公路項目文書檔案管理研究

劉化榮

摘 要：隨著公路項目建設的持續推進，我國每年由此產生的公路項目文書檔案數量和規模都呈現出較大幅度的增長態勢。本文基于“問題分類法”提出了公路項目文書檔案的分類要求，立足公路項目文書檔案歸檔的完整性現狀及原因，提出了基于“問題分類法”的文書檔案管理具體舉措，為規范文書檔案管理提供有力指導。

關鍵詞：公路項目;文書檔案;檔案信息化

概述

隨著政府投資規模的擴大，國家政策的支持，以及公路建設技術、工藝的革新和改進，我國公路建設將保持平穩發展之勢。隨著公路項目建設如火如荼的發展，由此產生的文書檔案數量和規模呈現較大幅度增長態勢。2015年國家檔案局發布《歸檔文件整理規則》，成為公路項目文書檔案整理原則、基本要求，為紙質和電子文件整理提出了歸檔行業標準。

1 公路項目文書檔案問題分類法

根據《歸檔文件整理規則》的具體規定，歸檔文件是指作為立檔單位在其職能活動中形成的、辦理完畢、應作為文書檔案保存的文件材料[1 ]。隨著辦公OA自動化系統的應用，歸檔的文書檔案包括紙質文件材料和電子文件材料。文書檔案以“件”（item）為歸檔整理單位，對文件材料進行組件、分類、排列、編號、編目等，從而使文書檔案有序化，并使歸檔的文件資料按照文件本身的形成規律進行整理[2 ]。可見，文書檔案整理是要保持文件內在有機聯系，且根據文件資料的價值差異，作出相應的保管措施，尤其是重要、秘密文件資料要予以重點保管。

根據《歸檔文件整理規則》的相關分類的詳細規定，由立檔單位對納入其歸檔的文件材料進行分類管理。分類時應充分考慮同一全宗的穩定性和一致性，具體來說，就是按照年度-機構（問題）-保管期限、年度-保管期限-機構（問題）三級分類法。其中，年度分類是指以文件形成的年度作為分類依據，跨年度文件以文件簽發日期分類;機構（問題）分類是指以文件形成或承辦機構（問題）作為分類依據，保管期限分類，即，以劃定的文件保管期限分類[3 ]。

其中，“年度-保管期限-機構（問題）”將保管文書檔案進行分類，首先是制定《公路項目文書檔案保管期限表》，再按照“年度”對將年度內形成的文件進行分類，最后再以機構（問題）進行分類歸檔整理。其中，公路項目計劃、預算及總結類文件歸入到文件內容所針對的具體年度;請示及批復類的文件資料則以批復年度為其歸檔年度;涉及到多個部門的，以承辦部門或綜合部門為其歸檔單位。嚴格按照“問題分類法”進行歸檔。如：保管期限（30年）-2020年（年度）-建設管理部（部門）-路基建設方面（路基類問題）-路基建設標準、合同、路線（路基類具體事項）。

2 公路項目文書檔案完整性現狀及原因

根據公路項目申報立項、開工建設到竣工驗收，從理論視角分析，公路項目檔案管理具有較強的完整性。但從公路項目檔案的管理實際來看，通常將工程項目檔案分割為工程檔案與文書檔案兩大部分[4 ]。

公路項目建設包括了公路項目設計文件資料、基建程序文件資料。其中，納入文書檔案存檔范疇的包括建設依據及上級有關指示，如：1）公路項目立項建議書及批準文件：公路項目可行性研究報告及批準文件;公路項目可行性研究報告評估及行業主管部門的審查意見;專家對公路項目可行性研究報告的評審意見;公路項目的地質勘察報告;環評及批準文件;施工圖設計審批文件;市政工程規劃方案;建設工程規劃許可證;工程質量監督申請書及通知書等等;2）征地、拆遷資料：選址意見書及紅線圖;規劃條件申報及審定文件;建設用地批準書;征地拆遷合同協議等等;3）招投標文件資料：招標文件、投標文件、中標文件;相關協議書或合同等;4）建設單位管理資料。

從理論及實踐來看，導致公路項目檔案完整性較差的因素主要包括：1）傳統習慣。公路項目文書檔案傳統習慣還是部門形成或承辦的檔案依舊由其立檔。例如，某公路項目建設管理部門負責規劃設計文書檔案和公路基建程序工作，在履行這兩項工作職責時，相應的文書檔案由建設管理部門負責，而非由專門的檔案管理負責收集、整理和歸檔[5 ]。2）認識誤區。由于在公路項目建設及管理過程中經常使用到相關檔案資料，在思想上認為將工程項目文書檔案原件與工程檔案一并納入工程檔案管理更有利于工作，使公路項目文書檔案原件納入工程檔案管理，存放于同一辦公地點。3）業務水平。公路項目建設周期長、涉及面廣、參與眾多等，影響公路項目檔案管理的完整性還與公路項目文書檔案管理者的業務素能密切相關。

3 公路項目文書檔案整理分類——基于問題分類法

公路項目檔案問題分類法的具體操作流程：首先是引入問題。由立檔單位將收集到的文件統一形成的文件組件交由檔案管理部門。其次是做好分類。在“按保管期限-年度-機構-問題分類”的基礎上，進一步按照“按問題-子問題”細分。再次是做好排序。在子問題分類基礎上，將屬于同一子問題的文件按照時間順序進行排列。第四是做好編號。將按照時間順序排列的文件依次做出相應的編號。將編號完成的文書檔案編制歸檔進相應的文件目錄，再裝盒，移交至公路項目檔案室。基于問題——子問題分類法，進一步細化“問題”內容，從而達到精準分類至關重要。例如，根據某集團公司的組織架構，公路項目規劃設計、驗收移交、計劃統計以及變更工程管理等屬于建設管理部門負責，而檔案管理部門則負責具體的檔案監督、指導等。根據現實分工，該集團公司負責其職能范圍內的文書檔案的整理、歸檔，而檔案管理部門則具體負責相應的檔案復印件保存[6 ]。由于公路工程項目建設跨度周期長，涉及的文書檔案管理數量眾多，為便于后期的查找、管理和利用，可進一步采用問題分類法。如：將公路項目立項申報、審批、可研報告、施工圖審查合格書等統一納入“設計文件”，歸入到“設計文件”管理范疇，統稱為“設計文件”;將公路項目建設選址意見書、預審報告、建設用地規劃等相關文件納入“基建程序文件”，歸入到“基建程序文件”管理范疇，統稱為“基建程序文件”，等等。通過問題——子問題分類法，將公路項目文書檔案進一步細分，查找每一份文件時都更加便捷。