中職學校人事檔案管理工作改進與創新

連海平

【摘要】本文主要從中職學校人事檔案管理工作改進與創新進行闡述說明。中職院校在發展的過程中經歷著社會的改革，并且檔案見證了中職院校的發展歷程，在管理當中占據了關鍵的位置。結合當前的中職院校檔案管理情況來看，改進與創新具有一定的差異性，應當適合學校的發展，促進檔案管理現代化的模式，促進檔案管理的工作效率以及服務質量得到提升。

【關鍵詞】中職學校;檔案管理;創新發展

引言：對于學校的檔案管理來說其中蘊含著較深的價值，應當適應當前的教育發展模式，融入大量的人力與物力，全面提升檔案管理的工作。學校方面應當全面做好人事檔案管理的工作，創建科學的管理體系，從而為學校提供有效的人才發展信息，促進職業教育的長遠發展。在新時代發展的背景下，人事檔案管理有必要積極創新，促進教育質量以及認識管理隸屬的優化發展，并且為教育事業的人才發展做出杰出的貢獻。

一、中職院校人事檔案管理當中的出問題

（一）對人事檔案管理的制度缺少有效完善

收集工作沒有落實到位。人事檔案資料大部分都會出現整理不及時的情況，并且對內容的補充也不夠及時，個人信息方面材料準備的并不充足，教職工的學歷提升、獎懲等情況沒有進行及時的檔案交接，導致人員的材料不完善，查詢時材料不完整，沒有充分的反映出信息內容的時效性，直接影響到檔案工作人員的工作質量。

（二）人事檔案管理的方式相對落后

在當前的人事檔案管理當中，很多的學校都存在著管理方式不夠完善的情況，從而使檔案在利用過程中，需要經過較為繁瑣的審核過程。在大部分的中職院校當中，人力資源對人事檔案管理的方式都是封閉式的，這種情況下，雖然能夠確保檔案內容的保密性，但是卻對檔案的社會化造成了一定的影響。從而使人事檔案資料無法得到有效的運用，不利于人力資源對員工的有效管理。經過實際的調查可以發現，中職院校的人事檔案管理相對來說十分的落后，并且在管理的方式上還仍然在運用傳統的方式，降低了檔案的使用效率。形成這種因素的原因十分多樣性，檔案管理的設備不夠先進，并且相關管理人員并沒有注重自身的學習技能，只是單純的認為檔案進行簡單的整理就可以了。這樣就會限制檔案管理的方式，導致人員檔案管理的提升受到了局限性。

二、中職學校人事檔案管理工作改進與創新

（一）創建健全的檔案管理制度

檔案管理方式的健全發展直接關系到了檔案管理的質量，應當充分的意識到檔案管理的重要性。在具體工作開展的過程中應當創建合理的檔案管理制度，并且找到在實際檔案管理當中存在的紕漏，促進相關部門進行有效的整改，從而促進檔案管理得到更加精準以及規范的發展。促進檔案管理人員對檔案管理制度的全面認知。在進行工作開展的階段應當注重體制的科學性以及合理性，積極參考國內外的檔案管理制度，促進檔案管理工作質量的提升，從而保證更加規范的發展。

（二）提升對數字檔案的保護

隨著社會經濟中人員大幅度變動，也增加了人事檔案工作的難度。很多中職院校都存在著檔案管理過于疏忽的情況，特別是一些相關信息不能及時的記錄在檔案中，從而對人事檔案的完整性產生了一定的影響[1]。中職院校應當結合國家實施的信息安全管理法則，創建安全合理的檔案管理制度，并且針對檔案管理做好有效的技術保護措施。首先應當落實用戶端的防護，運用安全的操作規范，規范用戶的操作行為;建立電子檔案的儲存方式，規范人員的操作行為。積極運用互聯網技術保證病毒防范技術、身份認證計劃書以及數據加密技術等等，從而對檔案實行網絡的防范，避免由于網絡的原因造成信息的損失。

（三）充分利用人事檔案的價值

在人力資源的管理當中，可以將人事檔案運用到不同的管理模塊當中，通過對人事檔案的有效利用，從而實現中職院校對員工管理的全面性。比如當中職院校針對員工進行選拔的過程當中，就可以結合員工的人事檔案對員工的表現進行整體的評價和分析，結合員工的道德品質、個人素質、業務能力等各方面，對員工進行考核和評定，從而確保選拔的公平性。人事檔案對中職院校的管理具有重要的參考作用，通過這種途徑的利用，能夠使人事檔案管理工作更加具有實踐性，體現其管理的作用，而不只是停留在形式上。同時中職院校管理人員要做到對員工信息的有效更新，通過對人事檔案信息的搜集，不斷完善檔案信息內容。

（四）加強對人事檔案管理設備的管理

在人事檔案管理當中，相關的資料內容都必要有特定的存儲設備，從而確保檔案信息的有效保存，因此，人力資源加大對存儲設備的投資，不斷引進先進的設施設備，為了人事檔案管理工作的進一步開展，提供基礎保障。不僅要確保防盜門和防火器材的齊全，還要在檔案室中配備專職人員，做到對檔案室的維護和檢查。同時，針對檔案管理設備的性能要進行定期的檢查，及時淘汰落后和超出使用期限的設備，不斷引進現代化的設備設施。

三、結束語

總而言之，在當前社會發展的過程中，人事檔案有著關鍵性的意義，中職院校應當積極創新，并且改變以往檔案管理模式的局限性，積極創新，這對于職業院校人才質量的引進有著關鍵性的意義。

參考文獻：

[1]高斯娜.中職學校人事檔案管理工作創新與實踐[J].辦公室業務，2021（08）：170-171.

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