新時期下做好國企行政管理工作的探討

王術

【摘 要】就行政管理本身的職能而言，其管理水平會對國有企業內部各種工作的順利開展產生很大的應有，所以要想加強企業各部門之間的溝通和交流，使企業的生產運營得以順利進行，就必須要在當下重視并做好國企行政管理工作。本文對國有企業行政管理的現狀進行簡要說明，并對新時期國有企業行政管理提出合理建議，以促進國有企業的發展。

【關鍵詞】新時期;國企;行政管理

在國有企業中，管理工作是中心“樞紐”，負責上傳下達，負責各個部門之間的鏈接。同時，由于行政管理辦公室是企業面向外界的“門面”，行政管理水平對國有企業業務的順利進行有著重要的影響，也是衡量國有企業能力的重要指標。但是，國有企業的內部管理很復雜，需要完善的管理體系來形成更好的工作方式，為國有企業的持續健康發展奠定基礎。本文提出了一些改進國有企業行政管理的策略以期幫助國有企業的行政管理人員。

一、國有企業中行政管理的功能

管理工作主要包括企業內外的交流，上傳下達所有類型的信息，牽頭和總結不同的任務，監督和管理不同的部門等。具體而言，國有企業管理的主要功能可以分為以下幾個方面：

（1）協助功能。在執行工作、安排和核驗特定工作方面，行政辦公室需要結合上級機構的安排和領導的態度，對加強企業經營、維持正常工作環境、確保工作質量非常重要。

（2）參謀功能。作為企業整體的重要樞紐，國有企業辦公室扮演著領導的“左膀右臂”的重要角色。因此，行政管理工作不能簡單地理解為接待的登記、官方文件的發送接收等。為了在國有企業的行政管理中做好工作，需要把握整體的思維和戰略。在企業發展的過程中，需要牢牢把握工作焦點。

（3）中樞功能。辦公室在管理過程中必須履行協調的工作，要對工作環境進行維護，并且及時地發布上級領導的命令和指示，上行下達方面的工作要妥善完成。

（4）監督功能。企業的發展是否得以順利施展，領導者的正確決策能不能得到完美執行，都需要依靠行政管理的監督功能。它不僅有效地促進了企業所有工作的順利發展也促進了國有企業工作方式的改善。

（5）服務功能。因為行政工作是一種“服務”，所以有必要確立服務意識。所有的行政人員都需要從日常工作做起，增強責任感。積極為領導決策、不同部門之間的協調與合作、基層之間的溝通與聯系做出貢獻，在各種業務中做好工作，開辟順利發展的道路。

二、新時期國有企業行政管理的現狀

（一）需要提高行政管理人員的質量

行政管理工作很復雜，行政管理人員必須始終保持嚴格的工作態度。作為企業“門面”的代表，行政人員必須具備良好的專業素質和良好的服務態度。但是，在實際工作中，國有企業的行政人員卻存在工作熱情低等問題，這中態度顯然是錯誤的，它使得行政人員無法及時完成領導分配的任務，不僅影響了公司內部的團結與合作，也破壞了公司的外部形象。

（二）行政人員的工作負荷過大

國有企業的行政工作通常以協調和服務為重點。擁有更多業務的大型國有企業，人員和工作內容的構成更加復雜，需要協調的任務也隨之增加。如果員工工作太多無法當天完成，文檔將會堆積如山。隨著時間的推移，文檔的積累會變重，會成為工作人員的負擔。此外，行政管理人員也需要在召開會議之后，完成會議的記錄。在人員有限的情況下，工作負載相對較大。

（三）檔案工作中的沖突問題

檔案工作是國有企業行政管理的重要職責之一，但是目前紙質檔案的保管沒有標準化，檔案和資料工作很辛苦。在國有企業的行政事務處理中，文件管理是很重要的部分。許多工作內容和文件以紙質文件的形式分發和保存，然后放入保管管理。但是，在實際工作過程中，國有企業的文件管理存在很多問題，大部分文件都是按照檢查要求制作的，不規則的管理經常發生。

三、新時期國有企業行政管理的可行策略

（一）進一步深化服務理念

首先，在國有企業辦公室管理的過程中，需要確立“大服務”的基本理念，將自身的工作定位于“服務型”，不斷改善員工的服務意識，充分履行他們的責任。積極擴大服務目標，不僅要服務于領導，還要服務于各個基層部門。為了應對員工提出的各種問題，最好遵守公平性和開放性原則，并請教專家來處理這類問題。第二，由于國有企業辦公室管理的特殊性和復雜性，工作人員必須在實際工作中保持清醒的意識，勇敢站出來，對工作錯誤負責，時刻保持嚴謹細心的工作態度，做到大小事情沒有錯誤和遺漏。

（二）靈活使用信息技術

隨著社會經濟的持續發展，在市場經濟條件下，中國企業的競爭力越來越強，國有企業對信息技術的依賴程度逐漸提高。信息技術的發展加速了國有企業的發展速度和競爭的激烈程度。在這樣的新形勢下，國有企業辦公室管理工作的改革與以往的企業辦公室手法有所不同。為了提高行政組織構建的效率，有必要充分利用信息技術構建國有企業的內部管理信息系統。在信息技術的幫助下，決策者可以綜合了解相關信息，并根據市場需求靈活地進行更改。通過企業的內部管理信息系統，可以了解旗下小公司和分店的運營情況，從而提高管理的效率和簡化辦公手續。國有企業可以建立一個檔案管理的電子數據庫，方便檔案檢索，有效提高檔案管理效率，減輕文職人員檔案管理負擔。

（三）加強辦公室團隊建設

在國有企業中，辦公室始終是具有其它部門所不能代替的地位的。不僅是企業的服務中心和信息中心，還可以協調不同部門之間的關系，為企業的決策提供建議。因此，為了提高事務的效果，建立高素質的人才隊伍尤為重要。在組建人才團隊的過程中，國有企業需要將辦公室人才團隊的組建整合到企業開發戰略中。需要遵守以人為本的理念，從現代人力資源管理的理念中學習，實現人性化管理。必須遵守公正和正義的原則，平等公正地對待所有員工，加強人與人的交流，建立相互理解和信任的場所。在生活中，員工也需要相互關愛，建立良好的合作關系，充分展現辦公室的風格和情感，營造出充滿核心力量和親和力的辦公室氛圍。

（四）加強對行政管理的督查督辦

對于行政管理工作的監督需要結合實際情況一步步落到實處。要辦到這一點，必須以公司的中心工作為基礎，在解放思想、創新方法、落實工作等方面，做到每一個人每一層級都負責起來，形成一個層層抓落實、一級監督一級的工作局面，并且與此同時還要加大對行政管理工作的督查督辦之力度，具體可以從以下幾點來完成：第一點，督辦的通報考核需要強化起來。每月的月報、每季的季報以及每年的年報都要落到實處，并讓其自發成為常規機制。這樣不僅可以讓各個部門之間的各個成員清晰地看到自身的不足，還能從報表中看到其他人的優異之處，從而展開積極的探索和學習。與此同時，還要形成人人為自己所作所為負責的機制，所負責的工作出的任何差錯都由當事人承擔;第二點，要以中心工作為重點。任何公司任何單位任何部門的工作，都有一個或多個工作重心，必須要緊緊圍繞中心工作來開展;第三點，督查督辦的方式也要做到與時俱進，不斷地進行創新。不僅需要根據重要性對監管事項進行分類，設定各種評價權重，還要對復雜的日常工作進行一個優先級評定，提高工作的有效性和科學性。此外，對于需要較長處理時間的“持續性事項”，將在限制時間完成之前設置多個周期性反饋節點，以便于有效跟蹤對象處理過程。同時，評價的焦點從過去的“按時反饋率”變成了現在的“按時辦結率”，強化了結果意向。此外，我們必須遵守公平公正的原則，改善評價機制，避免“辦事越多、扣分越多”，多做點事來改善部門的熱情。

（五）提高檔案管理效率

關于行政人員的檔案管理工作，其必須首先根據工作制度和工作流程的要求下執行相關的工作。此外，還必須根據自己的工作經驗和各種工作內容的客觀需要，判斷是否需要立即提交文件。行政工作人員必須要具備全局的意識，積極了解各部門的責任和內容，及時傳達和掌握不熟悉的問題，提高比對類似文件的效率。對于高度機密的重要文件，為了防止信息被泄露的風險，必須保持機密性，履行機密性義務，并將歸檔和文件保持在自己的限制范圍內。如果文檔的內容包含公司的職能關系，則必須在收集之前檢查文檔的內容，必要時需要收集和整理其他部門的臨時文件。最重要的是，要掌握文檔的內容，根據不同的客觀要求和專業性來判斷文檔的處理方式，在沒有延遲的情況下最大化文件管理的效率，避免在處理檔案工作方面浪費太多的人力物力以及時間。

（六）持續改進辦公室制度的建立

建立和完善部門規章制度，可以保證辦公室的標準化有序運營，同時，還可以對現有制度的有效性和適應性方面進行確認，一旦發現不合理之處，就可以開始著手改進，這樣就可以讓制度的有效性和一致性得到確保。并且還需要對制度本身的強制力進行不斷的改善，將實際工作與業務流程的優化緊密結合起來，然后及時地去除那些不符合實際要求的內容，讓制度的內容制定來源于實踐，從而達到提高工作水平的目的。另一方面，有必要持續提高辦公室職員的管理能力，在規則方面要對全體職員進行培訓，加強執行文化的構建和培養。建立行之有效的監督機制和激勵機制，完善評價體系。及時優化監督和薪酬機制，獎勵績效優異的部門和個人，懲罰績效低、培訓后不能滿足工作要求的員工。通過不斷完善部門管理機制，行政管理和公司制度將進一步優化，從而確保辦公室協調、標準化、有序運營。

四、結束語

本文主要介紹了國有企業行政管理中的一些缺點和改善管理效率的策略內容。分析表明，新時期，在現代國有企業的發展中，人們越來越關注國有企業的行政管理效率，無論國有企業的哪個部門都必須改善他們自身的工作效率。提高行政管理工作效率的關鍵是提高整個行政部門工作人員的質量，完善管理機制，加強團隊建設。這樣才能提高行政管理部門的工作效率，提高國有企業的工作效率。在新的時代，國有企業的行政管理者可以加強政治理論的專業研究，改善全面能力，更好地完成工作。

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