辦公室行政管理精細化的思路與對策研究

王哲軒

【摘 要】隨著人類社會的復雜程度增加，企業的組織機構的復雜程度也逐漸增加。為了保證公司的高效運轉，辦公室行政在企業內部起到了承上啟下、廣泛協調的作用。隨著企業的規模逐漸擴大，人文文化的灌輸，辦公室行政管理的精細化要求逐漸提高。為了滿足企業的發展需求，促進辦公室行政的精細化管理，企業需要堅定精細化管理的觀念，改善和提高管理人員素質，制定具有可量化、可細化的考核指標。如此，才能在精細化管理的模式調整中，提升企業管理水平，促進企業發展。

【關鍵詞】辦公室行政;精細化;管理

隨著國內經濟快速發展，企業面臨著空前嚴峻的挑戰。想要在激勵的競爭中存活下來，并長久發展，就需要企業擁有更高效的內部管理模式。其中，辦公室是一個非常全面、綜合、復雜的部門。一個高效的、高質量的內部管理模式，必須要有一個精細化管理的辦公室部門的服務于支持，才能夠將公司的戰略發展布局到企業的各個團隊及各個運營環節中，才能夠將企業內部和外部的各項錯綜復雜的信息匯集給企業決策者，幫助決策者制定更符合企業發展的決策。辦公室的精細化管理是提高辦公室工作的重要方法。

一、辦公室的工作淺析

（一）辦公室的工作內容

辦公室是為企業內領導和企業各個部門服務，起到廣泛的支持協調和上傳下達的綜合辦事部門。辦公室需要對企業內的公辦資源進行調配和供應，包括辦公用品、供水供電、行車安保等細碎而繁瑣。其次，辦公室也需要對行政會議進行綜合安排，包括會議程序制定、會議通知等會議準備，也包括會議紀要、會議精神傳達等。此外，辦公室還需要對企業的辦文工作謹慎處理，包括文書處理、檔案整理、印章保管等。最后，辦公室需要對公司的運轉做好監督，違規事宜早發現早預防，異常事宜早匯報早通報。在辦公室的工作過程中，需要與各個部門頻繁溝通，協調內部各種資源，宣貫企業行政規范。需要與企業外部保持聯系，隨時為企業采買能夠讓企業員工更舒適辦公的各項物資。需要與企業領導時時匯報公司內的大事小情，幫助領導了解情況、運籌帷幄。辦公室的工作涉及廣泛，卻又繁雜瑣碎，其辦事人員需要非常綜合的知識背景和很強的處事能力。

（二）辦公室工作的特點

辦公室的工作具有非常典型的事務性的特點，不論是綠植養護、行車用車、行政接待，都是很明確的、具體的工作。這些工作看似價值不高，但是卻是企業正常運轉最基礎和非常重要部分。每一件具體的事務性工作都是對其他部門及企業的支持與保障。其次，辦公室的工作時非常具有綜合性的。辦公室的主要工作直接服務于企業領導，領導的工作是全面的、綜合的，所以辦公室的工作也是需要調用企業的各項資源，綜合協調各項職能，使得企業在最優化的人力、物力、財力的消耗的同時，能夠最舒適、最融洽的開展各項工作。最后，辦公室的工作是極具輔助性的。它為企業內每個員工提供了辦公的各種需要，保障了各個部門的正常辦公的外界資源，輔助各個部門及企業正常、高效的運轉。綜上可以知道，辦公室的工作是事務性的、輔助性的、綜合性的。它是企業高效發展的基礎與保障。

（三）辦公室工作的意義

辦公室的工作能夠幫助領導了解企業的真實可靠的情況，幫助領導作出更符合公司發展戰略的決策。同時也可以傳達公司的決策，幫助員工理解公司的目標和方向。辦公室還會協調溝通各個部門，保障組織遵循同樣的規則制度，能夠互相理解，互通信息，統一認知。辦公室還通過自己的工作，保障了企業領導和員工的吃、用、住、行各個方面事宜，保障了企業和員工的辦公形象。如果沒有辦公室的工作，企業的辦公物資將無法高利用率使用，各部門對辦公環境要求不一致將無法在同一環境辦公，信息不對稱將使各個部門心生隔閡無法互相理解、高效溝通。公司制度決策無法落地，企業將是一盤散沙，無法聚沙成塔，發揮企業團隊的力量。如此，辦公室是一個企業正常運轉的基礎保障，是一個企業快速發展的必要因素。

二、辦公室行政精細化管理簡析

（一）精細化管理的概念

精細化的管理方式是隨著社會不斷進步，社會分工不斷細化而產生的一種高效的管理模式。這種管理模式更關注于人在企業發展的重要性，他以科學的、高效的、務實的管理方式為目標，旨在對各項工作更加細分、精確的管理。然而，在精細化的管理模式轉變和探索過程中，企業辦公室行政管理需要作出很多的調整。精細化管理需要注重每項工作的前后流程，每個事項的發展起因和趨勢，更需要關注每個人為因素的影響。它是基于事物事實和本質，積極正向引導和應對企業各項事物的管理方式。

（二）精細化管理的作用

辦公室的工作在企業內起到了最廣泛和綜合的支持、保障、輔助的作用，辦公室也是企業發展最基礎和重要的組成結構。然而固化死板辦公室服務也會引起員工的反感，反而降低公司管理水平，阻礙公司的發展。精細化管理是提高工作效率，提高工作質量最有效的方法。精細化管理不僅可以協調企業內部矛盾和需求，更是可以防患未然，或降低管理成本，可以更全面的提升公司的管理水平。企業的精細化水平可以預示著企業的未來發展前景。

三、辦公室行政的精細化管理的影響因素

（一）目標模糊不清

辦公室對企業的發展非常重要，其工作也是企業內部涉及部門和員工最廣泛的工作。然而辦公室行政往往沒有跟隨社會的發展、企業的發展制定明確的管理目標，常常會出現使用先前慣例的管理模式，或者常常會出現一味就領導會其他部門的主觀需求提供輔助。這樣的管理方式沒有規劃性，沒有目標，注定產生的效益會比較低。和現代具有新潮思想的員工協調工作時，遇到部門間意見不統一時，遇到以往沒有遇到的事情發生時，沒有明確的目標，也就沒有確定的事務處理的指導思想。因此，目標模糊不清將影響精細化管理的實施。

（二）行政管理人員精細化管理意識薄弱

就目前的企業情況分析，很多行政管理人員沒有精細化管理的意識，往往對公司內發生的事情，只關注到其表象，不會對其細致的、客觀的觀察分析，深入分析企業和各團隊的需求。這往往導致了行政管理人員非常忙碌，卻無法高效的實施行政管理工作，也對企業和員工的幫助力度也差強人意。只有提升行政管理人員的精細化管理的意識，才能夠逐步推進精細化管理水平。

（三）無有效的考核機制

在辦公室為企業和其他部門服務時，企業也需要監督和管理辦公室的工作，促進辦公室更高效、高質量的工作。而員工也會因為得到了肯定和激勵而更努力的工作。沒有有效的考核機制，就無法識別辦公室的工作是否符合標準，是否需要獎勵或者淘汰。只有指定有效的考核機制，才能更精準的、細節的監督和指導辦公室的工作，這是對精細化管理的引導，也是對精細化管理的保障。沒有有效的考核機制，往往會使精細化管理流于形式，阻礙了其發展。

四、精細化管理的策略

（一）明確精細化管理目標

在提升管理水平，實行精細化管理的進程中，必須要全面的、明確的制定精細化管理的目標。使得辦公室工作推進過程中，做任何事有章可循，有據可依。首先，需要明確部門職責，崗位職責，包括相應的權、責、利，對辦公室的工作內容明晰明確，實現專人對專項事物的科學預設。此外，要制定穩、準、順暢的工作流程，保障辦公室自身工作的清楚認知，和不斷優化，確保各項事宜能夠快捷處理。制定明確精細化管理的目標是精細化管理的必要前提。

（二）深化精細化管理理念

立足與明確的制度和不斷完善的辦公室的精細化競爭管理流程，管理人員也要充分認識到精細化管理的優勢和必要性，其關系到企業的內部運轉流暢程度和企業的發展，是企業管理模式改善的必然選擇，同時也有利于自身工作推進。辦公室管理人員既要堅定精細化管理的思路，也要傳播和引導企業的精細化管理的模式的實施，起到模范作用。如此，辦公室及企業才能提升自身精細化管理水平，創造更積極、和諧的企業氛圍。

（三）制定有效的考核制度

一個高質量的考核制度，應該既具有模范引導作用，又具有務實的意義。提升精細化管理水平，需要就辦公室的工作內容、流程進行詳細的、精準的、科學的分解。盡量將辦公室的工作進行量化，制定量化指標，對無法量化的指標也要制定定型的考核。對于優秀的員工應該給予激勵，鼓勵其繼續提升，對于表現差的員工給予指正、指導。如此，制定有效的考核，才能為精細化管理做好監督管控。

五、結束語

綜上所述，辦公室工作在企業內起到了非常重要的輔助、支持、保障和溝通協調的作用，辦公室也是企業發展最基礎最重要的保障部門。然而隨著經濟飛速發展，社會分工逐漸分化，企業的管理水平也需要得到改善提高，辦公室的精細化管理勢在必行。如此，企業在行政管理方面必須結合企業現狀，堅定精細化管理的觀念，改善和提高管理人員素質，制定具有可量化、可細化的考核指標，并堅定的執行。在精細化的高水平管理模式下，企業員工將更全身心投入到各自工作中，各部門將更順暢的互相配合，企業將更高效的運轉，在市場競爭中，也將更具競爭力和發展前景。

【參考文獻】

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