關(guān)于奎文區(qū)流動(dòng)人員人事檔案的調(diào)查報(bào)告

摘要：人事檔案工作對(duì)于任何一個(gè)企業(yè)都是至關(guān)重要的。為實(shí)現(xiàn)人事檔案更便捷的管理，維護(hù)檔案真實(shí)、完整和安全，我們需加強(qiáng)檔案工作的信息化管理，主動(dòng)求變。

關(guān)鍵詞：人事檔案;管理;對(duì)策

奎文區(qū)地處中心城區(qū)，是金融商務(wù)中心、智慧科創(chuàng)中心、文化時(shí)尚中心、教育健康中心的聚集地，轄區(qū)內(nèi)中小企業(yè)眾多，人員流動(dòng)頻繁，加之就業(yè)人員自主性強(qiáng)且外來(lái)就業(yè)務(wù)工人員眾多，主要從事于第三產(chǎn)業(yè)和服務(wù)行業(yè)。而現(xiàn)行流動(dòng)人事檔案保障體系是按照存在勞動(dòng)關(guān)系的傳統(tǒng)就業(yè)形態(tài)來(lái)設(shè)計(jì)的，與多元化就業(yè)趨勢(shì)相比，流動(dòng)人事檔案面臨著新挑戰(zhàn)。

（一）奎文區(qū)流動(dòng)人員人事檔案的組成。

按照存檔人員的類別劃分，奎文區(qū)流動(dòng)人員人事檔案主要有四大類構(gòu)成。其中：非公有制企業(yè)及社會(huì)組織聘用人員的檔案，約占存檔比例的30%;辭職辭退機(jī)關(guān)事業(yè)單位或企業(yè)單位解除或終止勞動(dòng)關(guān)系人員的檔案，約占存檔比例的15%;未就業(yè)的高中專畢業(yè)生及出國(guó)留學(xué)人員的檔案，約占存檔比例的20%;自由職業(yè)或靈活就業(yè)人員的檔案四大類組成，約占存檔比例的35%。由此可見，企業(yè)聘用人員檔案和靈活就業(yè)人員的檔案是我區(qū)流動(dòng)人員人事檔案的主要來(lái)源。

由于奎文區(qū)流動(dòng)人員數(shù)量較大、流動(dòng)性強(qiáng)，現(xiàn)有的檔案管理模式與經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展需要尚有一定差距，主要有：

1、個(gè)人對(duì)存檔意識(shí)淡薄，在需要的時(shí)候才查找檔案。

人事檔案是記錄個(gè)人一生的學(xué)歷及工作的佐證，也是社會(huì)保險(xiǎn)機(jī)關(guān)認(rèn)定繳費(fèi)年限、退休年齡、有毒有害崗位時(shí)間的重要憑證;同時(shí)也是人事管理嚴(yán)格用人單位在招用、提拔使用時(shí)的必要審查材料。在現(xiàn)實(shí)工作中，往往需要辦理養(yǎng)老、醫(yī)療保險(xiǎn)轉(zhuǎn)移或增減、工作關(guān)系變更或調(diào)動(dòng)手續(xù)、單位政審或公證時(shí)才查找自己的檔案。

2、企業(yè)用工單位不重視，員工人事檔案無(wú)所謂。

部分企業(yè)用工單位認(rèn)為只要簽訂勞動(dòng)合同，繳納社會(huì)保險(xiǎn)就可以，檔案材料不用保管。部分單位對(duì)員工人事檔案漠不關(guān)心，認(rèn)為只有國(guó)有、事業(yè)單位才需要人事檔案，造成了員工人事檔案內(nèi)容缺失，不能如實(shí)反映個(gè)人工作經(jīng)歷。

3、專職人事檔案管理管理人員少，基本上人員兼職管理。

部分企事業(yè)單位由于人事專業(yè)人員少，基本上會(huì)計(jì)出納兼職單位人事專員，主要負(fù)責(zé)繳納社會(huì)保險(xiǎn)和企業(yè)報(bào)稅，兼職管理人事檔案專員。人事檔案專員的缺失及單位對(duì)檔案管理不規(guī)范，造成員工調(diào)離、辦理失業(yè)登記、退休手續(xù)等業(yè)務(wù)時(shí)，檔案關(guān)鍵材料缺失、遺漏。

4、人事檔案接收標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一、檔案內(nèi)容缺失，甚至存在死檔等問(wèn)題突出。

由于人才的流動(dòng)、單位更換頻繁等原因，棄檔不用人員越來(lái)越多，導(dǎo)致檔案不能如實(shí)反映每個(gè)人的情況;同時(shí)人事檔案部門實(shí)行封閉式管理，只有組織部門或?qū)Ｈ耸褂茫瑐€(gè)人不接觸檔案，往往造成員工檔案內(nèi)容的缺失或損壞。

（二）奎文區(qū)流動(dòng)人員檔案管理要求。

1、流動(dòng)人員檔案，是指經(jīng)辦業(yè)務(wù)科室在辦理流動(dòng)人員業(yè)務(wù)過(guò)程中，直接形成的具有保存和利用價(jià)值的紙質(zhì)材料、圖片、電子文檔或其他不同載體的歷史記錄。歸檔文件，應(yīng)依據(jù)次號(hào)順序以活頁(yè)方式裝訂于相關(guān)類別的檔案夾內(nèi)，并視實(shí)際需要注明目次號(hào)碼，以便翻閱。檔夾的背脊應(yīng)標(biāo)明檔夾內(nèi)所含材料的分類編號(hào)及名稱，以便查檔。

2、業(yè)務(wù)科室負(fù)責(zé)業(yè)務(wù)辦理結(jié)束后材料的收集、整理，歸檔后由中心檔案科統(tǒng)一負(fù)責(zé)管理。檔案科定期對(duì)檔案的保管狀況進(jìn)行全面檢查，做好記錄，發(fā)放問(wèn)題采取積極有效措施，保證檔案的安全。

3、流動(dòng)人員轉(zhuǎn)續(xù)過(guò)程中形成的記錄、證據(jù)、依據(jù)，要按照檔案管理規(guī)定整理、立卷、歸檔。

4、要確保歸檔材料的完整、安全，不得偽造、篡改、毀損、遺失和泄密。未經(jīng)鑒定和批準(zhǔn)，不得銷毀任何檔案材料。

5、與工作無(wú)關(guān)的人員不允許隨便查閱歸檔材料。確需查閱的，需在科室工作人員陪同下進(jìn)行查閱。

6、查閱檔案一般只限在室內(nèi)，并不得吸煙、不準(zhǔn)對(duì)檔案勾畫、涂改、剪裁。如因特殊情況需要借閱，必須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)并嚴(yán)格履行借閱登記手續(xù)，限期歸還。

7、對(duì)檔案進(jìn)行涂改、偽造、損壞、遺失或擅自銷毀等行為的將追究相關(guān)責(zé)任。

（三）奎文區(qū)流動(dòng)人員人事檔案管理下一步對(duì)策。

1、加大對(duì)流動(dòng)人事檔案的宣傳，公布檔案管理服務(wù)機(jī)構(gòu)責(zé)任清單。

流動(dòng)人事檔案由縣級(jí)以上公共就業(yè)和人才服務(wù)機(jī)構(gòu)以及經(jīng)人社部門授權(quán)的單位進(jìn)行管理，其他單位未經(jīng)授權(quán)不得管理流動(dòng)人員人事檔案。針對(duì)人事檔案查找難問(wèn)題，公開檔案管理服務(wù)機(jī)構(gòu)信息和辦事指南，逐步實(shí)現(xiàn)“互聯(lián)網(wǎng)+檔案查詢服務(wù)”，檔案基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫(kù)與網(wǎng)絡(luò)對(duì)接工作，逐步實(shí)現(xiàn)流動(dòng)人員人事檔案線上和線下存管、在線查閱檔案、網(wǎng)上辦理業(yè)務(wù)。

2、規(guī)范用人單位檔案轉(zhuǎn)遞手續(xù)，簡(jiǎn)化企業(yè)辦理人事檔案流程，建立人事檔案完善歸檔機(jī)制。

用人單位在與職工解除勞動(dòng)關(guān)系后，必須履行及時(shí)轉(zhuǎn)移職工檔案和補(bǔ)充材料的義務(wù)，按照《企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》第十八條規(guī)定：企業(yè)職工調(diào)動(dòng)、辭職、解除勞動(dòng)合同或被開除、辭退等，應(yīng)由職工所在單位在一個(gè)月內(nèi)將其檔案轉(zhuǎn)交其新的工作單位或其戶口所在地的勞動(dòng)人事部門。如果用人單位與勞動(dòng)者解除或終止勞動(dòng)關(guān)系時(shí)，不按規(guī)定轉(zhuǎn)移職工檔案，應(yīng)承擔(dān)賠償責(zé)任。

3、實(shí)行奎文區(qū)流動(dòng)人員人事檔案歸口管理和檔案接收承諾制。

由于流動(dòng)人員人事檔案流動(dòng)性強(qiáng)，隨著人員調(diào)動(dòng)其人事檔案可能會(huì)在多家檔案管理服務(wù)機(jī)構(gòu)之間轉(zhuǎn)遞，按照人社部要求，實(shí)行檔案接收告知承諾制。對(duì)缺少非關(guān)鍵材料的，采取先存后補(bǔ)方式予以接收;對(duì)缺少關(guān)鍵材料的，采取一次性告知所缺材料及其可能造成的影響，經(jīng)本人作出書面知情說(shuō)明、承諾補(bǔ)充材料后予以接收，有效避免人事檔案在轉(zhuǎn)遞過(guò)程中存在的接收難問(wèn)題。

4、數(shù)字化、信息化的運(yùn)用，逐步推行電子化人事檔案。

運(yùn)用數(shù)字掃描、信息化技術(shù)采集等技術(shù)，將紙質(zhì)檔案電子化。逐步建立數(shù)字、電子檔案資源庫(kù)，為檔案“一窗式辦理”提供基礎(chǔ)。逐步形成窗口受理、后臺(tái)辦理、系統(tǒng)自動(dòng)備案，網(wǎng)上可以核查的閉環(huán)模式，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)一次采集全面共享使用。逐步破除檔案在轉(zhuǎn)接中存在的壁壘，形成線下存管、線上服務(wù)的新模式，暢通數(shù)字化及電子檔案流轉(zhuǎn)通道。

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作者簡(jiǎn)介：劉亮（1985.12），男，漢族，山東臨朐人，大專，科員，從事檔案管理方向研究。