基于全過程安全管理的檔案保護新模式分析

張思峰

摘 要：將全過程安全管理保護模式應用到檔案管理中，能夠有效提高檔案的管理效果。本文圍繞檔案安全管理全過程的三個階段，即前端管理、庫房存儲、后程使用，在新修訂的檔案法框架下，深入分析了基于全過程安全管理的檔案保護新模式和新要求，并提出了檔案全過程安全管理的具體措施，以供檔案管理工作者參考。

關鍵詞：安全管理;檔案;全過程;模式

檔案是國家的寶貴財富，在經濟和社會發展中發揮著重要作用。但在檔案的收集、儲存、使用過程中，存在一些不利因素，可能會造成檔案的丟失、損毀;部分檔案含有涉密信息，一旦泄露，就會造成嚴重后果。因此，應加強檔案安全管理，確保檔案安全。新修訂的檔案法完善了檔案管理的相關制度，對檔案的全流程保護提出了相應的要求，有利于形成基于全過程安全管理的新的檔案保護管理模式。檔案安全管理全過程主要包括前端管理、庫房存儲、后程使用三個階段。同傳統檔案管理工作相比，全過程檔案安全管理模式能加大對檔案安全管理力度，降低安全事故發生率，提升檔案管理的安全性。

1 前端管理階段的檔案保護

1.1 明確檔案收集范圍

前端管理主要是指對檔案收集、接收的管理。有效的前端管理能夠保證重要珍貴檔案納入安全管理范圍，防止檔案流失。基于全過程安全管理，檔案工作者在進行前端管理時，應當圍繞檔案收集范圍對歸檔材料進行認真甄別和系統梳理，確保有保存價值的檔案材料及時歸檔，使這些檔案材料盡快進入被保護狀態，以避免在被接收之前遭到篡改或破壞。同時，也方便隨時調取、查閱最新的檔案資料，增強檔案的效用。新修訂的檔案法對檔案收集范圍的明確規定，也體現出了國家在檔案保護方面的重視態度，有助于提高機關、團體、企事業單位和其他組織對檔案保護工作的關注。

1.2 明確檔案移交職責

在前端管理階段，檔案管理機構除了自主收集之外，也會通過接收來自于其他正規途徑的移交檔案，進行檔案收集。在此過程中，新的檔案法對檔案移交做出了比較詳細的規定，并要求機關、企業事業單位、團體等組織，必須定期移交檔案，且檔案館不得拒收，而且明確規定任何個人不得將檔案據為己有。據此可以看出，國家加強了對檔案移交的管控，以避免在前端管理階段出現具有保存價值的檔案資料缺失現象，體現出國家對檔案前端管理中的保護工作的高度重視。在檔案移交方面，不但明確了機關、團體、企事業位和其他組織的職責，還著重考慮了人的因素，因此，應強化人員管理，做好源頭把控。

1.3 清晰檔案收集職責

在新的檔案法中，用了一整章的篇幅，規定了檔案機構及其職責，說明國家將職責的明確劃分作為強化檔案保護的重要切入點。在基于新檔案法形成的檔案保護新模式下，檔案管理機構需認真貫徹執行，建立科學的管理制度，明確劃分機構內部的檔案保護崗位職責，以便于更高效、更準確地完成前端管理工作，增強全過程安全管理效果。檔案管理機構應基于新法第二章第八條的內容，圍繞國家檔案主管部門構建的統一制度，來設計具體的崗位制度，明晰檔案收集崗位職責劃分方案。此外，還應注意完善配套的監督制度，確保職責劃分方案的有效落實，以便于在前端管理上充分發揮檔案全過程管理新模式的優勢。

2 庫房存儲階段的檔案保護

2.1 信息化管理

新時代隨著科學技術的發展，互聯網技術與信息技術手段被廣泛應用在各個行業領域當中，人們對檔案信息的需求量、需求程度等也在不斷提升，檔案的信息化管理已成為檔案管理工作的重要內容。檔案電子化、信息化能夠有效避免紙質狀態下的檔案風化、損毀等問題，延長檔案壽命，提高檔案管理工作效率，便捷資源共享。與此同時，也給檔案保護工作帶來信息安全風險，比如病毒的侵襲、黑客的攻擊以及系統出現漏洞等。為防止檔案信息數據的丟失、泄露或者被篡改等，檔案管理機構應加強單位內部的管理控制，強化電子檔案管理制度建設，提高工作人員的專業技能和信息化技術水平。同時還需完善電子檔案的安全技術體系，積極引入先進的信息安全技術，提高檔案在信息化存儲階段的安全性。

在信息安全方面，目前我國的檔案信息安全防護系統基本可以攔截大部分的病毒或黑客的攻擊，但對于復雜、頑固的惡意攻擊，仍然難以有效地追溯，而區塊鏈技術具有較強的防篡改性和信息可追溯性，可以高效應對頑固、復雜的攻擊。因此，可以積極與區塊鏈技術領域的高新技術公司合作，構建性能更加優越的安全防護系統，增強檔案信息的安全性。同時，為避免電子檔案信息丟失所帶來的不良影響，可對電子檔案進行備份處理，對于一些重要的電子檔案信息進行多重加密處理，配備專業技術人員對電腦和網絡進行定期維護和管理。

2.2 庫房檔案保護

庫房傳統載體檔案保護仍是當前檔案保護工作的一項重要內容。應按有關檔案保護法律法規的規定，切實把這項工作擺到檔案管理工作的重要議事日程，投入必要的人力、物力和財力。應加強檔案保護系統建設，配備必要的檔案保護設施設備。應加強日常保護管理，確保檔案保管環境適宜的溫度、濕度、整潔、防光、防蟲、防污染、防輻射，盡可能延長檔案壽命。

2.3 銷毀管理

《檔案法》規定，應當按照主管部門制定的檔案保存價值鑒定原則、保管期限標準、銷毀程序，來進行檔案銷毀，嚴禁擅自銷毀檔案。為避免因人為因素造成的檔案不當銷毀而引起的有價值檔案損毀情況，檔案機構應當圍繞新法及有關規定，結合自身職能，制定詳細、具體的銷毀操作細則，以最大程度地預防人為誤操作造成的損失。

2.4 監督管理

在檔案全過程安全管理中，監督檢查也是非常重要的環節。《檔案法》第六章明確規定了檔案監督檢查的主體、職責及主要內容。由于庫房存儲階段在檔案運作全過程占據的時間較長，檔案管理機構應當將庫房存儲階段的監督管理作為重點，以確保庫存檔案信息處于安全狀態。在此過程中，檔案管理機構應當加強工作責任制的落實，并針對庫房的設備配置、人員管理、檔案保管整理、信息安全防護等方面進行監督，以確保各項庫房存儲階段的檔案保護措施能夠有序、準確地落實到位。此外，在監督管理中，應將有關法律法規作為依據，提高管理工作的規范程度，消除安全隱患，提高檔案安全保護效力。