石油企業人事檔案管理工作的現狀及創新

褚巍崴

摘要：近幾年來，國內石油企業由于人事檔案管理工作問題，人才周轉困難，從而走向落沒，所以石油企業深切的感受到人事檔案管理有多么的重要。本文主要討論這一背景下石油企業人事檔案管理建設的現狀及創新，以期為石油企業檔案管理和服務工作的改革發展提供參考。

關鍵詞：石油企業;人事檔案;現狀;創新

我國石油企業在信息化發展和改革方面已有大量嘗試，人事檔案管理建設取得了一定的成效。新修訂的《檔案法》指明了石油企業管理的責任，但據調研發現，現階段我國石油企業在管理方面發展不均衡，服務創新相對滯后，不同的檔案分類管理由于受服務觀念、技術手段等因素的影響，還存在一些問題和不足，制約了石油企業人事檔案管理建設的深入發展。

1、石油企業人事檔案管理工作的現狀

1.1工作人員能力不足

我國石油企業的人事檔案管理能力偏弱，檔案管理人員存在“重保管輕利用”的舊觀念，人事檔案管理服務意識不足，且很多人也未認識到檔案資源的重要性，只重視人事檔案管理傳統模式等。在我國的一些地方石油企業中，多數檔案人員對法律、人文、信息化等知識精通的較少，也阻礙了檔案信息資源的開發利用。究其原因，此外，石油企業較多的檔案管理人員沒有專業的技術知識，對人事檔案的收集管理工作一竅不通，經常出現人事檔案遺失和歸檔錯誤的情況，對人事檔案管理工作的開展造成不利影響。檔案工作人員的服務能力與意識出現缺失，對檔案服務的社會功能定位認識不足，阻礙了檔案信息資源的開發利用，不利于人事檔案管理的發展。

1.2人事檔案管理發展中的技術手段有待提高

傳統人事檔案管理進程中，檔案信息技術服務水平并不高，一是數字化發展的進程不均衡，二是利用電子計算機檢索的服務系統有待完善，檔案查詢利用功能有待進一步優化。在各級城建石油企業調研中了解到有石油企業在日常提供檔案利用中以電話咨詢為主，對利用者提供檔案查詢、復制、取件等傳統服務;再如，檔案利用檢索網站、檢索工具沒有及時更新，石油企業檢索目錄不健全，電子檔案信息內容建設不足，造成網上檔案原文查閱局限較大。由于經費投入不足，尤其是數字化、信息化設備采購不足，質量驗收環節等方面存在安全風險;查詢調取的檔案也多為紙質檔案，不方便提供利用。就目前國內石油企業信息化改革的技術應用來看，面向公眾服務的檔案資源深度開發和利用的新型技術應用尚未普及。新檔案法提倡要積極推進電子檔案管理信息系統建設，需要調整信息技術服務水平。

1.3人事檔案管理范圍和方式創新不足

我國石油企業以往就承擔了服務職能，但其服務范圍較窄、服務形式單一，石油企業在檔案利用服務方面有一定制約。在服務范圍方面，由于受到石油企業管理內容制約，收集范圍限制等因素影響，其服務內容和對象有一定局限性。在傳統檔案服務工作模式下，缺乏檔案企業之間的業務聯系與交流合作等。在檔案借閱與登記查詢方面，需要開具介紹信，查閱手續較為繁瑣。一些石油企業，對于其歸檔資料來看，提供利用的信息數量和類型都很受限，且實體檔案管理難度大，難以滿足石油企業員工需求。因此，石油企業需要積極拓展面向社會的管理范圍，重視管理創新，由此真正有效地推動人事檔案管理事業發展。

2、石油企業人事檔案管理建設的創新措施

2.1提高檔案管理人員整體素質與創新能力

圍繞石油企業人事檔案管理工作的創新對檔案機構主體責任的要求，檔案人員應做好為滿足石油企業員工日益增長的物質文化需求提供管理，努力提升服務意識和創新能力。檔案工作者要意識到信息化建設是當前檔案服務工作的重點，要具有熟練的信息處理能力，通過創新提升檔案的潛在價值。新時期，檔案利用服務要向社會化服務模式推進，改變由為石油企業服務轉向為石油企業員工服務為主。開展“請進來”活動，邀請相關領域專家、學者作學術報告、開辦講座等;同時開辦“走出去”活動，多為利用服務崗位的工作人員提供外出學習的機會，還通過形式靈活多樣的繼續教育，將業務培訓與崗位人員自主學習相結合，不斷提升和完善業務綜合素質。

2.2加強與人事檔案管理相匹配的技術創新

結合石油企業人事檔案管理工作的創新，一方面要進一步推進傳統載體檔案數字化，加速石油企業數字化轉型升級;另一方面要充分運用信息化、網絡化的技術手段，根據用戶需求，整合檔案信息資源，加強電子文件的收集歸檔，開發人事檔案管理管理系統。可通過加強以計算機網絡平臺和電子數據庫為主要內容的信息化建設，建立健全檔案檢索體系，完善檔案數字化應用技術相匹配的各個項目。例如，中國石油正開展MIS系統優化建設工作，將檔案信息資源集中起來，定期進行系統升級，重點解決掃描影像的全生命周期的安全管理，嘗試建立每個影像文件的元數據庫，及時發現問題，配合影像備份策略，為用戶提供支持全文影像信息的調閱體驗。這一項目支持多種搜索途徑，借助信息技術和智能手段，提升檔案信息資源的共享水平。

2.3完善人事檔案管理方式和擴大服務范圍

在完善檔案服務方式方面，將檔案信息資源共享平臺建設進行深層次開發，提升服務質量。實現數據共享的工作目標，優化了檔案服務工作流程。在擴大服務范圍方面，通過加強檔案機構間的業務聯系，借助大眾傳播媒介等，傳播檔案文化、擴大檔案影響，有針對性的開發檔案信息資源，聯系公眾所能接觸到的各種數字化環境（微博、微信等形式）進行創新，提高用戶對檔案信息接收與利用的能力。滿足各類用戶檔案服務多元化需求，提高利用效率。人事檔案管理中心能夠通過理論和實操經驗上將對石油企業的各個業務板塊打通，避免形成信息孤島，更有利于人事檔案的管理。從2018年至2021年開展第二次人事檔案普查工作，形成了圖表、聲像、電子及實物等不同形式和載體的地名檔案。石油企業擴大服務范圍，加強溝通聯絡，滿足企業內部單位的利用需求。為適應信息時代所帶來的變革，不斷推進檔案服務工作向前發展。

結語

總體而言，石油企業人事檔案管理工作的現狀及創新研究有助于我國人事檔案管理發展事業的基本方向和內容，為檔案管理規范化提供了條件。對于石油企業而言，其一直走在人事檔案管理改革的前列，今后在人事檔案管理發展和改革中可根據《檔案法》的指導對人事檔案管理管理與創新進一步優化，并在檔案服務意識與能力、技術手段、服務范圍與方式創新方面加大投入，這樣才能逐步將石油企業的人事檔案管理工作角色從“信息保管者”向“信息開發者”過渡，從而為石油企業人事檔案管理的建設與發展創造更大空間。

參考文獻：

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