談高校實驗室綜合管理信息化系統建設與研究

山東師范大學實驗室與設備管理處 郝文靜

一、引言

“加快一流大學和一流學科建設，實現高等教育內涵式發展”是新時代高校建設肩負的重要使命[2]。高校實驗室實驗教學和科學研究的重要載體，是學生實踐、創新能力的重要基地。但由于實驗室傳統管理手段的限制，目前高校實驗室的管理方式已難以滿足雙一流建設目標下人才培養的需求。信息化管理，是高校對大數據進行信息追蹤、溯源、監管的一種管理模式。這種利用先進網絡信息技術，整合資源，構建先進、高校的實驗室綜合管理系統是高校實驗室管理的必然趨勢。

二、高校實驗室管理現狀分析

現階段，高校實驗室建設與管理缺乏信息的統一管理，數據統計耗時耗力，無法實現學校部門之間、學院與學校不同職能部門的信息同步，每年耗費學院大量人力與不同部門進行重復數據報送[3]。與此同時，實驗室項目建設、評審和績效考核缺乏有效教學、成果和實驗室數據支撐。實驗室管理信息化程度低，每年的教育部實驗室信息統計，還使用傳統人工統計方式，計算標準不一、數據可信性低、耗費大量的實驗教學及管理人員精力。

在此形勢下，學校急需建立一個實驗室綜合管理信息系統，其形成一個規范管理和引導相結合的實驗環境，應簡化管理流程，降低管理難度，提高管理效率，方便管理者與教師、學生的互動交流，變實驗室建設與實驗教學的事后管理為過程服務，線下書面傳遞為線上動態交互，真正實現實驗室建設、實驗教學、實驗室安全的動態化、標準化、可視化管理。

因此，梳理實驗室管理、設備管理、實驗教學、實驗室安全等方面相關的業務流程，力圖強化實驗過程管理，規范實驗室管理制度，應建立一個實驗室、實驗教學、設備資源、實驗室安全等全方位服務一體的管理系統。“實驗室綜合管理信息系統”，以高校實驗室管理規范及流程為框架，以單體實驗室的功能和實驗設備為核心，需結合實驗室建設、實驗教學、實驗室安全等基礎信息，以計算機編程、移動互聯網及云計算等為技術手段，建立一個實驗室、實驗教學、設備資源、實驗室安全等全方位服務一體化的管理系統。

三、高校實驗室綜合管理信息化系統功能建構

（一）實驗室管理系統

1.實驗室基礎數據模塊

通過采集和對接現有平臺的數據，建立完善的實驗室基礎信息庫，摸清家底。可實現對實驗室基本信息、實驗項目信息、實驗人員信息、學院班級學生信息、專業信息、實驗課程庫、實驗教學大綱、實驗室建制、實驗用房、實驗教學經費、實驗室儀器設備、實驗室安全風險點、實驗室資質、化學品信息、實驗室準入、全校實驗室分布等數據的全方位掌握。通過日常維護，以實現數據的動態化和有效性，將實驗室教學與管理人員從大量重復性事務工作中解脫出來。

2.實驗教學管理模塊

實驗教學管理系統的功能主要包括：實驗教師排課、學生選課、實驗報告提交、成績評定、調停課管理、運行監控、報表統計等。實驗教學管理信息化，將改變現有實驗教學管理面貌，各種類型的數據通過信息化系統化管理后，將呈現出層次化、規范化的實驗教學體系，涵蓋各專業實驗教學的教學計劃、教學大綱，細至每一個實驗教學項目。將減輕教師排課手動工作的壓力，在系統上線后，實驗教師在系統里可以輕松完成實驗項目安排任務，師生可以在系統內便捷查詢實驗課表。將有助于校院兩級管理部門將充分掌握實驗教學信息數據，實驗教學項目開出率、實驗教師工作量、實驗室、設備使用效率等各種數據一目了然。

3.實驗室信息統計報送模塊

每學年度的教育部實驗室信息統計數據上報工作，以往用excel表進行統計，不僅費時費力，而且準確性還難以保證。實驗室信息統計報送系統能夠方便地完成教育部要求的七個實驗室基礎表格信息采集任務，系統能導入excel歷史上報數據，學院可根據歷史數據進行新學期數據采集上報，經過系統在線檢測查錯，可根據提示問題進行數據改正。支持以校級、院級、實驗教學中心、實驗室等多級用戶匯總數據，并能以EXCEL、DBF、TXT格式導出。

4.實驗教學經費的項目管理模塊

建立一個與實驗室和實驗教學基礎信息數據庫有機結合的項目管理系統，是實現實驗教學類經費的全過程管理，其中包括各項實驗教學經費的中期和短期建設內容，實現新建實驗室備案、資金指南發布、項目申請、項目評審、任務書填報、績效驗收、成果庫管理等全流程在線管理。根據收集的數據與設置的評價系統，對各類項目進行效益分析，對于項目中所涉及的實驗室、人員、項目類型等基礎信息進行關聯性綜合查詢等。(如圖1所示）

圖1 實驗教學經費的項目全流程管理

（二）實驗室安全管理系統

1.實驗室安全檢查模塊

實驗室安全檢查模塊支持實驗室自查、日常巡查、專項檢查等多種檢查模式，有利于學校建立實驗室三級安全責任體系，用“互聯網+”的方式支持實驗室安全檢查工作的開展，來實現線上線下的無縫整合，加強實驗室安全管理工作的精細化管理，提高工作效率，落實安全責任體系。可按校區、學院、樓宇、風險點進行分類，以便有針對性地開展實驗室安全檢查。模塊內置151項教育部制定的高等學校安全檢查指標，學校可根據不同情況、學院各實驗室的具體情況，靈活配置主要檢查指標。（如圖2所示）

圖2 實驗室安全檢查流程

2.環境與氣體檢測模塊

實驗室環境與氣體安全管理方面，可實時顯示實驗室溫度、濕度、氧氣、氣壓、PM2.5、TVOC等基本指標數據和相關有毒、燃爆氣體探測器的監測數據，能加強實驗室用氣（鋼瓶）管理，保障實驗室環境安全和師生人身安全。具備三級警報機制，分別是預警警報、一級警報和二級警報，不同的警報可以按照系統設定分發給不同的人員。

（三）固定資產管理系統

固定資產管理系統管理的對象涵蓋了學校各類固定資產，其中包括房屋及建筑物、教學科研儀器設備、辦公設備、后勤設備、圖書及文物陳列品等，并對物質屬性不同的固定資產進行多樣化管理。該系統實現了對固定資產的動態化、精細化管理，推進了固定資產的合理配置和有效使用。

（四）試劑耗材采購管理系統

試劑耗材采購管理系統與財務系統對接，實現了高校試劑耗材的采購、審批、使用、報賬、回收等全生命周期的管理，極大的規范了試劑耗材的采購、申購流程和使用臺賬問題，以全面信息化、流程化方式運作，使實驗室管理工作利用信息化平臺更協同、高效地開展。

（五）進口外貿服務系統

進口設備外貿服務系統，主要包含項目接單、代理協議、中標方錄入、外貿合同、免稅付匯、發貨清關、到貨驗收、開票結算等功能，加強了進口設備的購置管理。通過該系統可實現業務中的數據流轉順序和業務處理的線上辦理。能將所有的業務數據和單據存儲在數據庫中，以實現對重要業務數據和資源的保護和重復利用。與此同時方便各個級別的管理者，根據各自的權限，在完成自己的工作的同時，可隨時查詢歷史記錄，監督并掌握職責范圍內的所有業務情況，大力提高了工作效率。

四、結語

隨著高等教育和信息技術的迅猛發展。在“互聯網+”的背景下，實驗室信息化建設已成為高校教學科研高效開展的重要條件[4]。實驗室綜合管理系統提升了工作人員的工作效率，其擺脫了人工統計信息、追溯信息、處理信息的難題；動態實時管理實驗室設備、實驗教學及經費使用情況，從而為實驗室管理的科學決策提供依據。