淺談如何在新形勢下做好重大活動(dòng)檔案的收集工作

楊琴

摘要：重大黨史活動(dòng)中已經(jīng)形成的黨史檔案資料，真實(shí)地完整記錄了我國經(jīng)濟(jì)社會(huì)建設(shè)和特色社會(huì)主義發(fā)展過程中的重要黨史歷程及重大活動(dòng)歷史文化面貌，是珍貴的現(xiàn)代信息技術(shù)資源和寶貴歷史文化財(cái)富。對(duì)于各級(jí)檔案行政管理部門來說，做好重大宣傳活動(dòng)相關(guān)檔案的調(diào)查收集整理工作，困難、希望、挑戰(zhàn)與發(fā)展機(jī)遇同時(shí)并存。但是，各種因素的影響，重大活動(dòng)檔案和突發(fā)事件檔案往往存在檔案分散保存，收集不全，歸檔不及時(shí)，忽略照片、音視頻及實(shí)物檔案的收集，以及整理不規(guī)范等問題。而重大活動(dòng)和突發(fā)事件一般涉及部門多，產(chǎn)生的檔案也較多，要抓好檔案的收集管理工作，需要我們進(jìn)一步建立健全機(jī)制，通過上級(jí)部門統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，各部門積極配合，檔案部門主動(dòng)作為，形成齊抓共管的局面，才能有效解決檔案分散，資源不齊等問題。本文面對(duì)目前實(shí)際情況，擬就建立健全重大活動(dòng)和突發(fā)事件檔案的收集管理機(jī)制提出初步建議。

關(guān)鍵詞：新形勢;檔案收集;重大活動(dòng)

一、重大活動(dòng)檔案所擁有的特質(zhì)

（一）重大社會(huì)活動(dòng)歷史檔案中的歷史紀(jì)念價(jià)值高。首先，重大活動(dòng)往往指的是一個(gè)國家地區(qū)或地方政府的急難險(xiǎn)重準(zhǔn)備工作，其中很多重大活動(dòng)往往涉及地區(qū)政府的最高層、各行各業(yè)的高管、各領(lǐng)域?qū)W術(shù)界的重要領(lǐng)軍人物，所以已經(jīng)形成的活動(dòng)資料往往是可保存性和價(jià)值較高。[1]其次，重大社會(huì)活動(dòng)中所舉辦的重要成果往往都是能夠給一個(gè)地方社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展帶來一定的社會(huì)改變，能夠真實(shí)性的反映一個(gè)地方的經(jīng)濟(jì)發(fā)展成長過程。再次，重大社會(huì)活動(dòng)中的檔案管理能夠?yàn)橐院罄^續(xù)舉辦此類重大活動(dòng)開展提供一定經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)參考和一定歷史發(fā)展依據(jù)。

（二）重大活動(dòng)中的檔案資料形成相對(duì)較分散，收集的檔案資料不慎缺失或欠真實(shí)，檔案行政管理部門未及時(shí)介入重大活動(dòng)。我國重大活動(dòng)相關(guān)檔案管理工作一直實(shí)行統(tǒng)一組織領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的工作原則，縣級(jí)以上黨委應(yīng)當(dāng)切實(shí)加強(qiáng)對(duì)重大活動(dòng)相關(guān)檔案管理工作的組織領(lǐng)導(dǎo)，協(xié)調(diào)研究解決重大檔案管理工作過程中的重大疑難問題，建立健全同級(jí)檔案管理行政部門同步業(yè)務(wù)，部門直接參與重大管理活動(dòng)的檔案工作協(xié)調(diào)機(jī)制并將重大活動(dòng)相關(guān)檔案進(jìn)行收集、整理和報(bào)送移交工作所需要的經(jīng)費(fèi)總額列入有關(guān)部門年度預(yù)算。活動(dòng)展期結(jié)束后相關(guān)資料的重新收集整理將會(huì)有一定難度。一般有的情況下重大宣傳活動(dòng)都是需要在其下設(shè)一個(gè)組委會(huì)，組委會(huì)又可以分為幾個(gè)職能不同的各個(gè)工作小組，各一個(gè)小組中所需要涉及的成員單位不同，辦公室的地點(diǎn)設(shè)置可能也不是很集中，人員往往流動(dòng)較大，在日常組織管理和各項(xiàng)工作的檢查督辦上就也會(huì)有一定的困難度，所以若要想將重大活動(dòng)舉辦過程中可能產(chǎn)生的重大檔案資料收集齊全，更是難上加難。如部分主辦單位脫貧攻堅(jiān)工作、疫情防控工作雖然開展得非常順利，但由于開展結(jié)束后檔案資料分散且難保管、檔案資料直接漏收、不能及時(shí)收集的現(xiàn)象比較普遍。檔案資料收集不完整、缺乏歸檔整理。

二、應(yīng)對(duì)重大活動(dòng)檔案收集工作的有效對(duì)策

（一）切實(shí)加強(qiáng)各級(jí)組織領(lǐng)導(dǎo)管理，建立健全重要檔案行政管理部門相關(guān)機(jī)制，主動(dòng)參與管理日常活動(dòng)和重要突發(fā)事件。一般活動(dòng)涉及部門比較多，所組織形成的重要文件數(shù)量較大、類別繁多、載體多樣，收集難度較大。要抓好這項(xiàng)工作必須加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，由多個(gè)部門承辦并設(shè)立籌委會(huì)或組委會(huì)的重大活動(dòng)和突發(fā)事件，將檔案主管部門納入重大活動(dòng)和突發(fā)事件工作成員單位，以加強(qiáng)對(duì)重大活動(dòng)和突發(fā)事件檔案收集管理工作的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)。[1]通過采取事前積極準(zhǔn)備，事中主動(dòng)介入、事后跟蹤檢查的工作方式，全程派員參與重大政治活動(dòng)和社會(huì)突發(fā)事件相關(guān)檔案的收集管理，從一個(gè)源頭上切實(shí)確保重大社會(huì)活動(dòng)事件檔案的齊全與完整。同時(shí)，將重大專題活動(dòng)的專項(xiàng)檔案，同組織征集整理工作會(huì)議一并，列入重大專項(xiàng)活動(dòng)組織議題，同上升為承辦成員及單位各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)干部重大會(huì)議討論重要內(nèi)容。在重大人事活動(dòng)中，定期組織召開人事辦公會(huì)，總結(jié)和組織部署單位本階段各項(xiàng)工作。檔案資料收集管理部門一定要積極爭取重要專題會(huì)議的"一席之地"，爭取更大發(fā)言權(quán)，讓各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)充分了解我們檔案收集工作的特殊重要性及其在我們整體檔案工作中不可或缺的重要地位，使我們的檔案工作成果得到廣泛認(rèn)可和大力支持。

（二）切實(shí)加強(qiáng)重大政治活動(dòng)文件檔案保護(hù)執(zhí)法管理力度。由于多種社會(huì)因素直接導(dǎo)致國家檔案行政管理部門不斷出現(xiàn)消極擾亂執(zhí)法、執(zhí)法不嚴(yán)，甚至出現(xiàn)違法責(zé)任追究解決不了的不良現(xiàn)象。為了切實(shí)做好重大宣傳活動(dòng)有關(guān)檔案調(diào)查征集管理工作，我們必須堅(jiān)決摒棄錯(cuò)綜復(fù)雜的中國人情倫理觀念，不怕檔案得罪任何人，加強(qiáng)監(jiān)督執(zhí)法，對(duì)不高度重視重大宣傳活動(dòng)有關(guān)檔案管理，造成重大有關(guān)活動(dòng)檔案非法涂改、偽造、損毀、丟失，不按有關(guān)規(guī)定及時(shí)歸檔、移交有關(guān)檔案，擅自非法提供、抄錄、公布、銷毀重大宣傳活動(dòng)有關(guān)檔案的以及有關(guān)檔案管理工作人員其他存在瀆職違法行為的有關(guān)單位或者個(gè)人切實(shí)依法及時(shí)做出決定限期責(zé)令改正、通報(bào)批評(píng)、行政處分、賠償經(jīng)濟(jì)損失，構(gòu)成犯罪的依法追究直接刑事責(zé)任。[3]同時(shí)還要加強(qiáng)對(duì)檔案行政管理部門的執(zhí)法監(jiān)督，促進(jìn)各級(jí)檔案行政管理部門執(zhí)法人員對(duì)檔案違法行為的嚴(yán)肅查處。執(zhí)法與行政監(jiān)督雙項(xiàng)職能同時(shí)展開，并有效預(yù)防和及時(shí)檢查糾正執(zhí)法中的錯(cuò)誤，保證我國檔案事業(yè)執(zhí)法執(zhí)政行為公平、客觀、公正，促進(jìn)我國檔案事業(yè)依法進(jìn)行，有序發(fā)展。

三、結(jié)語

針對(duì)重大活動(dòng)中重要檔案資料形成的各項(xiàng)基本特點(diǎn)和資料收集如何保持齊全完整的重大難點(diǎn)，應(yīng)該從各級(jí)檔案行政管理部門必須提前組織介入和及時(shí)加強(qiáng)檔案監(jiān)督、指導(dǎo)，以及不斷提高各級(jí)地方人民政府或者重大活動(dòng)組織承辦方等單位的重大事件檔案管理意識(shí)，從高度重視提高工作人員的素質(zhì)以及正確參與活動(dòng)方式等多個(gè)方面角度著手，才能盡量做到保證重大活動(dòng)中的檔案資料收集的齊全和完整。

參考文獻(xiàn)：

[1]李濤.建立健全機(jī)制進(jìn)一步做好重大活動(dòng)和突發(fā)事件檔案收集管理工作[J].云南檔案，2020（11）：38-39.

[2]劉堃.淺談如何在新形勢下做好重大活動(dòng)檔案的收集工作[J].辦公室業(yè)務(wù)，2020（18）：49+78.

[3]于洋.做好重大活動(dòng)檔案收集工作的對(duì)策[J].蘭臺(tái)內(nèi)外，2017（01）：54.