基層單位檔案信息化建設途徑分析

王海霞

摘要：對于基層單位的發展而言，什么是最重要的呢？有的人認為是管理，有的人認為是相關的制度。大家似乎都忽略了基層單位檔案信息的管理工作。通常來說，基層單位檔案信息的管理工作是被忽略的，因為在人們的印象當中，這項工作并沒有任何的工作難度，并且更多的是在記錄已經完成的項目工作，看似對于單位的發展沒有做出太多貢獻。但是，難道基層單位的檔案信息管理真的沒有任何關注的必要嗎？

關鍵詞：基層單位;檔案信息化建設;途徑分析;檔案管理

本文重在談論基層單位檔案信息化的建設，其實主要談論的目的是為了讓更多基層單位能夠認識到檔案信息化建設的重要性，然而，根據我國現階段基層單位發展的情況來看，在此之前，我們必須要讓相關管理人員認識到檔案管理的重要性以及必要性，只有讓相關管理人員明確的認識到檔案管理工作的價值，才能夠讓基層單位更加投入到檔案的信息化建設工作中來。因此，本文會針對檔案信息管理的重要性、信息化建設的優勢等內容展開分析。

1 檔案管理的意義

在基層單位發展的過程中，即便是檔案管理工作，一直在被人們忽略的情況下，這項工作卻依然沒有被廢除。原因就是這項工作有開展的必要性。我們可以從個人的角度理解。在一個人成長的過程中，必然會經歷許多事情，并且在每一件事情過后都會進行相應的總結與復盤，這項工作的目的是為了找出自己在這件事中的不足，方便在下一次優化自己的處理方式。也就是說，這是一種經驗積累的過程。對于基層單位的發展而言，同樣是如此。基層單位在發展的過程中，勢必會經歷很多項目，而在做項目的過程中，也會遇到許多的阻礙，在克服阻礙與處理困難的過程中，我們往往會根據實際情況的不同而選擇不一樣的方式，這些做法有時會讓我們克服困難，而有時會讓我們的項目陷入困境。我們希望記錄的就是每一次處理困難與阻礙時的經驗。這些經驗能夠在日后的發展過程中給予管理人員一定的處理問題的思路。可以讓相關團隊在日后做項目的時候，更加游刃有余地面對產生的困難，也能夠更加及時快速的處理好相應的阻礙。在整體上來看，是能夠提高項目完成質量的，而項目的完成質量又與基層單位的發展息息相關。綜上所述，基層單位的當管理是具有一定的必要性的。

2信息化建設的優勢

在發展的過程中，檔案管理已經形成了較為成熟的一套體系。即便是人們不花多余的精力去關注，該項工作也能夠進行的井井有條。所以在全民創新的背景下，大家都在優化其他的工作板塊，都選擇使用更加先進的技術來提高工作的質量與效率，卻偏偏忽略掉了檔案管理項工作。其實，這也與人們的陳舊思維有關。在人們的印象當中，檔案管理是有專門負責人來完成的工作，一來只是對發生過的項目進行簡單的記錄，二來是在記錄過后對相關的檔案進行分門別類的整理。無論是哪一種工作都不具備較高的難度，即便是受教育程度比較低的人群，也能夠勝任工作。從這個方面來看，的確，檔案管理并不需要過多的關注。也并不需要投入過多的人力、物力來優化該項工作的發展。然而，事實真的如此嗎？在經歷了長時間的發展之后，基層單位的檔案信息真的是能夠通過人力來完成相關整理的嗎？我們先不論信息的基礎數量，先來談論信息的分類方式，以及整理方式，陳舊的管理方式是否能夠符合現代化工作情況的需要呢？這些才是決定我們是否要針對檔案管理做工進行信息化建設的主要因素。

在現代化社會發展的背景下，無論是做什么工作都以質量以及效率優先，而傳統的檔案管理方式，并不能夠利于相關管理人員快速的尋找檔案信息，不能夠快速的提供給管理人員思考的方向，換言之，缺少了提供參考的“及時”，讓參考價值有所降低。而信息化建設會利用計算機技術以及信息技術等先進技術，將所有的檔案信息進行分門整理分類，建立屬于基層單位發展的專屬數據庫，一旦在項目進行的過程中出現任何的阻礙，管理人員都能夠在數據庫中借助不同關鍵詞來找到自己想要的檔案信息，而這個過程也不過短短幾分鐘，大大提高了信息篩選的效率。而另一方面，在基層單位工作的過程中，時間在推移，檔案信息的數量也一直在增加，大量的檔案信息會管理人員帶來不小的工作壓力，很容易出現管理的問題。比如記錄的內容并不符合實際的情況，比如在做檔案時，沒有針對細節部分進行描述，以及沒有按照原有的分類方式，將所有檔案進行有序的分類等等。這些不僅會讓檔案管理的工作陷入混亂，還會讓人們的查閱更加的麻煩，而信息化建設就能夠優化這些內容，強大的智能化信息處理能力能夠快速完成信息庫的建立。

總結語

基層單位必須要意識到對檔案管理工作的忽略，并且改正這種想法。積極投入人力物力來完成檔案管理的信息化建設。雖然是后勤部門的工作優化，卻能夠影響到其他項目部門工作的進行，因此，該工作有一定的監督必要。基層單位應該聘請有能力，有專業技術的人來完成相應的管理工作，并做出一定的監督。在落實信息化建設的過程中，基層單位要給予足夠的支持，無論是人力上的支持，還是經濟上的支持，這都是建設落實的關鍵。

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