企業檔案管理的問題與思考

唐式英

摘要：檔案管理對企業可持續發展存在著十分重要的現實意義。然而長時間以來，我國大部分企業均沒有對此項工作引起必要的重視，在檔案管理當中衍生出了各種各樣的問題，繼而阻礙了企業發展的腳步。對此，針對這些問題進行探討，并在此基礎上提出切實可行的解決措施，旨在全面提高企業檔案管理水平。

關鍵詞：企業檔案管理;企業管理問題;思考

在企業剛開始建設時檔案就已經產生，其充分展示出了企業從開始到發展壯大的所有環節，貫穿于企業的歷史，繼而為企業的所有決策提供有價值的信息。但在大部分企業中，檔案管理存在五花八門的問題，對企業發展水平產生了不利影響。對此，針對這些問題展開進一步論述，并提出合理化建議。

一、企業檔案管理工作的意義

所謂企業檔案，簡單地說是在其每一項活動中所衍生出來的全部檔案的總和。從客觀的角度出發來講，企業檔案為以下幾個方面提供了重要的參考依據：一是生產管理;二是經營管理;三是人力資源管理;四是產品研發;五是財務管理。針對企業領導層來說，其應當結合企業檔案，對所有工作人員的素質、品行等方面有一個全面的認識，熟知本企業的技術實力，旨在做出最為恰當的決策，以此來促進企業管理質量的全面提升。由此可見，做好檔案管理工作對提高企業內部管理水平、促進企業健康發展等方面均有著積極的意義。

二、企業檔案管理工作中的主要問題

（一）沒有認識到檔案管理工作的重要性

長期以來，很多企業在開展檔案管理工作期間并不具備足夠的基礎設施，甚至管理資金也常常處于緊缺狀態，無法得到有效保障，由此導致檔案的利用率不理想，無法站在戰略的立場上從檔案當中獲得有價值的信息，繼而對此項工作的開展水平帶來不利影響。

（二）企業檔案管理力量不充足

在很多企業當中，相關管理者身兼多職的情況比比皆是，同時職位變動頻率較為頻繁，尚未形成專門人才，甚至有些單位尚未建設獨一無二的部門，顯然這會影響到檔案管理工作水平。一些管理者綜合能力不高，在檔案管理方面也不具備較強的知識儲備，沒有對此項工作有一個全面的認識，無法熟練掌握整理歸檔裝訂等一系列環節，無法游刃有余地勝任此項工作，這樣很容易致使一些檔案發生收集不到位的情況，從而致使檔案資源的缺失。

（三）檔案信息化建設無法緊跟時代的腳步

很多企業檔案管理模式主要以人工方式為主，顯然這樣會導致信息化建設無法緊跟時代的腳步。借助于人工方式不單單會讓整體效率大打折扣，還容易增加錯誤情況發生的次數。即便在信息化不斷發展的時代，大部分企業也無法利用信息化帶來的優勢，這樣長此以往下去會致使檔案整理方式更新速度不快，從而與當前社會發展需求背道而馳。

（四）管理與服務存在脫節情況

第一，檔案的門類存在著單一化的特點，大部分企業總是將目光放在文書檔案之上，而沒有對業務資料的收集予以高度重視，顯然這會對檔案系統的完整性帶來不利影響。第二，對檔案的保護力度遠遠不夠，導致很多檔案流失。第三，大部分企業往往將目光放在了存儲上面，卻沒有對其應用問題引起必要的重視。很多企業收集完相關檔案之后，就會將其一直存儲起來而很少再去翻閱，忽略了檔案在企業發展期間的重要價值。這不單單會阻礙到企業發展的腳步，還會造成過度浪費。

三、對企業檔案管理工作的對策

（一）加強對檔案管理工作的認識

積極宣傳檔案工作的重要性，確保相關管理者以及工作人員均可以深刻意識到此項工作的重要意義。將更多的目光放在此項工作的開展之上，并在此基礎上把其提升至重要位置，促使企業可以得到廣泛關注。不只是這樣，還應當對此項工作投入足夠的資金扶持，為此項工作可以暢通無阻地進行下去提供應有的保障。

（二）科學立檔，構建行之有效的收集制度

從企業的角度出發來講，其應在以下幾個方面認真遵循檔案管理標準：一是分類檔案;二是歸檔范圍;三是保管期限等。與此同時，還要持續提升檔案整理工作標準，嚴格按照相關要求開展檔案整理工作，確保檔案內的每一個文件均處于完整狀態。規范檔案管理工作，對檔案種類做好相應的劃分工作，為日后檔案的存儲與應用提供應有的便利。

（三）對檔案服務機制加以創新

規范管理檔案的內容，在持續提升檔案水平的同時，應當采取有效措施完善與優化文獻資源，這樣做的目的是促使檔案管理可以朝著規范化與標準化的方向前進，繼而為企業的可持續發展打下扎實的基礎。不僅如此，還應當讓檔案管理服務的創新意識得到進一步地加強，加快現代化建設的腳步，旨在為經濟建設帶來益處。

（四）加大檔案管理隊伍建設的力度

基于經濟水平持續提高的大環境下，相關管理者應當緊跟時代的腳步，應當擁有較強的綜合能力與較高的道德品質，同時還要求相關工作人員要端正自身工作態度，以最飽滿的熱情投入到檔案管理工作當中。從企業的角度出發來講，企業應當具備相應的人才存儲，加大資金的投入力度，只有這樣才能加快其發展的腳步。

（五）要加快企業的信息化建設

在充分借助大數據優勢的基礎上，構建起與之相匹配的檔案信息數據庫，把檔案做好信息化處理，以此來促進檔案管理與信息化建設共同實施。與此同時，還要對現代化發展成果加以利用，借助于信息技術以及網絡技術來順利實現檔案信息的網絡化，從而促進現代化建設水平與質量的全面提升。針對企業檔案現代化建設環節來說，一定要將目光放在隱私的保護之上，為檔案管理工作得以順利實施創造優越條件。

（六）做好檔案管理的安全防護工作

應當嚴格結合有關法律法規開展檔案管理工作。針對檔案安全管理工作來說，相關企業需要加大資金的投入力度，除了要高度重視人為影響之外，還應當關注防潮、防火等相關方面。就那些特殊檔案而言，一定要將更多的時間和精力投入到對其的防護當中，如果有必要則需要進行單獨的防護手段。與此同時，還應當對企業知識產權做好法律備案工作。

四、結束語

檔案管理作為企業內部管理中的重要組成部分。倘若想要提升企業工作水平，加快企業發展的腳步，那么就要將更多的目光放在檔案管理之上，并在此基礎上構建科學合理的檔案管理模式，采取針對性的手段妥善處理檔案管理工作存在的各種問題，為企業得以健康發展保駕護航。

參考文獻：

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