檔案館工作規則及其對檔案管理的指導作用

摘 要：當前隨著國家對檔案工作的越來越重視，檔案館也應該主動適應時代發展需求，加大對檔案管理工作的創新力度。從當前看，檔案館檔案管理工作面臨著檔案信息化建設滯后，檔案精準化服務能力相對不足的現實困境。因此有必要以檔案館工作規則作為指引，對檔案管理模式進行創新，主動地引進信息技術，采取多元化的檔案信息收集模式，打造多元服務鏈服務管理模式，給予檔案信息資源安全足夠的重視，切實保障檔案信息資源能夠得到合理利用和開發，充分體現檔案館檔案管理工作的價值和作用。

關鍵詞：檔案館;工作規則;檔案管理;實施路徑

網絡信息技術不斷發展，對新時期檔案館檔案管理工作產生了深刻影響，特別是在國家治理體系與治理能力現代化背景下，要求檔案館也要與時俱進不斷地提升檔案治理能力。新時期，檔案館檔案管理工作面臨著諸多困境和問題，因此要想提升檔案館檔案管理能力和水平，就需要引進更為先進的信息技術和管理理念，同時也要對檔案館的工作規則進行完善和創新，遵循檔案館工作規則，并在其指導下優化檔案管理工作是現階段檔案館的一項重要任務[1 ]。

1 新時期檔案館檔案管理工作面臨的新挑戰

新時期檔案館承擔的工作任務也越來越重，特別是隨著網絡信息技術不斷發展，檔案館在檔案管理工作轉型升級過程中面臨的內外部環境越來越復雜，對檔案館的管理能力和管理水平提出了更高要求。對于檔案館而言，不僅面臨著來自信息化建設的挑戰，同時還面臨著檔案館自身轉型升級的挑戰，因此為了更好地推進檔案館檔案管理工作，有必要對存在的問題進行系統分析，并制定科學合理的應對策略。

1.1 檔案信息資源建設面臨的挑戰

檔案館在推進檔案信息化建設過程中應將檔案信息資源建設作為重要方面加以有效落實。但從當前看，部分檔案館對于檔案信息資源建設還存在重視程度不足問題，特別是部分檔案館的主要領導受到傳統思想的束縛，認為檔案館工作應以檔案信息資源的保管和利用為主，對于檔案信息資源開發的重視程度不足，導致檔案館的檔案信息工作僅局限在檔案資源管理方面，忽略了對檔案信息化建設以及檔案工作信息技術管理。在具體檔案信息資源建設過程中還存在以下兩方面問題。一方面，當前檔案館在信息化建設過程中并沒有結合檔案館自身發展實際需要，導致檔案信息化建設對于檔案館的自身發展推動作用十分有限，現有的技術難以為檔案管理工作提質增效提供相應的技術支撐。另一方面，檔案館在引進軟硬件設備過程中并沒有結合檔案館信息資源建設的實際需要，導致軟硬件設施和檔案管理系統與檔案館檔案信息資源開發存在銜接問題，影響了系統之間的對接和檔案信息資源共享，在一定程度上減緩了檔案館信息化建設。

1.2 檔案精準服務面臨的挑戰

當前，隨著經濟社會不斷發展，廣大人民群眾對檔案服務也提出了更高要求，檔案館在精準服務方面應大膽改革創新。但從當前看，部分檔案館在檔案精準服務過程中仍然屬于被動導向模式。一方面，檔案館并沒有樹立“以用戶為中心”的檔案思想，在檔案服務過程中更多是面向多數大眾的一般性服務，并沒有對用戶信息和需求進行深入挖掘和整合，也沒有了解當前廣大人民群眾對于檔案館信息資源建設的實際需要，對于廣大人民群眾檔案信息需求動向掌握得不夠全面，難以實現檔案信息資源開發與用戶需求的有效銜接，在一定程度上影響了檔案館檔案信息服務質量。另一方面，在檔案資源建設過程中，對檔案館工作規則沒有進行完善和創新，當前隨著信息技術的不斷發展，檔案館的檔案管理工作也出現了很多新情況和新問題，相應的檔案館的工作規則也應該與時俱進地進行創新和完善，但由于主要領導對于相關工作重視程度不足，工作人員在檔案管理工作過程中更愿意沿用傳統模式和傳統思路，導致檔案館工作規則過于陳舊，難以對當前檔案管理工作發揮指導性作用[2 ]。

2 以檔案館工作規則為指導優化檔案資源建設與服務

2.1 采用多樣化檔案信息數據收集模式

隨著網絡信息技術的不斷發展，檔案館所收集的檔案形式也越來越多元化，很多單位在信息技術的支撐之下形成了大量需要保存的結構化和非結構化的電子檔案，這些電子檔案不僅數量龐雜，而且分布分散，需要檔案館在檔案信息收集過程中找到切實可行的解決方案。這就需要檔案館在檔案信息資源收集過程中要看到電子檔案海量、異構、分布分散的特點，主動地借助大數據、云計算、人工智能等技術對分散在各單位的海量檔案信息進行收集，并要存儲到檔案館的檔案信息系統之中，并建立專門的檔案數據庫用于檔案資源的存儲和管理。同時要對檔案館的工作規則進行優化，要結合當前數據檔案的特點，制定相應的標準和規范，為檔案信息資源的收集提供相應依據。通過多樣化檔案信息數據收集模式的構建，能夠將分散的檔案信息進行有效整合，為檔案館檔案資源建設提供重要基礎。

2.2 打造多元服務鏈服務管理模式

當前廣大人民群眾對于檔案館的檔案信息提出了更為多樣化，要求檔案館也應對檔案資源進行有效開發，更好地滿足廣大人民群眾的檔案需求，在實施過程中要以檔案館工作規則的制定和完善作為依據，并明確“以用戶為中心”思想，打造多元服務鏈服務管理模式，進一步提升檔案館檔案信息資源的利用效率，更好地服務本地經濟社會發展，服務廣大人民群眾。檔案館在信息資源開發過程中，要注重對本地檔案的特色資源開發，在做好傳統服務工作的同時還應該豐富服務手段，創新服務內容，靈活地運用各種服務方式為廣大人民群眾提供多樣化的檔案服務，進一步擴大檔案館的服務范圍，提升檔案館的服務效率。形成檔案信息資源整合、檔案知識傳遞、檔案信息開發等多元一體的檔案服務鏈條。同時還要對檔案信息資源進行深度挖掘，并結合大數據、云計算等技術提煉出對經濟社會有用的檔案信息。

2.3 基于規則法規優化檔案安全管理模式

隨著檔案信息化建設的不斷推進，大量的檔案數據信息成為了檔案館開展工作的主要對象，與傳統紙質檔案相比，數據檔案信息在安全方面出現了很多新情況和新特征，這時就需要檔案館基于規則法規對檔案安全管理機制制度進行創新和完善，打造檔案安全管理模式，切實保障檔案館數據信息安全，為后續開發和利用創造有利條件，一方面，檔案館主要領導要充分認識到檔案信息安全工作的重要性并完善相應的制度規制，加大安全制度的落實力度，加強對檔案管理人員教育培訓，進一步提升檔案管理人員的安全意識。另一方面，要通過設置系統權限，安裝必要的防火墻等技術手段，切實保障檔案館信息數據安全，通過檔案安全管理模式的打造，為檔案信息資源的開發和利用創造有利條件。

3 檔案館工作規則指導下檔案管理工作的注意事項

3.1 檔案館工作規則的相互借鑒與動態調整

在檔案館信息化建設過程中，不同的檔案館在工作規則制定過程中都與本檔案館的實際相結合，但同時也存在標準和規范不完善的地方。因此檔案館在工作機制制定過程中既要借鑒國家的相關標準，也要加強檔案館之間的溝通交流。這樣才能夠確保本檔案館的工作機制具有一定的兼容性，同時也有助于上級部門檔案與文件業務規范標準的貫徹和落實。此外，隨著信息化的不斷推進，檔案館工作規范也要與時俱進不斷的進行動態調整，這樣才能夠更好地切合跟檔案館的管理工作開展。

3.2 檔案館工作規則應注重一體化建設

檔案館工作是一項復雜的系統工作，檔案館工作規則作為指引各項工作開展的重要依據，應與檔案管理工作相契合并注重一體化建設。檔案館工作規則要將標準規范作為建設重點，要將紙質檔案與電子檔案進行區分，形成兩套業務標準與技術規范，切實提升檔案館檔案管理工作的水平和能力。特別是在檔案信息化建設過程中要注重業務標準、技術標準、管理標準和評估標準制定的相關要求，確保檔案館所制定的各項標準和規范符合國家的相關要求，也切合檔案館工作實際，形成一體化的管理模式[3 ]。

3.3 提升檔案館數字信息規范的操作性

當前隨著網絡信息技術的不斷發展，為檔案館檔案信息化建設創造了有利條件，檔案館在檔案信息化建設過程中要進一步提升檔案館數字信息規范的操作性。一方面，要與本地知名的互聯網企業進行合作，結合檔案館數字信息建設的實際需要，完善相應的軟件設施和數據信息系統，確保所打造的檔案數字信息系統能夠與其他平臺相兼容，確保檔案信息資源能夠互聯互通。另一方面，要制定嚴格的檔案數字信息規范操作標準，特別是要加大對檔案工作人員的檔案信息教育培訓，讓檔案工作人員掌握必要的檔案按信息技術，這樣在工作開展過程中才能夠按照相應的操作規范，對檔案信息資源進行收集整理開發和利用，確保檔案信息資源能夠發揮其應有作用。

總之，新形勢下，檔案館在檔案管理工作開展過程中要注重工作規則的制定和完善，要充分發揮檔案館工作規則的指導性作用，進一步提升檔案管理的系統性和可操作性。在具體實施過程中，既要注重對檔案館工作制度機制的動態調整，也要對檔案管理工作的具體模式進行創新和完善，實現對檔案資源的系統開發和利用。

參考文獻：

[1]高世宇.事業單位檔案管理工作的作用及對策[J].黑龍江檔案，2020（05）：64—64.

[2]陳立鵬.關于加強教育考試機構檔案管理工作的思考[J].檔案天地，2020（09）：54—56.

[3]許銳坤.加強檔案管理保密工作的重要性及策略探討[J].辦公室業務，2020（02）：108—109.

作者簡介：李利巖，大學學歷，吉林省醫療保障事業管理中心副主任，研究方向：醫療保障業務檔案管理。