關于如何開展基礎教育檔案建設工作的探索

摘 要：本文分析了基礎教育階段檔案的主要內容及其功能，并就如何開展基礎教育檔案建設工作提出建議。

關鍵詞：基礎教育檔案;檔案信息化;檔案管理

概述

根據《義務教育法》《國家義務教育質量監測方案》的相關規定，基礎教育質量監測中心負責監測基礎教育階段學生的學習質量和身心健康狀況，以及影響學生發展的相關因素，為教育決策提供信息、依據和建議;發布監測數據和監測結果，為義務教育發展提供建議，促進兒童青少年的身心健康發展等。因此，將具有保存價值的教學成果、科研成果等以文字、圖表、視音頻等方式記錄下來，確保基礎教育檔案完整性，反映學校階段性教學、管理全貌，為基礎教育質量監測提供重要依據成為基礎教育檔案建設工作的重要任務。

1 基礎教育檔案內容

1.1 辦學條件類

基礎教育階段學校標準化建設相關文件資料;基礎教育學校達到辦學條件基本標準情況（含分學校達標情況及統計表）;基礎教育階段統一購置的圖書、各類儀器設備、器材目錄及相關資料。

1.2 入學機會類

關于保障進城務工人員隨遷子女、留守兒童接受基礎教育的相關文件及資料;反映基礎教育入學率、鞏固率以及控輟保學措施的相關文件資料;基礎教育學校留守兒童入學情況登記表及匯總資料;三類殘疾兒童入學情況登記表及匯總表。

1.3 保障機制類

推進基礎教育均衡發展、建立基礎教育均衡發展責任、監督和問責機制、落實基礎教育經費保障機制等相關文件、資料;基礎教育經費情況;校安工程、農村初中改造、農村基礎教育薄弱學校改造計劃等專項資金專款專用、縣級財政按規定的配套資金足額撥付、足額使用等情況統計表及相關賬冊;教育費附加、地方教育附加、土地出讓金收入按規定比例征收及用于教育相關文件資料;農村稅費改革轉移支付資金用于基礎教育的情況相關資料;農村基礎教育學校營養餐計劃實施以來，實施情況及有關資料。

1.4 教師隊伍類

有關落實教師工資、福利、待遇相關文件、資料;落實基礎教育學校教師績效工資相關文件、資料;基礎教育階段學校新教師補充相關文件及資料;農村基礎教育學校教師、特殊教育學校教師津補貼情況資料及統計表;基礎教育學校學科教師配備、生師比資料相關情況及統計表;落實教師培訓經費，教師培訓相關文件、資料。

1.5 質量與管理類

基礎教育課程方案及開設地方課程和校本課程相關文件及檢查落實相關資料;小學近六年、初中近三年入學情況及鞏固率情況;小學、初中學生體質健康達標相關資料及匯總統計表;制止基礎教育階段重點校和重點班和公辦義務教育學校擇校的文件及措施;減輕中小學生過重的課業負擔文件及措施;中小學安全教育與管理相關文件資料。

1.6 綜合類

黨委、政府及有關部門關于推進和實施基礎教育均衡發展的相關文件、會議紀要、領導講話等資料;基礎教育事業統計年報資料及教育經費統計年報資料;基礎教育布局調整規劃及實施情況相關文件。

2 基礎教育檔案功能

2.1 參考價值

基礎教育檔案作為基礎教育階段教學、管理的歷史記錄，詳細記錄了階段性辦學基本情況、學習質量及學生的身心健康等，為基礎教育質量監測中心掌握基礎教育階段學生學習質量、身心健康，以及影響基礎教育階段學生發展的相關因素分析，為基礎教育主管部門決策提供重要參考依據。為學校及基礎教育主管部門采取相應健康干預措施的制定提供第一手參考資料，增強決策的科學性、針對性。

2.2 服務價值

新時代，基礎教育事業的發展對檔案工作提出了更為詳細、具體的要求，檔案的服務功能也越來越凸顯。例如，通過對學生各科成績，以及其他文體活動的開展情況的查詢、統計，為基礎教育質量監測提供評價服務;通過學校基礎教育學生成績統計，為學生升學、學校招生提供咨詢服務[1 ]。此外，基礎教育是一個長期性過程，相關檔案記載了學校基礎教育經驗教訓，通過對學校某一段時期內的教育教學和管理行為進行總結，可以得到許多關于基礎教育教學、管理、學生身心健康干預等方面的經驗教訓，為學校發展、學生成長、學術研究及主管部門監督管理提供全面可靠、便捷的信息服務。

2.3 評價功能

基礎教育檔案主要包括基礎教育水平、投入水平和管理水平三個部分，具體來說，又進一步分為學籍、基礎教育普及率、辦學條件、公用經費保障、師資狀況、教育管理、教學管理和設施環境等檔案資料，通過基礎教育檔案資料的分析、梳理，作為基礎教育質量監測中心就某所學校或地區基礎教育的整體教育水平、投入水平和實際管理水平狀況的現實評價，并據此作出基礎教育質量總體評價結果。

3 開展基礎教育檔案建設舉措

3.1 分步實施，強化管理質量

凡事預則立，不預則廢。針對基礎教育檔案的實際情況，學校要掌握方式方法，通過分步實施，做好不同年級、各個學年各類檔案資料的收集、整理和歸檔。首先是要訂計劃。基礎教育階段，學校要針對每學年或學期的教育教學任務，制訂當學期、當學年的檔案工作計劃，明確檔案工作目標任務，使基礎教育檔案管理工作與教育教學同步推進。其次要責任明確[2 ]。例如，辦學條件、公用經費保障由校辦負責收集;學籍、教學管理由教務處負責收集;教育教學設施環境方面的檔案資料由校基建辦負責，等等，不同部門將其收集、整理到的檔案資料統一移交檔案部門負責整理、分類、編著等。再次是總結評估[3 ]。為鞏固基礎教育階段檔案工作成果，在期末或年度期末，首先由部門或學科對其檔案工作進行自查，再由學校檔案工作領導小組負責對前期檔案工作進行跟蹤督導和檢查，評估前一階段檔案工作質量，并對發現的問題及時予以解決。

3.2 加大投入，夯實管理基礎

基礎教育階段檔案管理工作是一項長期性、基礎性工作，而檔案管理的基礎則離不開必要的人財物的支持和保障，需要學校持久性加大投入和保障力度。首先是人才支持。根據基礎教育階段檔案管理的數量和目標要求，一方面，加大檔案人員配備數量。既要安排專職檔案員，也要在各部門或各學科中安排1-2名檔案兼職員，采用專兼相結合的原則，不斷壯大檔案隊伍人員數量。加強檔案人員檔案學、教育學和計算機信息技術等業務素能培訓，將檔案人員打造為復合型人才。另一方面，要加大基礎教育檔案經費投入，將檔案管理所需經費納入年初預算，并根據檔案管理的實際需要，適當加大經費預算，以保障檔案管理的實際需要[4 ]。此外，要加強基礎教育物的保障力度。由于基礎教育檔案數量大、類型多樣，學校應按照“八防”標準和要求建立專門的檔案室，并為檔案室檔案管理添置相應的計算機、掃描儀、密集架、檔案柜、消磁柜等，此外，還要購買相應的檔案管理軟件和正版殺毒軟件，以保障基礎教育檔案信息化、數字化管理的現實需要。

3.3 加強領導，健全管理制度

基礎教育階段檔案工作是一項基礎性工作，也是一項十分重要的、長期性工作。為此，加強基礎教育檔案工作領導，健全檔案管理工作制度，是基礎教育領域檔案工作科學、規范開展的重要保障[5 ]。首先要成立檔案管理工作領導小組。成立由分管副校長作為領導小組組長、各部門、學科負責人為成員的檔案工作領導小組，負責全校檔案管理工作，并定期檢查，聽取檔案工作匯報。其次要完善基礎教育檔案管理制度，根據《檔案法》《義務教育法》《國家義務教育質量監測方案》等，建立健全《基礎教育檔案管理制度》《檔案室（員）崗位職責》《基礎教育檔案保密規定》，等等。不斷提升學校檔案工作的科學化、規范化水平。再次，加大檔案工作宣傳力度。基礎教育檔案工作是一項基礎性、綜合性工作，離不開全校廣大教職員工的支持，為此，應在每學期（年）初、歸檔月等特點時間階段舉行檔案知識宣傳，擴大檔案工作的影響力和知曉度，營造大檔案工作格局，為基礎教育檔案工作打下良好群眾基礎。

參考文獻：

[1]劉學芳.淺談基礎教育的檔案管理[J].大慶社會科學，2006（4）：51.

[2]王麗雯.關于基礎教育學校檔案管理工作的探析[J].教育界：基礎教育研究，2015（4）：7.

[3]王濤.基礎教育階段學校檔案管理的成績、問題與對策思考[J].中國校外教育，2018（4）：24—25.

[4]劉向前.淺談基礎教育中檔案管理與文秘工作[J].青島職業技術學院學報，2008（2）：78—80.

[5]李靜.論基礎教育系統檔案員隊伍的專業化建設[J].基礎教育參考，2018（12）：32—33.

作者簡介：王濤，大學學歷，菏澤市教育局館員，主要從事檔案管理研究。