部分事業單位自身的檔案管理工作全面性理念滲透不足，將直接導致檔案管理工作依舊局限在檔案管理部門以及人力資源部門。這導致檔案管理與其他部門、事業單位的發展間存在斷層關系，大量的數據信息無法應用到實際業務中去，在實踐中產生的數據信息也未能及時的進行存檔和整理。整體的模式較為單一，缺乏有效的溝通交流渠道，進一步降低了檔案管理的時效性以及共享性。

3、事業單位檔案信息化建設的優化策略

3.1落實完善的制度體系優化

首先事業單位必須要結合當前的檔案管理發展現狀，以信息技術作為主要依托，重新擬定科學的檔案管理制度，并且確保制度體系具有可操作性、實踐性以及安全性，例如階段性的檔案信息系統升級制度、設備優化維護制度;

打造完善的檔案信息化建設制度體系監督模式確保所有的制度可以落地有聲，并且結合制度執行之后的實際發展情況進行分析和總結調整制度體系的細節，確保整體制度具有科學性，并且能夠不斷升級;

制定科學的人員培訓制度體系以及績效評價體系，通過培訓和學習強化工作人員的信息化技術掌控能力，這樣可以為檔案工作的信息化轉型提供依據，也能夠為后續的技術升級奠定基礎。

這種方式能夠最大限度為檔案管理工作的信息化建設提供有效保障，避免細節存在問題，能夠提供明確的方向和指導思想。

3.2落實好軟件體系和系統升級

事業單位本身的檔案數據信息具有極強的重要性，大量的保密檔案信息在信息化轉型過程中必須要進行安全控制。這其中不僅要以開放性原則為基礎，構建多元主體相交互的檔案管理信息系統，還需要全面提升信息系統的應用價值以及安全性能。首先需要以數據共享以及資源互通為原則，落實好軟件系統的擴充。某企業結合該原則，打造了共享信息服務體系和無障礙數據傳播系統，詳細結構如圖1所示。

用戶以及各個業務部門可以直接通過該系統進行檔案數據信息的傳輸存檔以及獲取可以有效提升，但數據傳輸的質量和應用價值。

其次需要進一步加快綜合性服務平臺的建設。主要指的是要以滿足各方主體需求為目標，全面拆解事業單位內部的人員組織架構以及部門架構，以其實際需求為基準，打造綜合性服務網站，可以以事業單位的內網為主與檔案管理系統進行串聯。通過大數據實現各個部門管理體系以及業務開展模式的分析，從而共同完成檔案管理工作的存檔以及數據分類。在這個過程中必須要強化防火墻技術、密鑰技術、智能網絡監控技術體系的應用，全面提升數據庫的安全性和穩定性。

3.3提升檔案管理信息化建設的標準化及規范性

事業單位的檔案管理信息化建設，往往直接影響事業單位本身的發展水平以及服務質量，因此檔案管理必須要條理清楚，且具備規范性的管理流程。例如在檔案目錄數據庫建設的過程中，不僅要符合國家標準，還需要具備極強的個性化特點，要滿足不同事業單位自身的管理習慣以及管理需求。同時檔案設置的提交、審核、掃描、使用以及歸檔還需要具備規范流程，每一個流程都要設置重要節點。

利用這種方式不僅能夠打造具有極強聯動性的檔案信息化管理系統，數據的儲存、分類、應用、調取也更加便捷，具有了規范性的流程，便能夠為后續的檔案工作創新提供有效的依據。

結束語：

綜上所述，在當前的信息化發展環境下，事業單位也必須要及時的做出調整，通過信息技術來強化檔案管理工作的效率，打造完善的軟件體系以及網站系統，落實好相關設備的維護，進一步強化工作人員的培訓質量以及技能水平，營造具有規范性和制度性的檔案管理流程和信息化發展體系不僅可以提升檔案數據的應用價值，也可以為事業單位后續的業務開展奠定創新基礎。

參考文獻：

[1]李峰.提升事業單位檔案管理信息化建設的方法策略[J].辦公室業務，2017，（24）：89-90.

作者簡介：趙彬冰（1973年3月）女，漢族，本科學歷，籍貫：甘肅高臺，研究方向：檔案管理。