文秘行政管理能力培養(yǎng)策略分析

馬芙容

摘要：在企業(yè)之中， 文秘崗位其重要性不言而喻， 上溝通管理層， 下溝通企業(yè)員工， 而且還能有效加快企業(yè)制度化、規(guī)范化的發(fā)展步伐， 完善企業(yè)的管理制度， 增強(qiáng)管理水平。但是， 在如今的高校或企業(yè)之中， 提升文秘專業(yè)學(xué)生或文秘崗位員工的行政管理能力， 一直是一項(xiàng)亟待解決的問題， 同時(shí)也是高職院校中文秘專業(yè)人才培養(yǎng)的主要目標(biāo)之一。

關(guān)鍵詞：文秘專業(yè); 行政管理; 培養(yǎng)策略;

一、文秘及職業(yè)特點(diǎn)

現(xiàn)代社會(huì)，文秘既是一種行政職位，也是一種社會(huì)職業(yè)。我國(guó)人力資源和社會(huì)保障部頒布的《秘書國(guó)家職業(yè)標(biāo)準(zhǔn)》中對(duì)秘書的界定：秘書是從事辦公室程序性工作、協(xié)助上司處理政務(wù)及日常事務(wù)并為決策及實(shí)施提供服務(wù)的人員。

我國(guó)秘書職業(yè)的職業(yè)特征主要表現(xiàn)在：秘書身份的職業(yè)化、秘書工作的專業(yè)化和秘書服務(wù)的多元化。秘書是為領(lǐng)導(dǎo)、組織管理層的工作提供服務(wù)的，因此屬于輔助管理人員，從廣義上講，秘書本身也應(yīng)該屬于管理者，秘書工作也是組織機(jī)構(gòu)管理工作的一部分。同時(shí)，秘書工作本身也具有管理性質(zhì)，如，信息管理、會(huì)務(wù)管理、時(shí)間管理、檔案管理等。學(xué)習(xí)和掌握管理類知識(shí)，有助于秘書人員自覺運(yùn)用管理學(xué)的原理、方法和規(guī)律，協(xié)助上司實(shí)施管理，同時(shí)也能更有效的完成本職工作。

二、提升文秘專業(yè)學(xué)生行政管理能力的意義

（一）有助于提升學(xué)生的職業(yè)素養(yǎng)

高職院校文秘專業(yè)行政管理能力的培養(yǎng)，不僅能夠幫助學(xué)生熟知行政管理具備的工作內(nèi)容，而且還能夠?qū)⒐ぷ髦兴\(yùn)用到的技巧進(jìn)行充分掌握，若學(xué)生畢業(yè)之后進(jìn)入企業(yè)之中，在校中所鍛煉的行政管理技巧，不僅能夠運(yùn)用到日常的工作之中，而且對(duì)于工作效率，以及學(xué)生的職業(yè)素養(yǎng)提升，也將取得積極意義。在高職院校中，不可將文秘專業(yè)學(xué)生看做文職，對(duì)于學(xué)生的行政管理能力，也需進(jìn)行培養(yǎng)，讓學(xué)生從中得到全面提升的同時(shí)，也有助于學(xué)生職業(yè)素養(yǎng)的培養(yǎng)。

（二）有助于提高學(xué)生的寫作水平

文書擬寫是秘書工作的重要組成部分，文書擬寫也是秘書參與企業(yè)管理的重要手段。秘書大量的寫作經(jīng)驗(yàn)告訴我們，任何外資因素強(qiáng)制性的“需要”都無法直接順利而成功地完成寫作。外在的“領(lǐng)導(dǎo)意圖”只有通過秘書這一寫作主體的內(nèi)在因素而外顯，才能取得滿意的符合目的性的效果。優(yōu)秀的秘書既要在接受起草任務(wù)后，不脫離領(lǐng)導(dǎo)授意而去越職行事，擅作主張，又能夠把受命性和主動(dòng)性統(tǒng)一起來，從而達(dá)到最佳的行為效果。

（三）有助于提升學(xué)生的服務(wù)意識(shí)

由于文秘工作的職業(yè)性、多樣性以及公共性特點(diǎn)，現(xiàn)代企業(yè)對(duì)秘書的工作效率、具體工作的完成情況即執(zhí)行力、服務(wù)態(tài)度相當(dāng)重視。這便要求高職院校在培養(yǎng)文秘專業(yè)學(xué)生的過程之中，全面培養(yǎng)學(xué)生的服務(wù)意識(shí)，將其作為文秘專業(yè)學(xué)生培養(yǎng)的核心，讓學(xué)生在具體的學(xué)習(xí)之中，亦或?qū)嵺`之中，能夠明確管理與被管理之間的關(guān)系，學(xué)會(huì)換位思考，理解秘書服務(wù)工作的重要性，正確處理好秘書和領(lǐng)導(dǎo)、上級(jí)和下級(jí)之間的關(guān)系。高職院校在培養(yǎng)學(xué)生的過程之中，應(yīng)注重兩方面的培養(yǎng)，一方面是學(xué)生行政管理能力的培養(yǎng)，而另一方面則是強(qiáng)化文秘專業(yè)學(xué)生的服務(wù)意識(shí)。因此，提升文秘專業(yè)學(xué)生的行政管理能力有助于推動(dòng)學(xué)生服務(wù)意識(shí)的培養(yǎng)。

三、高職院校文秘專業(yè)學(xué)生行政管理能力的培養(yǎng)策略

（一）加強(qiáng)專業(yè)教師隊(duì)伍建設(shè)

目前，根據(jù)高職院校的情況來看，普遍缺乏具有行政管理實(shí)踐能力與教學(xué)經(jīng)驗(yàn)的教師，專業(yè)教師隊(duì)伍亟待加強(qiáng)。站在一線的專業(yè)教師能夠掌握較為豐富的行政管理理論知識(shí)，但是缺乏實(shí)踐經(jīng)驗(yàn);而具備行政管理實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)的教師往往擔(dān)任較多的行政工作而無法授課。因此，高職院校應(yīng)充分認(rèn)識(shí)到這一點(diǎn)，根據(jù)具體問題進(jìn)行具體分析，讓具備掌握豐富理論知識(shí)的教師和具備豐富實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)的教師開展合作，此合作的根本目的便是共同提升，相互之間能夠起到取長(zhǎng)補(bǔ)短的作用，從而為提升高職院校學(xué)生文秘專業(yè)的行政管理做出貢獻(xiàn)。

（二）聯(lián)合政府機(jī)關(guān)，開展實(shí)踐教學(xué)

伴隨著時(shí)代的發(fā)展，教學(xué)方式也不能一味遵循傳統(tǒng)，尤其是高職院校，更應(yīng)該注重實(shí)踐教學(xué)的重要性，并且在開展實(shí)踐教學(xué)的過程之中，與時(shí)俱進(jìn)，結(jié)合時(shí)代特點(diǎn)，對(duì)實(shí)踐教學(xué)不斷進(jìn)行創(chuàng)新，用以適應(yīng)當(dāng)前高職院校文秘專業(yè)學(xué)生教學(xué)需求，以此為目標(biāo)，學(xué)校可積極鼓勵(lì)教師或教授深入到政府機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位中，進(jìn)行實(shí)踐探索，其目的是為增加教師的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，從而將經(jīng)驗(yàn)傳授給學(xué)生。

（三）加強(qiáng)校企合作，建立實(shí)踐教學(xué)基地

高職院校與企業(yè)之間的合作，應(yīng)建立在資源共享，以及互惠互利的前提之下，在選擇企業(yè)的過程之中，應(yīng)根據(jù)學(xué)校的具體要求出發(fā)，從文秘專業(yè)學(xué)生培養(yǎng)目標(biāo)出發(fā)，校慶合作的根本目的是培養(yǎng)學(xué)生的職業(yè)技能。在具體的合作之中，需讓學(xué)生將學(xué)習(xí)與工作相互結(jié)合，專業(yè)能力與職業(yè)能力相結(jié)合，并在不斷實(shí)踐的過程中，積累經(jīng)驗(yàn)，不斷提升職業(yè)能力。具體到行政管理能力的培養(yǎng)，高職院校應(yīng)為文秘專業(yè)學(xué)生提供更多校內(nèi)外的行政管理實(shí)習(xí)崗位，為避免影響學(xué)校正常的行政管理工作運(yùn)行，可以讓學(xué)生輔助學(xué)校行政管理人員開展工作，進(jìn)而讓學(xué)生鞏固理論知識(shí)，提高自身的行政管理能力。

1、賦予學(xué)生行政管理權(quán)限

在校企合作和實(shí)踐教學(xué)基地建設(shè)的基礎(chǔ)之上，比如在企業(yè)的實(shí)踐教學(xué)過程之中，教師可賦予學(xué)生行政管理權(quán)限，即學(xué)生在實(shí)踐的過程中，能夠行使一定的行政管理權(quán)限，并進(jìn)行相關(guān)方面的實(shí)踐操作，比如，組合召開專題會(huì)議，或在企業(yè)之中進(jìn)行具體的工作分工等，學(xué)生在行政管理的實(shí)踐過程之中，不僅能夠提升學(xué)生的實(shí)踐能力，而且還能夠從中總結(jié)出行政管理的工作經(jīng)驗(yàn)，從而為以后的工作打下基礎(chǔ)。

2、設(shè)定實(shí)踐獎(jiǎng)項(xiàng)

實(shí)踐教學(xué)之中，為充分調(diào)動(dòng)學(xué)生的積極性，可根據(jù)學(xué)生的具體表現(xiàn)設(shè)置一定獎(jiǎng)項(xiàng)。學(xué)生被賦予一定行政管理權(quán)限的前提之下，其表現(xiàn)如何，比如，具體的工作分工是否明確，人員是否理解自身的工作，或組織召開專題會(huì)議是否進(jìn)行有效落實(shí)、具體的工作完成情況如何等作為主要的評(píng)獎(jiǎng)依據(jù)。實(shí)踐環(huán)節(jié)，若學(xué)生出現(xiàn)困難，教師或合作企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)可對(duì)其進(jìn)行指導(dǎo)，幫助學(xué)生在實(shí)踐中逐步提升行政管理工作經(jīng)驗(yàn)，也可以利用獎(jiǎng)勵(lì)后進(jìn)的方式對(duì)其進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)，避免打擊學(xué)生的學(xué)習(xí)積極性。

（四）開展訓(xùn)練，開展競(jìng)賽

由于文秘工作本身的職業(yè)性、多樣性、公共性特點(diǎn)，高職院校在具體的教學(xué)中，其教學(xué)時(shí)間與該職業(yè)本身的特點(diǎn)背道而馳，根據(jù)此種現(xiàn)象，可以讓學(xué)生在課余時(shí)間開展職業(yè)素養(yǎng)培養(yǎng)，以及專業(yè)能力訓(xùn)練，并為學(xué)生開展自我展示的平臺(tái)，此平臺(tái)可以競(jìng)賽的形式進(jìn)行，為讓所有文秘專業(yè)學(xué)生能夠參與其中，可給予優(yōu)勝者豐厚的獎(jiǎng)勵(lì)，在競(jìng)賽中要圍繞文秘的職業(yè)特點(diǎn)，以及學(xué)生自身的實(shí)踐能力，比如，在一場(chǎng)競(jìng)賽之中，可根據(jù)文秘專業(yè)的職業(yè)性特點(diǎn)，設(shè)置應(yīng)用文寫作比賽，用以提升學(xué)生的應(yīng)用文寫作能力，或根據(jù)文秘專業(yè)的多樣性特點(diǎn)，開展辯論賽，用以提升學(xué)生的口頭表達(dá)能力，開展行政管理知識(shí)競(jìng)賽等等，從而借競(jìng)賽之名義，提升學(xué)生行政管理能力以及綜合能力。

結(jié)束語

綜上所述，高職院校在培養(yǎng)文秘專業(yè)學(xué)生的行政管理能力過程中，應(yīng)明確其重要性，在具體的教學(xué)環(huán)節(jié)，需將該專業(yè)學(xué)生的實(shí)際情況進(jìn)行分析，根據(jù)學(xué)生的特點(diǎn)和興趣愛好，采用具有針對(duì)性的培養(yǎng)方式，通過加強(qiáng)專業(yè)教師隊(duì)伍建設(shè);聯(lián)合政府機(jī)關(guān)，開展實(shí)踐教學(xué);加強(qiáng)校企合作，建立實(shí)踐教學(xué)基地;開展訓(xùn)練，開展競(jìng)賽等方式來提升文秘專業(yè)學(xué)生的行政管理能力。

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