新時代事業單位檔案管理工作探究

任毅

摘要：檔案管理工作是事業單位一項重要的基礎性工作，是提高事業單位工作質量和工作效率的必要保障。進一步提升事業單位檔案管理水平，全面加強信息服務供給能力是順應時代發展的必然要求。目前，部分事業單位的檔案管理模式已逐步落后于時代發展要求，需采取有效措施，進一步優化檔案管理模式，提高檔案管理質量，充分發揮其信息服務功能，更好服務社會經濟發展。

關鍵詞：新時代;事業單位;檔案管理;工作探究

引言

在事業單位管理工作中，檔案管理占據著較重要的位置。作為事業單位管理工作崗位的基本工作，檔案通常會記錄此事業單位的成長過程，是精確分析事業單位成長能力，評價人才培養效率、發展潛力的重要標志。因此，檔案管理工作效率的強弱將直接決定著其它部門工作的品質。通過事業單位內部檔案資料的擴大，檔案管理員的工作量也隨之增大，一些問題也就凸顯出來，主要表現為對檔案管理不夠注重、管理工作者的技能較弱、檔案管理體制不完善、檔案管理的現代電子信息程度不高等方面。隨著社會的發展，事業單位應該更加注重檔案管理人員的技能提升，確保檔案管理效率的上升，使之更好地帶領其他部門的成長，更好的適應時代的要求，充分發揮事業單位公共服務性，滿足社會需求。

一、當前事業單位檔案管理工作存在的主要問題

1.1事業單位檔案檢索和使用效率不高

部分事業單位檔案檢索效率不高。檔案檢索效率與檔案利用效率息息相關，如果檢索效率低，勢必會影響檔案利用效率。之所以出現檔案檢索效率低的問題，就在于事業單位對檔案管理重視不足，沒有給檔案管理部門配備足夠的軟硬件設施和先進的信息技術，致使檔案管理工作雖然進行了信息化建設，但并沒有達到預期效果，特別是很多設備很難滿足現代檢索技術的需要，在很大程度上降低了檔案檢索效率。同時，事業單位檔案使用效率低下。事業單位保存的大量檔案信息資源，能夠在經濟社會發展中發揮重要作用，但部分單位還存在“重管理、輕開發”思想，對檔案信息資源開發重視不足，限制了檔案信息資源的使用效率。

1.2檔案管理信息化程度不高

現代化信息技術領域的進步，引起了各個領域工作方式的變化，各單位都在逐步采用現代化要素，但對信息技術的應用卻進展緩慢。有的單位在日常工作中不使用計算機，在檔案管理數字化、信息化發展過程中，如果沒有充分利用計算機，就不可能創造提高信息化水平的基本條件。一方面，相關的信息和信息設備并不適合系統開發，系統訪問受到嚴格限制，如果訪問人數偏多，就會造成卡頓，甚至出現癱瘓;而另一方面就是事業單位缺乏相應的現代化技術支持，現代化意識不強，直接導致了檔案管理工作的低效和落后。

二、新時代事業單位檔案管理工作探究

2.1規范完善檔案管理機制

檔案管理的煩瑣性、復雜性決定了從業者必須持續優化完善檔案管理機制，進行嚴格、有序的規范化管理。事業單位在檔案日常管理過程中，一定要注重管理的流程化、規范化、制度化，及時制修訂相關檔案管理制度辦法，明確紙質檔案、電子檔案各自的管理方式，從檔案的收集、整理、歸檔、管理、利用等各環節對相關管理人員的操作提出具體要求，做好檔案管理中間各環節的銜接，形成紙質檔案、電子檔案雙重閉關管理。此外，在優化檔案管理機制中應堅持以服務社會發展為導向的原則，樹立檔案“大數據”觀，重點提升檔案的“大服務”能力，避免檔案閑置在庫房，最大限度將非涉密檔案進行數字化處理，并上傳線上公之于眾，供需要者隨時閱覽使用，以真正發揮檔案的信息服務作用。

2.2開展檔案技能培訓，強化檔案管理的監督

基于事業單位檔案管理工作的革新與完善，需要從檔案管理人員入手，開展好檔案管理的專業技能培訓，強化檔案管理的監督。例如：基于事業單位檔案數字化建設的實際需求，在組織內部開展關于檔案管理的信息技術培訓，使得檔案管理人員掌握到信息技術與新的檔案管理手段，同時增強檔案管理人員的信息素養。一方面，事業單位要為檔案管理人員搭建起信息技術學習平臺，必要情況下與其他機構或組織進行合作，聯合對事業單位檔案管理人員的信息技術素養與能力進行培訓。另一方面，事業單位檔案管理人員個人要增強檔案管理意識，充分的認識到檔案管理工作的重要性。為了強化檔案管理人員的工作意識與責任心，事業單位需要根據檔案管理工作的開展需要，進一步建立建全檔案管理的監督機制，將問責與監管落實到每一個檔案管理人員身上，對檔案管理人員的工作績效進行定期或突擊的考察，從而強化檔案管理人員的工作意識，使得事業單位檔案管理越發規范化、標準化，推動事業單位檔案管理工作的長效開展。

2.3提升檔案管理信息化水平

隨著信息技術的日益普及和向各部門的發展滲透，任何單位和個人都無法在廣大社會團體中獨立工作，組織內檔案管理也無法適應現代化成長的需求，管理中的出錯率高、任務量大、品質差、辦公效率低等現象越來越明顯，電子信息化的管理方式還有待加強。就檔案管理而言，需要投入大量的資源，建立目標檔案管理系統，使管理中的工作內容轉變為電子數據進行儲存，以提高檔案管理及檢索的效率，避免過度修改紙質文件而對檔案造成的損害，推行檔案管理系統，將極大地提高資源利用率，減少資源浪費，提高檔案管理的針對性。事業單位應根據自身發展的實際需要，結合各部門檔案管理工作的需要，廣泛開展調研，在合理的預算條件下，引進先進的現代化管理類設施，為檔案管理能力的提升奠定基礎。

結束語：

總而言之事檔案管理工作對事業單位的穩定發展具有重要意義，在人事考核、人力資源優化中都起著重要作用。在當前我國經濟發展進入全新階段的背景下，事業單位內部改革工作也在深入推進。在人事檔案管理工作中存在的各種問題，需要有關人員創新管理辦法，轉變思想觀念，提升自身素質，積極引進先進技術，提升檔案管理水平，推動事業單位的穩定發展。

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