淺議新時代教學秘書工作的變與不變

王藝潛

【摘要】教學秘書在加強教學管理、維持教學秩序、協調師生關系等方面承擔著重要的責任，是高校工作中一個不可替代的職位。本文從教學秘書的職能出發，探討新時代的教學秘書應該怎么做以及如何進行個人的提升。

【關鍵詞】教學秘書;教學管理;創新

教學秘書作為高校教學工作中重要的一環，發揮著重要的輔助作用，尤其體現在處理教師任務與學生管理方面，教學秘書是高校工作中一個不可替代的職位。新時代的發展，為教學工作帶來了新媒體技術，教學秘書也在這個過程中有了新的任務及要求，同時隨著2017年教學質量國家標準的出臺，對高校的教學工作提升提出了新的目標，相關教育部門對高校的教學工作進行了評估認定。因此在新時代新要求下，有必要對高校教學秘書的工作進行一些新的思考。

一、關于教學秘書的工作職能

1.對學校相關文件的通知

教學秘書在學院中的一項重要任務是接收學校相關部門的各項通知，需及時將有關任務傳達給相應的教師以及學生。在傳達的過程中，要力求信息的準確與及時，要將上級相關文件及會議精神進行傳達，以保證學院的正常運行，達到學校的要求。例如一些常見的通知，教學任務的下發、四六級考試的通知、學校開學與放假的通知等，都需要教學秘書一字不落的詳細傳達，容不得一點疏忽與遺漏，這就對了教學秘書的工作能力提出了極大的挑戰。教學秘書必須全力以赴的做好這項工作。

2.工作中的信息溝通

學校教務處與教師、學生不是直接進行接觸的，師生們不論是獲取信息還是提交相關課題與作業都是通過教學秘書進行中轉，這就是師生間存在的距離，同樣還有學院和學校之間的距離，教務處與師生之間的額距離，這都要求教學秘書來完成相互之間的信息交換和溝通。簡單來說就比如，教師對學校和學院各類通知的疑問，學生對任課老師講課的意見等，都需要由教學秘書進行整理報送，進而解決實際問題。

在新的形勢下，教學秘書還要承擔起和其他學院之間溝通的責任，隨著高校招生規模不斷擴大以及教學改革的持續深入，教學管理正在逐步向著信息化發展，教學手段也在向著現代化邁進，高校院系間的聯系越來越密切，對于院系之間的合作和溝通也提出了更高的要求，教學秘書作為溝通和聯系的橋梁的作用也變得更為突出。基于這樣的形勢，要求教學秘書在教學管理活動中主動與其他學院搞好協作關系，注重多方面互動與溝通，達到為學院注入新的動力，打開學院發展的新局面的作用。

3.配合主管領導處理日常工作

開學時，應與學校秘書處合作，檢查教師班級教學情況和備課情況，制定導師制實施細則，在構建老師教學的主導以及學生的主體地位中做好協調工作，致力于促進學生綜合能力和創新能力的全方位培養，致力于形成新型友好師生關系，最終使得學校辦學水品及教育教學質量得以提升。組織老師聽課，建立良好的聽課機制，在經驗豐富的優秀教師的幫助下，使得新進入教學課堂的教師能夠快速形成自己的授課風格，上好每一堂課。

在學期中輔助領導就授課情況、講座、競賽以及學生評教方面作出期中教學檢查，并將檢查數據進行詳細統計，最終形成書報告報送有關部門。雖然以上工作均是在主管領導的指揮中完成的，但是具體的工作卻是由教務秘書去執行，由此可見，教務秘書的責任也是非常重大的。

4.日常檔案管理工作

一切日常的教育管理工作都必須圍繞教育活動的中心展開。它必須以課程為基礎，既實用又勤奮，預定的設置應該沒有遺漏和錯誤。

有四種主要類型的文件。第一，學業計劃、教案、學業大綱、課時工作量等信息，為學院領導改進學業管理、確保學業管理順利進行提供了基本依據。第二，教學日歷、教學進度表、教學課表等，為學院領導提供日常教育信息，讓上課、查課、安排教學活動更輕松。第三，學生名冊、學生檔案、學生成績表等，為學院領導和教師提供所有學生材料，讓教師充分了解學生課堂情況，更有效地根據教材進行教學，培養人。第四，過往的試卷、課程論文、畢業實習材料、畢業論文等，作為資料參考和本科教學評估的原始資料。

除此以外還有材料管理的其他方面，如品牌，專業建設特色;精品課程建設;教育、實驗改革方案;教育成果獎勵申報和審批;優先材料申報和審查;新專業申報;教育評價;教育改革、教育會議檔案;中級教育檢查;教育文件通知和備案;教育通知通知和備案等。

二、教學秘書工作中新變化

1.思維創新

教學秘書的工作繁雜且瑣碎，高強度的工作壓力容易使人懈怠，對工作產生消極應對，得過且過的心理狀態，為了盡可能減少這種情況的出現，教學秘書要學會創新思維，用積極的態度去面對工作中的挑戰，學會為自己設立目標與計劃，然后將自己的目標和計劃分段完成，以飽滿的精神狀態迎接工作中的每一次挑戰。將自己的工作看做教學管理的重要組成部分，學會解決工作中學生、老師的問題，做學校管理部門與師生之間的潤滑劑。此外，還要有團隊合作意識，因為教學秘書工作的繁雜，僅靠個人是無法獨立完成的，在工作中，要善于聽取他人的意見，取長補短，能夠在最短的時間里有效率的完成工作。

2.能力創新

在新時代，教學秘書面臨著更多的挑戰，為了做好工作，做到能力創新，不斷提升自己的能力和工作方法，以便更好更快的完成自己的工作任務。要做到能力創新需要從以下幾個方面著手去解決：第一、資料的搜集，資料是制定和完善工作計劃的基礎，有了資料做輔助，就可以在第一時間將其調出使用;第二、效率的提高，工作效率是檢查工作狀態的一個重要指標，所以需要不斷的改進方法以提高效率，尤其是在學期伊始以及學期末的時候，需要充分發揮自己的主觀能動性，將工作任務分清主次，有序提前完成。對于教學秘書的工作，許多人存在誤解，會認為其無需專業技能，其實不然，面對繁雜瑣碎的工作，教學秘書要懂得分層處理，建立有序的工作時間表，比如在學校相關文件的傳達方面，就要求教學秘書把握時間效度，不能一股腦的把消息推向師生。

3.角色創新

教學秘書在高校管理中是一個很普通的崗位，如何將自己的工作角色進行創新，取得更佳的工作效果是新時代下教學秘書必須面對的一個的問題。很多人認為教學秘書知識一個傳話筒，只需要做到傳遞信息就可以，這是長期以來對教學秘書這一工作的誤解，為了改變這一現狀，也為了加強教學秘書在工作崗位中的重要性，教學秘書要從個人實際情況出發，結合院校特色，學習教學秘書相關的專業知識，提升自己的工作能力，減少不必要的時間成本的花費，能夠快速的解決在日常工作中遇到的突發情況。學會利用現在的新媒體技術，實現網絡辦公和管理，學校的一些信息的發布，學生對老師課堂的建議都可以借助網絡這一途徑來實現。

結語

教學秘書工作不應只是一個“傳話筒”，其作用更多應該是“粘合劑”，需要明確自己的崗位職責同時還要在日常工作中積累經驗不斷進步，更好的為高校教學管理奉獻力量。在面對新時代、新科技、新領域的高校教學工作，教務秘書要起到政策上傳下達的“中轉站”，做好高教工作的“對接口”，為高校工作的完成做靈活變通的“潤滑劑”。

在工作中不斷探索，努尋找工作規律和工作方法，不斷地總結經驗，從而全面地提高自己的綜合素質。在穩定教學秩序、深化教學改革、提高教學質量、服務師生、全面推進學校發展中發揮出應有的積極作用。

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