網(wǎng)絡環(huán)境下高校檔案風險防控研究

郭蓉

摘 要：隨著高校檔案信息化建設的不斷推進，檔案管理的內(nèi)容和服務對象范圍進一步擴大，高校檔案管理環(huán)境也從過去封閉的實體環(huán)境轉(zhuǎn)變?yōu)殚_放的網(wǎng)絡環(huán)境。網(wǎng)絡環(huán)境下高校檔案管理的人為、技術(shù)和環(huán)境風險呈現(xiàn)更為復雜的特性，檔案風險防控現(xiàn)還存在一些問題。我們應采取強化信息安全意識，采取多元化的技術(shù)策略等對策，提升高校檔案風險防控能力。

關(guān)鍵詞：風險;檔案;網(wǎng)絡環(huán)境;高校

在檔案信息化建設的大背景下，電子檔案資源建設、檔案傳輸網(wǎng)絡化大大提升了高校檔案管理效率，也擴大了檔案信息服務的范圍與對象。高校檔案管理從封閉的實體檔案管理轉(zhuǎn)為開放的互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境，給檔案風險防控帶來了更大挑戰(zhàn)。網(wǎng)絡環(huán)境下，檔案內(nèi)容與載體具有高度的易變性，如何準確把握高校檔案面臨的人為、技術(shù)和環(huán)境風險，有針對性地實施風險防控策略，成為高校檔案管理一個新的課題。

1 網(wǎng)絡環(huán)境下影響高校檔案安全的風險因素

1.1 人為風險

隨著信息化建設的不斷推進，高校檔案管理各流程已基本實現(xiàn)了線上化，但從根本上說，檔案管理主體是人，完全杜絕人為風險因素的自動化、智能化管理模式尚無法實現(xiàn)。人為風險主要包括兩個層面。

1.1.1 用戶層面。缺乏信息保護意識的師生在檔案利用或信息登記時忘記注銷、泄露密碼或個人信息，導致檔案信息資源的泄露。但用戶沒有對數(shù)字檔案進行增刪改的權(quán)限，用戶層面的風險破壞力較小，產(chǎn)生的后果不會嚴重。

1.1.2 管理人員層面。與其他機構(gòu)不同，高校檔案管理涉及多個職能部門、二級學院以及社會內(nèi)外人員，同時層級多、涉及管理人員復雜。僅以學生基本信息為例，在辦公OA系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)中都能下載查詢。其中任何一個環(huán)節(jié)的疏忽都會導致信息丟失，近年來不斷發(fā)生的高校師生信息泄露案件也說明網(wǎng)絡環(huán)境下加強信息安全迫在眉睫[1 ]。

1.2 技術(shù)風險

網(wǎng)絡環(huán)境下，電子檔案資源逐漸成為檔案管理的主流，檔案內(nèi)容與載體可分離、傳輸網(wǎng)絡化的特點，讓使高校檔案在技術(shù)層面面臨更多風險。一般來說，高校網(wǎng)絡環(huán)境的搭建主要包括物理層、鏈路層、網(wǎng)絡層和傳輸層。技術(shù)風險主要存在于鏈路層和網(wǎng)絡層。在鏈路層會出現(xiàn)數(shù)據(jù)的丟失、泄露和被篡改的情況，由于用戶量的增多，數(shù)據(jù)利用請求激增，給服務器帶來了更大壓力，惡意的頻繁服務請求會占用大量節(jié)點資源，導致服務器響應變慢，嚴重影響用戶體驗。在網(wǎng)絡層，諸多檔案應用尚處于探索階段，相應的信息化建設和信息技術(shù)采納較為滯后。技術(shù)的進步和網(wǎng)絡環(huán)境的改變不斷產(chǎn)生新的信息安全威脅，給網(wǎng)絡層帶來更多不確定風險因素。

1.3 環(huán)境風險

環(huán)境風險主要存在于物理層和傳輸層。網(wǎng)絡環(huán)境下，電子檔案資源建設進一步加大了檔案數(shù)據(jù)管理的密度，檔案種類、體量大幅增加。目前，高校主流的電子檔案存儲以硬件存儲為主，因此機房和檔案庫房的環(huán)境就面臨著較高的信息安全風險，由此引發(fā)的信息安全事件所造成的后果和影響也愈加嚴重。另一方面，網(wǎng)絡的應用推動檔案從集中管理轉(zhuǎn)向分布式管理，從中心機構(gòu)存儲到節(jié)點存儲，文件的形態(tài)、結(jié)構(gòu)、格式、管理主體等的變化，檔案信息的內(nèi)容和范圍都在不斷擴大，工作環(huán)境愈加復雜，給檔案管理部門提出更高要求。而在傳輸層，密鑰泄露、管理機制不完善、個人信息安全意識淡薄等，都會導致檔案信息安全面臨威脅。

2 網(wǎng)絡環(huán)境下高校檔案風險防控存在的問題

2.1 信息安全意識不足

2.1.1 安全管理缺乏持續(xù)性。信息安全問題具有突發(fā)性、不確定性特點，信息安全策略也是“預防為先”。與其他管理手段相比，信息安全管理具有明顯的滯后性特征，其成效往往需要經(jīng)過長時間的檢驗，導致很多檔案管理部門逐漸放松日常的安全管理。在網(wǎng)絡環(huán)境下，檔案信息安全事件的突發(fā)性和實時性特征更加突出，破壞性更大，傳統(tǒng)管理模式下的集中式和突發(fā)式的檔案信息安全管理措施無法滿足當前的網(wǎng)絡環(huán)境。

2.1.2 檔案應急管理能力不足。當前高校檔案應急管理多針對實體檔案，由于網(wǎng)絡環(huán)境下檔案的可復制性和網(wǎng)絡化傳輸，實體檔案的應急管理措施已不適用于電子檔案管理，亟需創(chuàng)新。

2.2 信息安全技術(shù)滯后

安全技術(shù)主要體現(xiàn)在前端和后端：前端指面向用戶的服務與應用平臺，后端指后端的管理系統(tǒng)。前端和后端共同構(gòu)成了檔案管理的信息化系統(tǒng)，也是檔案管理網(wǎng)絡的基礎(chǔ)，其性能、功能和技術(shù)的完善直接決定了高校檔案部門的風險防控能力。目前高校檔案管理信息系統(tǒng)的開發(fā)還不完全成熟，網(wǎng)絡信息技術(shù)在高校檔案管理中的應用還較少，尤其是新興的物聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)和云計算，將其應用于檔案信息共享平臺中可能面臨一些問題，威脅檔案安全。此外，高校檔案種類豐富、體量巨大，包括文本、圖像、音頻、視頻等諸多載體格式，平臺的兼容性、存儲硬盤或光盤存儲的特點也各不相同，對技術(shù)要求也較高，給安全管理帶來更多風險[2 ]。

2.3 缺乏完善的監(jiān)管體系

當前，高校檔案管理制度和監(jiān)管體系的建立健全滯后。傳統(tǒng)高校檔案管理涉及職能部門和二級學院較多，組織松散，管理難度較大，一般是在二級單位設立兼職檔案員，檔案管理則由直屬部門負責，檔案部門僅負責歸檔和統(tǒng)籌。網(wǎng)絡環(huán)境豐富了電子檔案管理領(lǐng)域，產(chǎn)生了全新的監(jiān)管范圍和內(nèi)容。網(wǎng)絡環(huán)境下高校檔案管理呈現(xiàn)“用戶中心”和“社會化”趨勢，與傳統(tǒng)的檔案管理事前監(jiān)管模式存在一定沖突。同時，高校檔案管理監(jiān)管方式多以制度監(jiān)管、流程監(jiān)管和內(nèi)容監(jiān)管，還缺乏對技術(shù)的監(jiān)管，同時也尚未形成監(jiān)管閉環(huán)。此外，高校檔案涉及教學、科研、學生、財務等各種類型，每個部門的監(jiān)管方式也存在差異，難以標準化，網(wǎng)絡環(huán)境則更放大了這一特點，不利于檔案管理規(guī)范化發(fā)展。

3 網(wǎng)絡環(huán)境下高校檔案風險防控策略

3.1 強化信息安全意識，加強電子檔案應急管理

根據(jù)上文分析，在網(wǎng)絡環(huán)境下要強化檔案信息安全意識，應從管理層和用戶層兩個方面開展。針對用戶層，應在校園營造良好的安全氛圍。在網(wǎng)絡安全日、國家安全日和國家檔案日等重要時間節(jié)點，開展主題宣傳周活動，強化師生信息安全意識。在日常教育中，應定期組織主題講座，行政機關(guān)、二級學院和教務處應分別對教職工和學生開展各具特色的教育宣傳活動，增強安全意識。還應在線上加強信息安全教育，如在用戶使用網(wǎng)絡服務平臺時閱讀用戶須知，加強用戶秘鑰管理等，通過多渠道、立體化的策略增強用戶信息安全意識。針對管理層，應著重提高責任意識、信息素養(yǎng)和業(yè)務能力。在完善信息安全制度的基礎(chǔ)上加強制度執(zhí)行，貫徹“誰主管、誰負責”的管理理念，同時對網(wǎng)絡環(huán)境下檔案管理的各項流程進行細化，通過良好工作習慣的養(yǎng)成強化信息安全意識。此外，還應為管理人員提供完善的職業(yè)培訓，在信息技術(shù)方面加強風險防控教育，強化檔案信息安全的人力保障。