企業檔案管理的現存問題及解決對策

田歌

摘要：檔案管理影響著企業的長遠穩定發展，與社會主義經濟建設有著極為緊密的聯系。檔案對于企業的發展是非常重要的，檔案作為一種無形的資產影響著企業的整體發展，同時對企業的管理運營也具有重要的意義，當前各個領域對檔案的管理工作不太重視，沒有從根本上認識到檔案管理的重要性，同時每個企業對檔案管理的水平也存在不同，管理水平參差不齊，存在許多的漏洞和不足，這樣會阻礙企業未來發展。面對這樣的形式，要求企業從上至下提高對檔案管理的重視，從制度上進行落實，積極地引進優秀的檔案管理人才，從主觀意識上認識到檔案管理的意義。

關鍵詞：企業檔案管理;現存問題;解決對策

引言

隨著大數據技術的不斷發展應用，已經有效解決了一直以來困擾檔案管理的資料存儲與應用的技術瓶頸問題，提升了信息管理的智能化水平。進入大數據時代，檔案管理工作應堅持創新原則，樹立創新理念，將其同大數據時代的特點與要求結合起來，不斷提升檔案管理的質量和水平。

1企業加強檔案管理的意義

企業在生產實踐與經營管理中，真實具體反映企業的實際狀況，更多的需要企業檔案資料的支持，對于企業檔案來講不僅是一份簡單的資料，其作為企業資源重要的組成部分，能夠為企業未來的發展提供重要的依據。檔案的良好性主要表現在人力資源細節信息記錄完善，能夠使得企業根據這些檔案來對企業進行良好的管理，例如員工職位調動等，保證企業能夠對相關人才進行合理地運用，從而使得企業在未來得到更好的發展。良好的檔案管理還能夠有效地增強企業相關知識以及技術的儲備，使得企業的知識產權以及機密文件得到有效管理，為企業未來良好發展提供保障。良好的企業檔案管理還能夠使得企業在發展過程中逐漸增加風險抵抗能力，在有相關法律糾紛過程中能夠有實際的證據，從而保證企業的合法權益。總的來講，良好的檔案管理能夠使得企業得到更好的發展，獲得更大的經濟效益以及社會效益。

2企業檔案管理的現存問題

2.1檔案工作得不到應有的重視

企業檔案是企業活動的真實記錄，對于服務企業中心工作、維護企業和職工權益具有不可替代的依據和憑證作用。然而受經濟效益驅動和檔案工作不常顯耀于人前的特點影響，企業領導往往將更多的注意力放在研發、生產、設備、采購、銷售等關系企業命脈的關鍵部門，對于檔案部門基本是“用時方想起、不用拋腦后”。檔案工作得不到足夠的重視，就會連帶影響檔案工作的開展和資金投入，沒有資金投入或資金投入很少就會出現檔案部門設備設施陳舊落后的狀態，進而又影響到檔案人員工作的主動性、積極性，如此形成惡性循環。

2.2信息化建設投入不夠

信息化發展迅速，企業檔案發展還停留在數字化開發階段，要使檔案發展借力信息技術，企業信息化建設就需要投入大量的資金，配套設備和高水平技術人才。但實際工作中，大多數企業往往在信息資源的開發中主要以自身生產經營為主，常常忽略了檔案資源信息化建設上的投入。

2.3檔案管理安全機制不健全

擁有海量的信息資源是大數據的一個突出特點，在大數據時代，信息具有公開性、廣泛性與動態性，在特定情況下，對一些檔案信息的價值很難估量，需要建立一定的信息安全機制。只有檔案管理在安全有保障的環境中開展，才能順利開展后續的數據信息分析處理工作，保障信息效益。不然，不安全的環境甚至會喪失前期檔案管理工作的意義。當前我國檔案系統還存在一定缺陷，沒有一個完整的安全規章制度，不能全面保障檔案的安全，檔案信息容易遭到黑客等不法分子的攻擊破壞，出現信息泄露或者損壞。并且網絡帶有一定的虛擬性質，其本身就帶有天然的不安全因素，容易影響到檔案管理的穩定。

3企業檔案管理解決對策

3.1累優勢，提高領導及部門關注度

“打鐵還需自身硬”，要獲得領導以及其他關鍵職能部門的重視，檔案部門首先要做好自己，在未獲得矚目的時候專注于把工作做好，把專業優勢積累起來，確保關鍵時刻能夠拿得出、用得上。例如，適時向領導展示檔案開發利用、信息化建設成績;辦理檔案移交和利用服務時，把檔案管理原則和方法潛移默化地向對方滲透;平時在深入挖掘檔案價值、創新服務方式、提供主動服務上多鉆研、多出成果;抓住機會搞好檔案工作和檔案人物宣傳等，只要檔案部門同心協力，真正下功夫為檔案工作做實事、謀出路，那么贏得關注和支持是遲早的事情。有了各方面的關注和支持，就等于構建了暢通而嚴密的工作網，優化了檔案整體工作環境，那么檔案工作何來痛點、難點、盲點、斷點。

3.2加強企業檔案信息化管理

檔案管理人員要以新信息技術為手段，開發線上檔案資源并定向開放，用信息平臺替代人工，更科學高效地提供檔案信息資源支撐。將線上檔案資源深入分析，定向安全開放，結合企業組織機構建立檔案信息系統，還要提升檔案信息資源質量。在建立企業檔案信息數字化時，要注意網絡誠信，如果資源在網絡上無限制的轉發、分享，不僅會對企業造成一定影響，還會對企業的檔案管理工作造成阻礙，也會讓人們對網絡產生畏懼，從而更加閉塞了檔案資源的有效利用。因此，完善網絡安全、誠信節制使用檔案資源顯得尤為重要。因此，需要共同努力，借助信息技術發展機遇，做好檔案安全管理工作，提升檔案管理水平，大力發展檔案事業，用檔案產品助力企業生產經營。

3.3完善檔案管理相關制度

企業應完善檔案管理相關制度，將檔案管理工作的各個環節進行有效落實，制定科學、合理的制度進行支撐，提出統一的標準化管理，約束工作人員的行為規范，提高檔案管理的整體效率。當前許多企業缺乏檔案管理的相關制度，這是由于企業的領導層面不重視檔案管理的相關工作，對于檔案管理的知識和法律不了解，這就需要企業領導積極學習檔案管理的相關理論和法律，提高對檔案管理的認知，進而積極組織優秀的檔案管理人員來共同構建檔案管理機構。另外，檔案管理工作需要進行細分，明確檔案管理的流程和細節，明確檔案管理的注意事項和標準，最大程度地發揮檔案管理的作用和功效。

結束語

綜上所述，在當前狀況下，企業要想在未來得到更好的發展需要做好檔案管理的改革創新，充分認識檔案管理工作的重要性，做好相關人員的培訓，加大信息化建設力度，有效地提升檔案管理工作的效率以及質量，為企業未來發展打下堅實的基礎，有效地推動企業的經濟效益和社會效益的提高，讓檔案的功能促進企業更好地服務于社會和民生。

參考文獻

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