企業檔案工作問題與對策研究

趙洪涌

摘要：檔案管理是一項非常重要的工作，最大程度地挖掘檔案資源，可以為管理者提供決策參考，讓各項的資源分配更加的科學，在管理制度方面也會更加的規范，以此來最大程度的提升企業的管理能力，讓企業在改革中做到最好的蛻變。在檔案管理中，依舊存在著一些問題，比如思想落后、工作滯后的情況等，下文中，主要依據現階段的問題，展開的策略分析，僅供參考。

關鍵詞：企業檔案;工作問題;相對策略;方法研究

引言：

檔案管理的工作，會出現在整個企業發展的過程中。有著系統性以及管理性，在科學的管理模式下，檔案管理會給企業帶來最真實的信息，也能幫助企業做到科學的資源配備，這就為企業的發展以及方案的執行有了更多的指導。企業在對檔案管理的過程中，對于理論方面的運用要大于實踐的運用，這就讓檔案管理工作失去了好的實踐基礎，有的管理人員的實際能力是不足的，這就導致整體的管理效率非常低下，和理想的狀態有很大的差距。

一、在企業檔案中存在的問題

1.檔案工作沒有受到重視

企業檔案是整個企業活動中的最真實的反饋，在對維護企業和員工的權益上，有著不可取代的作用。目前階段，受到了經濟效益的影響，企業中的負責人會把更多的注意力放在研發、生產等階段上，對于檔案部門的觀念就是，用到的時候就記起來了，在不用的時候，完全不聞不問，這樣的情況下，檔案工作沒有得到應有的重視，這對檔案工作的實際操作以及資金的投入產生了巨大的影響，資金方面的不到位[1]，會導致檔案部門設備的陳舊，這會影響到檔案人員對待工作的積極性，然后出現惡性循環。

2.文件材料的收集走到了瓶頸期

企業文件中的材料，所涉及到的范圍廣、其中的內容也很多，這會在各個部門中進行流傳。在業務部門中，他們普遍的觀念就是“要把重要的資料留在自己的手中”，這一觀念是錯誤的，同時也造成很多的文件沒有得到合理的管理，即便是檔案部門的歸檔時間很長，但是在各個業務部門進行歸檔的工作時，依舊是我行我素，對于緊急情況下的突擊檢查是可以蒙混過關的，但是其主要的問題是歸檔資料不完整，有的部門僅僅是在清理庫房的時候，才能做到把陳舊的歸檔材料進行清理，這樣的情況對于整個檔案部門來說，是非常不利的。

3.檔案部門和企業活動的不融合

假如把企業比作是一個大樹，那么各個職能部門以及生產的單位就是大樹的主干以及枝葉的部分，檔案管理工作就是那根向上蔓延的藤。這一比喻說明了在檔案工作和企業的活動中緊密相連的關系。只有企業活動順利的開展，才能更加順利的完成檔案管理的任務。檔案工作中存在著一系列的制度，但是在實際的開展中，會有很多的外界因素的影響，所以，檔案工作的管理也會變得沒有實際意義。在企業的項目以及產權的變動中，檔案部門沒有被編制在內，這就導致了檔案部門沒有辦法參加工程的驗收，久而久之，就會有即便是工程完工了，但是檔案資料還沒有歸檔的情況發生。

4.檔案管理在監控方面不健全

檔案工作中，要具備完整的目標管理制度，這樣才能改變檔案部門的太過獨立以及效果不佳的模式，檔案目標管理考核，一方面要考查檔案部門;另一方面也要對業務部門進行考核，不僅僅要對基層單位進行考核，還要對公司的總部進行考核。檔案部門在制定出相關的制度后，要依據公司方面的大力推廣以及業務方面的積極配合，來生成嚴格的規矩，這樣就有效的解決了賬外文件的收集問題、檔案管理的困難部門等，檔案工作因此順利的開展，拒絕了惡性的循環狀態，讓檔案工作的管理走上了良性循環的開展。

二、企業檔案工作中的有效策略

1.改變管理思想

首先，企業要對檔案管理工作的意義有所了解，清楚這一工作對企業的發展有正面的影響，并且采用媒體的形式向企業做出廣泛的宣傳，這樣可以讓各個部門以及各個職工都能對檔案有更深刻的理解，以此來增加各個部門之間的配合，也為檔案管理工作的順利開展奠定了基礎。其次，企業可以依據檔案管理的具體特點以及所包含的內容來管理人才，并進行科學的配置，以此來構成合格的管理隊伍?？梢蚤_展集中學習的模式，讓員工學習到新型的管理技能，尤其是信息技術的相關內容，企業可以邀請一些專業人士來公司做講座或者進行實際的指導，這樣可以有效的提升管理人員的專業能力，以此建立信息化的隊伍。

2.實現信息化的技術建設

在企業中可以最大程度的使用信息化技術以及網絡技術、或者是下載的軟件，來構建服務中心，構建資源共享的平臺，以此來打造全面的服務工作。此外，在進行數據的選擇中，要確保對基本的建設中的成本[2]，在時間的調整下，保證信息傳遞的有效性。在數字檔案的管理中，實際的數據的記錄，也進行了大的成本的劃分，其中最為重要的是采用信息技術來對檔案進行管理，比如有重要意義的圖片或者是視頻等，做好相關的備份文件，以此來避免在網絡出現問題的時候，出現信息丟失的情況。

3.優化管理制度

企業要依據自身的實際情況，在正常法律范圍內，構建合理的工作機制，以此來優化檔案管理系統，把管理工作中的相關制度劃入到工作的流程中，此外還要對責任的分工進行嚴格的把守，以此做到約束相關人員的行為，還要增加激勵機制，做到具體的賞罰分明，保證管理工作的順利開展。這樣可以完善管理體系，采用合理的管理模式來提升管理工作的效率，至于企業內部的其他部門，也可以依據這一規范來對自己的科室進行約束，并且各個部門要展開同步的管理模式，以此來實現資源的共享。

總結語：

以上就是在企業檔案中，存在的問題以及要解決的相關策略。首先是在企業中，檔案工作并沒有受到企業的重視，在文件資料的收集中，也存在著相關的問題，檔案部門和企業的活動沒有有效的融合在一起，這也就對企業的完整性造成了很大的影響。在管理工作中的相關策略，首先要改變管理者的思想，加入信息化建設，實現新科技的運用，對管理制度要進行完善，以此來提升企業檔案的管理效率。

參考文獻：

[1]郭娜.淺談國有企業檔案管理工作存在的問題及對策[J].辦公室業務，2020（14）：129+133.

[2]劉華.企業檔案編研工作信息化面臨的問題與對策[J].蘭臺內外，2020（18）：39-40.