Excel表格提醒功能結(jié)合在線文檔編輯在用物管理中的應(yīng)用

金尚怡 榮 麗 郭曉雅 張 梅

無菌物品及藥品管理是臨床科室管理中重要的工作。無菌物品、藥品的有效性與患者的安全息息相關(guān)，受到醫(yī)院各級管理者的高度重視。雖然醫(yī)院信息系統(tǒng)較以往取得較大的發(fā)展，但依然存在科室與醫(yī)院物資管理部門的信息交互不暢通[1]，科室存儲的無菌物品、藥品的有效期仍需人工進(jìn)行檢查[2]。由于無菌物品、藥品種類繁多，清點(diǎn)檢查需要耗費(fèi)大量時間。護(hù)士的工作量較大，檢查的熟練程度、檢查規(guī)范性等因素會對無菌物品、藥品的有效性產(chǎn)生影響。為了解決這方面的問題，臨床管理者們進(jìn)行了很多的創(chuàng)新，包括通過五常法、有色標(biāo)志、有效期一覽表以及包含分層管理、目視管理、五常法管理在內(nèi)的綜合管理模式等方法進(jìn)行管理[3-7]，取得了一定的成果。但隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，物品管理與二維碼、移動終端設(shè)備等信息化工具的結(jié)合越來越緊密[8-10]。筆者所在科室從2018年6月開始，使用了Excel表格提醒功能結(jié)合在線文檔編輯的管理方法進(jìn)行科室無菌物品及藥品管理，取得了較好的效果。現(xiàn)報道如下。

1 資料與方法

1.1 一般資料

心血管內(nèi)科由普通病房及心臟重癥監(jiān)護(hù)病房(CCU)組成，根據(jù)患者治療需要備有無菌物品70余種，包括手術(shù)包、導(dǎo)尿包、輸液器、注射器、無菌敷料等，存放藥品40余種，包括多巴胺、硝酸甘油、嗎啡、新活素、氯化鉀注射液等。選取科室20名護(hù)士為研究對象，全部為女性；工作年限(8.3±3.2)年，Excel表格提醒功能結(jié)合在線文檔編輯應(yīng)用前后，科室護(hù)理人員無變動。納入標(biāo)準(zhǔn)：(1)大專及以上學(xué)歷；(2)在本科室工作5年及以上；(3)護(hù)師及以上職稱；(4)自愿參與研究的護(hù)士。排除標(biāo)準(zhǔn)：(1)研究期間有病假、事假、產(chǎn)假或脫產(chǎn)學(xué)習(xí)累計≥3個月；(2)未參與或參與科室無菌物品及藥品管理時間<1年。

1.2 方法

2017年6月-2018年5月，科室采用傳統(tǒng)方法進(jìn)行物資清點(diǎn)及管理，所有無菌物品和備用藥品均為人工清點(diǎn)，使用紙質(zhì)版物品有效期一覽表進(jìn)行科室無菌物品及藥品管理。2018年6月-2019年5月，筆者所在科室使用了Excel表格提醒功能結(jié)合在線文檔編輯的管理方法進(jìn)行科室無菌物品及藥品管理。

1.2.1 錄入物品基本信息

由2名護(hù)士同時進(jìn)行無菌物品、藥品有效期的清點(diǎn)，雙人核對無誤后，將無菌物品、藥品的名稱、類別、數(shù)量、型號規(guī)格、有效期、更換日期等基本信息錄入Excel表格。錄入后再次進(jìn)行雙人核對，確保錄入信息準(zhǔn)確。

1.2.2 有效期提醒設(shè)置

在Excel表格中進(jìn)行有效期提醒設(shè)置。(1)標(biāo)題設(shè)置。如設(shè)置A列為物品名稱及規(guī)格；B2為數(shù)量；C2 為有效期(日期輸入格式為年-月-日，如2019-12-13)；D列為更換時間；E列為到期提醒；F列為備注。(2)物品更換時間設(shè)置。在D2單元格輸入“=C2-需提前更換天數(shù)”，需提前更換天數(shù)根據(jù)物品、藥品管理的要求來設(shè)置，如：按照醫(yī)院相關(guān)規(guī)定，基數(shù)藥需在到期之前半年進(jìn)行更換，因此，藥品需提前更換天數(shù)設(shè)為180 d。(3)有效期提醒設(shè)置。在E2單元格輸入“=D2-TODAY( )”，并設(shè)置E2單元格格式為常規(guī)，系統(tǒng)自動顯示距物品有效期截止日期的天數(shù)。選中E2列，新建規(guī)則，生成數(shù)據(jù)條，進(jìn)行物品到期提醒設(shè)置，當(dāng)物品未到有效期時，更換時間(E2)為正數(shù)，數(shù)據(jù)條顯示為綠色，隨著有效期的接近，綠色數(shù)據(jù)條會變短，綠色數(shù)據(jù)條越短意味著越接近到期日。若物品超過有效期，則更換時間為負(fù)數(shù)，數(shù)據(jù)條顯示為紅色，紅色數(shù)據(jù)條越長表示物品過期越久。

1.2.3 Excel表格提醒功能結(jié)合在線文檔編輯的應(yīng)用

護(hù)士長將設(shè)置好的表格文檔上傳至云端，通過騰訊文檔分享功能生成二維碼。將二維碼標(biāo)簽粘貼于對應(yīng)的物品、藥品存放柜明顯處，供大家掃描使用。片區(qū)負(fù)責(zé)人每個月對無菌物品及藥品的有效期進(jìn)行檢查。片區(qū)負(fù)責(zé)清點(diǎn)物品的護(hù)理人員通過智能手機(jī)掃描二維碼，進(jìn)入微信騰訊文檔編輯程序。直接查閱無菌物品、藥品的有效期，護(hù)士可根據(jù)有效期提醒有針對性地進(jìn)行物品清點(diǎn)及更換。更換新的物品后，可通過手機(jī)實(shí)時在文檔中進(jìn)行物品有效期編輯修改，文檔會即時自動保存到云端，有效期提醒也會隨之更新。科室管理者可通過電腦版騰訊文檔隨時查看修訂記錄及歷史修訂版本，定時檢查片區(qū)負(fù)責(zé)人的工作情況，及時發(fā)現(xiàn)問題。病區(qū)管理者可以每個月導(dǎo)出物品、藥品管理的最新數(shù)據(jù)，用于數(shù)據(jù)的比較和分析，便于分析物品消耗使用情況，計算成本效益及存檔。

具體操作見二維碼。

1.3 效果評價

1.3.1 清點(diǎn)無菌物品及藥品所需時間

比較科室20名護(hù)士Excel表格提醒功能結(jié)合在線文檔編輯使用前后，清點(diǎn)科室無菌物品和藥品的耗時。

1.3.2 無菌物品、藥品過期發(fā)生率及近效期藥品未及時更換發(fā)生率

Excel表格提醒功能結(jié)合在線文檔編輯使用前后，均隨機(jī)抽檢20次的無菌物品及藥品檢查結(jié)果，其中包含了4次護(hù)理部抽查和16次科室自查，每次檢查都抽查5種無菌物品和藥品，檢查無菌物品和藥品共100例次。護(hù)理部抽查由護(hù)理部安排的科護(hù)長進(jìn)行，科室自查由科室工作10年以上，職稱為主管護(hù)師的責(zé)任組長來進(jìn)行。無菌物品、藥品是否過期按照外包裝上的有效期判定。近效期藥品未及時更換是指藥品未在有效期之前6個月內(nèi)進(jìn)行更換。

1.3.3 護(hù)士滿意度

比較Excel表格提醒功能結(jié)合在線文檔編輯使用前后，護(hù)士對無菌物品藥品管理的滿意度。采用科室自制的滿意度調(diào)查表進(jìn)行調(diào)查，該調(diào)查表的信度為0.861，效度為0.890。調(diào)查表包括工作效率、清點(diǎn)查詢、規(guī)范管理、準(zhǔn)確使用、問題交接5個項(xiàng)目，每個項(xiàng)目采用Likert-5級評分，從非常不好到非常好依次評1～5分。問卷滿分25分，評分越高表明滿意度越高。本次調(diào)查共發(fā)放問卷20份，回收有效問卷20份，有效回收率100%。

1.4 統(tǒng)計學(xué)方法

2 結(jié)果

2.1 使用前后無菌物品及藥品清點(diǎn)時間比較

使用Excel表格提醒功能結(jié)合在線文檔編輯后，護(hù)士清點(diǎn)無菌物品及藥品的時間均短于使用前。見表1。

表1 使用無菌物品及藥品清點(diǎn)耗時比較

2.2 使用前后無菌物品、藥品過期和近效期藥品未及時更換發(fā)生情況比較

使用Excel表格提醒功能結(jié)合在線文檔編輯后，病區(qū)無菌物品、藥品過期發(fā)生率以及近效期藥品未及時更換率均低于使用前。見表2。

表2 使用無菌物品、藥品過期、近期藥品未及時更換發(fā)生情況比較 (例次)

2.3 使用前后護(hù)士工作滿意度

使用Excel表格提醒功能結(jié)合在線文檔編輯后，護(hù)士對無菌物品藥品管理的滿意度各項(xiàng)目得分均高于使用前。見表3。

表3 應(yīng)用Excel表格提醒功能結(jié)合在線文檔編輯前后護(hù)士滿意度比較分)

3 討論

在臨床工作中，清點(diǎn)無菌物品及藥品是一項(xiàng)耗時且瑣碎的事情，占用護(hù)士的時間長。護(hù)士在護(hù)理患者的同時還要抽空兼顧清點(diǎn)無菌物品及藥品， 繁瑣的人工清點(diǎn)及紙質(zhì)登記查對導(dǎo)致護(hù)士對清點(diǎn)工作往往流于形式，甚至有漏檢查的情況[2]。通過Excel表格設(shè)置有效期提醒，其醒目的顯示能有效起到提醒作用。護(hù)士用手機(jī)掃二維碼即可查看無菌物品、藥品的有效期，只需清點(diǎn)藥品、物品的名稱、數(shù)量、質(zhì)量，而不需要逐一檢查有效期。流程得到簡化，減輕了護(hù)士的工作負(fù)擔(dān)。本研究結(jié)果表明，應(yīng)用Excel表格提醒功能結(jié)合在線文檔編輯后護(hù)士清點(diǎn)無菌物品和藥品的時間均縮短。同時，無菌物品、藥品的有效性是病房管理的重要指標(biāo)。使用新的管理方法后，有效降低了病區(qū)無菌物品、藥品的過期發(fā)生率和近效期藥品未及時更換發(fā)生率， 避免了藥物安全隱患， 達(dá)到了改進(jìn)護(hù)理管理質(zhì)量的目的，有利于護(hù)理安全系數(shù)的提升。便捷的清點(diǎn)流程和簡潔明了的提醒，大大的節(jié)約了護(hù)士清點(diǎn)無菌物品和藥品的時間，降低了物品清點(diǎn)缺陷率，因此護(hù)士認(rèn)可度高。

無菌物品、藥品的有效性是病房管理的重要指標(biāo)。病區(qū)管理者需實(shí)時有效對此進(jìn)行監(jiān)管。應(yīng)用Excel表格提醒功能結(jié)合在線文檔編輯對物品進(jìn)行管理后，管理者只需使用手機(jī)或電腦登陸在線文檔編輯程序，即可隨時隨地遠(yuǎn)程通過查看在線文檔更新情況及歷史修訂時間，了解負(fù)責(zé)護(hù)士是否定時清點(diǎn)病區(qū)物品及藥品有效期。新管理方法的實(shí)施，不僅加強(qiáng)了管理者對科室物品保存質(zhì)量的監(jiān)控，還為護(hù)士工作質(zhì)量的考核提供依據(jù)，保證無菌物品、藥品檢查工作責(zé)任到人。

綜上所述，Excel表格提醒功能結(jié)合在線文檔編輯，可以有效降低無菌物品、藥品的管理缺陷發(fā)生率，提高了護(hù)理工作效率，促進(jìn)了護(hù)理工作的創(chuàng)新。