數(shù)字化背景下檔案信息化建設(shè)研究

摘要：隨著現(xiàn)代科技的迅猛發(fā)展，各種管理環(huán)節(jié)中，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息技術(shù)、通信技術(shù)等被廣泛應(yīng)用。信息檔案的建設(shè)可以說是一個適宜的時期。完成檔案資料的數(shù)字化管理，能夠準(zhǔn)確、完整、快速地進(jìn)行采集、分類、存儲、分發(fā)等操作，極大地節(jié)省了人力成本，提高了工作效率，提高了基層檔案管理水平。本文介紹了檔案信息化建設(shè)的內(nèi)涵和重要性，分析了檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀和存在的問題，并提出了相應(yīng)的改進(jìn)措施。

關(guān)鍵詞：數(shù)字化;檔案;信息化建設(shè)

引言

在大數(shù)據(jù)時代，信息正成為社會發(fā)展的重要資源，因此檔案信息化是社會發(fā)展的必然趨勢。在復(fù)雜社會發(fā)展環(huán)境下，機構(gòu)主體所擁有的信息資源顯得尤為重要，而作為國家經(jīng)濟和社會發(fā)展的戰(zhàn)略資源之一，其價值意義重大。信息檔案不僅可以有效地減輕工作人員的工作量，提高工作效率，還可以在一定程度上保證檔案信息的安全，提高檔案信息的有效性，有可能出現(xiàn)大規(guī)模的災(zāi)害和部門突發(fā)事件，為決策者提供科學(xué)快速決策信息，有助于企業(yè)管理水平全面提升。

1檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀及存在的問題

1.1內(nèi)部檔案管理系統(tǒng)零散、孤立，不能滿足需求

有些內(nèi)部檔案管理系統(tǒng)對城市建設(shè)檔案進(jìn)行分割、孤立、不能滿足要求，組織自身的技術(shù)力量，根據(jù)前期需要，完成系統(tǒng)開發(fā)。圖書館存在著每個系統(tǒng)都使用各自獨立的數(shù)據(jù)資源，沒有考慮整個信息化規(guī)劃，各個系統(tǒng)之間無法共享數(shù)據(jù)。比如，從存檔管理的角度來看，結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)庫+檔案系統(tǒng)的存儲方式以及大量的手工操作難以滿足日益增長的檔案業(yè)務(wù)的需求。

1.2檢索方式單一，性能下降

現(xiàn)有檔案管理系統(tǒng)缺乏系統(tǒng)構(gòu)建的頂層設(shè)計，缺乏整體的動力和一致性，沒有形成一個完整的業(yè)務(wù)系統(tǒng)。存檔管理中，接收、保存、檢索、借閱、統(tǒng)計等過程都需要跳到多個系統(tǒng)來完成業(yè)務(wù)。缺乏統(tǒng)一的查詢和檢索渠道，沒有在可靠性、一致性和可用性等方面進(jìn)行設(shè)計，難以支持電子存檔安全、跨部門和系統(tǒng)存檔信息資源的管理和使用需求，而不能滿足長期發(fā)展的需要。信息化建設(shè)初期存在的困難。每個地方的初級檔案條件都很差。檔案存放場所、設(shè)備、設(shè)施、環(huán)境等相對薄弱，儲存檔案質(zhì)量較差。紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換的電子檔案數(shù)量巨大，采集設(shè)備有限，信息化建設(shè)很難做好準(zhǔn)備。很多基層檔案館缺少專業(yè)、專職的檔案管理人員熱情不高。建設(shè)檔案信息化有些員工檔案信息化還存在阻力，需要提高工作質(zhì)量和效率有些管理者沒有認(rèn)識到信息化的作用和重要性，很難推進(jìn)信息化。

2大數(shù)據(jù)時代推進(jìn)檔案信息管理的措施

2.1開展數(shù)字化服務(wù)績效評價

建立智能化的檔案管理模式，切實保存檔案信息，必須順應(yīng)時代。有序分發(fā)，全面提高檔案資料管理的效率和質(zhì)量。樹立良好的公共服務(wù)觀，才能更好地發(fā)揮檔案信息化的價值，促進(jìn)檔案工作的健康發(fā)展。教育系統(tǒng)和社會必須盡快在全國范圍內(nèi)實現(xiàn)存檔和信息整合平臺的建設(shè)，徹底打破和建立信息壁壘，充分發(fā)揮檔案信息的價值，全面提高檔案數(shù)據(jù)挖掘能力，提高檔案管理服務(wù)水平。

2.2彰顯特色，強化服務(wù)效能

數(shù)字化建設(shè)項目檔案數(shù)字化目標(biāo)和工作計劃，逐步實現(xiàn)工程檔案內(nèi)容數(shù)字化。為進(jìn)一步提高檔案使用效率，需要將照片檔案、音頻、視頻檔案等數(shù)字化，并創(chuàng)建圖片檔案數(shù)據(jù)庫或多媒體數(shù)據(jù)庫等。數(shù)字結(jié)構(gòu)的關(guān)鍵是數(shù)據(jù)質(zhì)量。數(shù)據(jù)要嚴(yán)格管理，建立數(shù)據(jù)審核制度，在輸入數(shù)據(jù)之前進(jìn)行審核，并在輸入數(shù)據(jù)后認(rèn)真校準(zhǔn)，確保輸入數(shù)據(jù)完整、準(zhǔn)確。將電子目錄中的部分目錄與物理檔案相比較，以檢查缺失，優(yōu)化數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)，確保數(shù)據(jù)真實、完整和一致。

2.3健全檔案大數(shù)據(jù)信息管理機制

首先，大數(shù)據(jù)背景下的檔案管理體系必須完整、完整，形成強有力的問責(zé)制度。若有責(zé)任、有義務(wù)、有責(zé)任有義務(wù)，有責(zé)任有義務(wù)，有責(zé)任有義務(wù)提高檔案管理的質(zhì)量和效率。為避免因定期責(zé)任而造成的檔案混亂，應(yīng)建立終身責(zé)任制度，提高管理水平。二是檔案管理工作的重要性，有效地保障了檔案的保存與利用。實施數(shù)字化管理，要加強監(jiān)督，隨時開展自查自糾、隨機抽查等工作，建立問題調(diào)查制度，充分利用和提高解釋率。最終，外部監(jiān)督機制將鼓勵社會團體在改善環(huán)境、提高檔案質(zhì)量和方便檔案等方面進(jìn)行外部監(jiān)督，以避免其損失，提高其價值。

2.4保障檔案信息安全

保證檔案信息的安全是檔案信息建設(shè)過程中必須充分考慮的問題，首先，為了存檔信息安全意識，注意日常工作，采取有效的對策，避免出現(xiàn)信息安全問題，必須提高檔案人員的重要性。其次，在當(dāng)今信息化的大背景下，檔案信息的整合與共享都是在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下進(jìn)行的。我們都知道，因特網(wǎng)具有明顯的開放性，基于這一點，需要加強技術(shù)研發(fā)，在購買檔案系統(tǒng)時，一定要選擇正版系統(tǒng)。加強自主研究與開發(fā)，消除第三方企業(yè)對核心軟硬件的依賴，利用技術(shù)建立有效、標(biāo)準(zhǔn)化的安全體系，應(yīng)用于信息泄露、私鑰加密、識別、安全評估等方面，并構(gòu)建檔案進(jìn)行備份，選擇最安全的信息載體，科學(xué)地劃分其機密性和保存期。

結(jié)語

檔案管理中采用信息技術(shù)的科學(xué)、整體、系統(tǒng)地應(yīng)用于檔案管理已成為趨勢。為此，在檔案管理過程中，要建立大檔案和大服務(wù)視角，適當(dāng)轉(zhuǎn)變管理職責(zé)與內(nèi)容，建立智能化檔案服務(wù)模式，建立安全管理體系。強化檔案管理隊伍建設(shè)。從而為完善我國的檔案管理奠定了基礎(chǔ)。

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作者簡介：劉杰（1980.04-），男，湖南人，大專，研究方向：檔案管理（人事檔案）