“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下中職檔案管理存在的問題解析

姜家松

（晉江市晉興職業(yè)中專學(xué)校，福建 晉江 362214）

1 問題的提出

從當(dāng)前的現(xiàn)狀來看，檔案管理屬于中職院校的重要一部分，在中職成長和發(fā)展的過程中扮演著重要的“角色”。檔案管理的內(nèi)容比較的廣泛，行政、教學(xué)、黨務(wù)、科研等內(nèi)容都屬于檔案管理的范疇[1]。做好檔案管理，屬于中職院校的主要任務(wù)，需要在整理、收集、保管、開發(fā)等內(nèi)容的基礎(chǔ)上，提高對師生的服務(wù)性[2]。中職院校檔案在全面的基礎(chǔ)上真實(shí)的記載了師生在學(xué)校的全部過程，承載著學(xué)生在學(xué)校的各項(xiàng)活動。檔案管理是中職學(xué)校發(fā)展壯大的寶貴財(cái)富，展現(xiàn)了檔案的文化底蘊(yùn)，將辦學(xué)理念和辦學(xué)特色相互結(jié)合起來，呈現(xiàn)到大家的視野當(dāng)中，真實(shí)地反映出學(xué)校的管理水平。中職檔案管理需要滿足學(xué)校檔案的正常收入和存后，將檔案的附加價(jià)值體現(xiàn)出來，并充分地使用此種價(jià)值，有效的服務(wù)于中職學(xué)校和社會[3]。但是，在實(shí)踐的過程中，中職院校自身辦學(xué)特色與傳統(tǒng)高校檔案管理建設(shè)存在著很大的不匹配的問題，不僅大家的重視程度不足，而且檔案利用率低。鑒于此，如何立足自身的管理特色，使用“互聯(lián)網(wǎng)+”的優(yōu)勢，加大中職檔案管理建設(shè)？就成為當(dāng)前情況下，大家需要關(guān)注的重點(diǎn)與難點(diǎn)。

2 “互聯(lián)網(wǎng)+”背景下中職檔案管理存在的問題

2.1 對檔案管理工作重要性認(rèn)識不足

“互聯(lián)網(wǎng)＋”背景下的中職學(xué)校檔案管理展現(xiàn)了及時(shí)記錄、使用便利、具有風(fēng)險(xiǎn)、載體脆弱等特點(diǎn)。檔案管理是一項(xiàng)復(fù)雜的工作，不僅會涉及師生的重要檔案，還會涉及一些其他的內(nèi)容。通過互聯(lián)網(wǎng)的方式，立足于問題，不斷擴(kuò)大規(guī)模，提升檔案的種類，向著更高的層次實(shí)施發(fā)展。無論是從基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，還是到學(xué)校的文化管理，都呈現(xiàn)了較強(qiáng)的豐富性。隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)一步發(fā)展，檔案管理的要求也更加嚴(yán)格。但是，在實(shí)踐的過程中，檔案管理工作在學(xué)校地位相對較低，政策扶持不到位，領(lǐng)導(dǎo)也不夠足夠重視。在檔案管理工作的過程中，管理人員的數(shù)量不足，在面對龐大的管理系統(tǒng)的時(shí)候，都會出現(xiàn)心有力不足的情況[4]。檔案管理手段單一，成效較低。這些問題的出現(xiàn)，都是由于中職學(xué)校不重視所造成的，中職學(xué)校的檔案管理方式都處于被動的防守狀態(tài)，主動服務(wù)的思想不足，沒有認(rèn)識到互聯(lián)網(wǎng)的優(yōu)勢。

2.2 檔案基礎(chǔ)設(shè)施信息化建設(shè)滯后

檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施簡陋。檔案室中的基礎(chǔ)設(shè)施基本上都是其他辦公室淘汰下來的電腦，不僅啟動較慢，并且安全風(fēng)險(xiǎn)性較高。基礎(chǔ)檔案設(shè)置偏低，不僅會影響到檔案管理的質(zhì)量，還會影響到對應(yīng)的工作效率。并且室內(nèi)還存在攝像的死角，保存起來存在風(fēng)險(xiǎn)，中病毒的概率較高。還有部分的中職學(xué)校，檔案管理還在使用紙質(zhì)的建設(shè)方式，查閱起來比較麻煩。自動化辦公設(shè)備和數(shù)字檔案建設(shè)之間存在著較大的關(guān)聯(lián)性。在設(shè)備制約的基礎(chǔ)上，影響了進(jìn)一步的發(fā)展。檔案信息差錯頻現(xiàn)，可信度偏低，影響了檔案管理的質(zhì)量[5]。

2.3 檔案管理工作機(jī)制不規(guī)范并且人員素質(zhì)低

在中職檔案管理的歷程中，其內(nèi)容屬于一個業(yè)務(wù)性很強(qiáng)的工作，需要具備一定的專業(yè)性水準(zhǔn)。由于人員不足，加之檔案管理機(jī)制不完善，政策扶持不到位，難以適應(yīng)信息化的高速發(fā)展。數(shù)字化檔案建設(shè)的不完善，需要不斷地壯大知識隊(duì)伍，提升人員待遇。實(shí)踐中，檔案管理部門的人員缺少培訓(xùn)的力度，很多都是身兼數(shù)職。與此同時(shí)，檔案管理部門沒有有效的和其他的部門實(shí)施合作，導(dǎo)致檔案信息的真實(shí)性不足，缺少專業(yè)的培訓(xùn)與創(chuàng)新精神，讓檔案管理處于不規(guī)范的狀態(tài)，并且不能使用“互聯(lián)網(wǎng)+”的優(yōu)勢，很難滿足當(dāng)前的發(fā)展需要[6]。

3 “互聯(lián)網(wǎng)+”背景下中職檔案管理路徑

3.1 健全檔案管理領(lǐng)導(dǎo)體制

“互聯(lián)網(wǎng)＋”為中職學(xué)校檔案管理帶來了很大的優(yōu)勢性，有助于提升檔案管理效率，保持檔案存放規(guī)范化，推動檔案管理手段的優(yōu)化。因此，相關(guān)的人員需要認(rèn)識到“互聯(lián)網(wǎng)＋檔案管理”的優(yōu)勢性，探索新的檔案管理模式。第一，中職學(xué)校需要提升領(lǐng)導(dǎo)的重視程度。檔案管理工作離不開教師的支持，檔案管理工作的重視程度不足，阻礙了檔案管理的可持續(xù)發(fā)展。此時(shí)，就需要領(lǐng)導(dǎo)承擔(dān)起歷史的使命，加大對檔案管理的重視程度，定期對相關(guān)的人員進(jìn)行培訓(xùn)，加大制度考核建設(shè)，提升激勵發(fā)展，為以后的資料管理奠定良好的基礎(chǔ)。第二，需要健全檔案管理制度。建立館長責(zé)任制，將相關(guān)的內(nèi)容落實(shí)到個人，定期的培訓(xùn)學(xué)習(xí)，并且轉(zhuǎn)變原有的檔案管理措施。使用“互聯(lián)網(wǎng)＋”的方式，掌握檔案管理的最新動態(tài)，達(dá)到學(xué)以致用的主要境界。增強(qiáng)檔案和管理人員的邏輯分析能力，提升對應(yīng)的職業(yè)修養(yǎng)，樹立較強(qiáng)的專業(yè)性，增強(qiáng)管理隊(duì)伍建設(shè)，及時(shí)的更新工作理念，保持內(nèi)外的聯(lián)系。

3.2 健全檔案管理制度提升檔案人員專業(yè)素質(zhì)

第一，需要中職學(xué)校在“互聯(lián)網(wǎng)＋”的基礎(chǔ)上，完善檔案管理制度。優(yōu)化檔案管理法規(guī)法律，加強(qiáng)法制化建設(shè)。加大司法程序保護(hù)力度，避免暗箱操作的問題出現(xiàn)。第二，需要加強(qiáng)檔案管理人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)，包含網(wǎng)絡(luò)運(yùn)營、檔案收集、整理、創(chuàng)新等方面的主要內(nèi)容。第三，引進(jìn)檔案管理專業(yè)人才。建立檔案管理交流群和公眾號，事業(yè)單位與中職院校對接，建議統(tǒng)一操作平臺，實(shí)現(xiàn)資源共享。

3.3 注重檔案開發(fā)編研提升信息服務(wù)質(zhì)量

第一，中職學(xué)校需要在“互聯(lián)網(wǎng)＋”的視野當(dāng)中，充分開發(fā)庫存檔案資源，保持庫存資源面向大眾，將其的主要價(jià)值呈現(xiàn)到大家的視野當(dāng)中。現(xiàn)在的檔案需要進(jìn)行電子化輸入，保持良好的查閱性。第二，需要提升檔案信息利用服務(wù)水平。加大檔案的宣傳力度，向著主動的方式進(jìn)行發(fā)展。保持檔案管理的專業(yè)性，強(qiáng)化工作人員的服務(wù)意識，對檔案的全過程事實(shí)和合理的保存。減少隨意剔除信息的存在，保持原始信息的完整性。

4 結(jié)語

隨著社會的進(jìn)步，“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代的到來，信息化的建設(shè)為各個領(lǐng)域注入了新鮮的“活力”。中職學(xué)校檔案資料也不例外，也需要在“互聯(lián)網(wǎng)＋”的基礎(chǔ)上，統(tǒng)籌發(fā)展，提升基礎(chǔ)建設(shè)。檔案管理是師生的發(fā)展歷程，學(xué)校發(fā)展的“證人”。中職學(xué)校檔案管理需要加強(qiáng)檔案管理監(jiān)督，提高管理人員信息技術(shù)水平，增強(qiáng)檔案資料收集力度，構(gòu)建完善的檔案管理制度，增強(qiáng)學(xué)生的學(xué)習(xí)意識，加大上岸管理的服務(wù)性價(jià)值，促進(jìn)中職學(xué)校的可持續(xù)發(fā)展。