醫院固定資產管理系統設計與實現

王 菁

(內蒙古自治區人民醫院 計劃財務處，內蒙古 呼和浩特 010017)

1 研究背景意義

固定資產，是指醫院為滿足自身開展業務活動或其他活動需要而控制的，使用年限超過1年(不含1年)、單位價值在規定標準以上，并在使用過程中基本保持原有物質形態的資產，一般包括房屋及構筑物、專用設備、通用設備等[1]。隨著健康中國戰略全面實施，人民群眾對醫療保健需求快速提高，作為臨床診療服務重要物質基礎的醫院固定資產總量增長迅速，占醫院總資產比重日益增加[2]。因此，借助信息化手段，設計優化醫院固定資產管理系統，通過建立資產檔案，對固定資產從計劃、招采、入庫、出庫、使用、處置的全生命周期進行記錄和管理，是醫院精細化管理的基礎，也是醫院決策的重要依據。同時固定資產管理與財務系統、預算管理系統、成本管理系統、合同管理系統、HIS系統等其他業務系統之間的數據共享，可極大提高醫院運營效率[3～5]。

2 管理系統架構

醫院固定資產管理系統的內容一方面涉及醫院資金龐大、數目繁多的各類資產；另一方面因為業務需要會與醫院HIS系統關聯，涉及病患個人敏感信息，在其正常運行時要予以安全保護，故在技術架構的選擇上采用較為保守的服務器/客戶端架構[6]。運行環境包括JDK1.6.0.12服務器、Windows 7以上操作系統及SQL server 2005/2008/2012數據庫，整體功能架構(見圖1)。

圖1 醫院固定資產管理系統功能架構

3 功能設計與實現

管理系統主要實現的功能有計劃管理、合同管理、發票管理、庫房管理、卡片管理、資產盤點、資產處置、報表管理、資產查詢、系統設置等功能。

3.1 計劃管理

科室根據業務發展情況，從實際工作需要出發提出采購申請，醫院固定資產管理部門根據科室提出的申請進行充分論證后，編制采購計劃。該項功能面向醫院各科室，即各科室可進行購置申請的添加、刪除、修改、查詢等功能；面向固定資產管理科室提供采購申請審核，對已審核的購置申請生成購置計劃，可實現對購置計劃的查詢、審核、退回。

此外，計劃管理功能應與醫院預算管理系統聯動，即經過審批的采購計劃可直接上傳至醫院預算管理系統，進一步匯總進入醫院年度預算編制環節，最終形成科室固定資產購置預算。

3.2 合同管理

經預算審批通過的采購計劃上傳至合同管理環節，由醫院招標采購部門按照計劃進行招采，根據實際招標采購情況，由招采部門及時錄入合同信息，包括商品名稱、招標時間、采購時間、供貨時間、廠商名稱、供應商名稱等內容。在合同管理功能下，由合同管理人員對合同付款進度進行維護，系統應根據合同簽訂內容對付款時間、入庫時間、本次付款比例、下次付款時間及比例等內容進行提示及約束。

按照合同具體簽訂情況及醫院資產管理制度要求，針對資產入賬時點不同，醫院固定資產入賬可以分為按照合同入賬或按照發票入賬。因此，根據待入賬固定資產發票是否開具，可以對固定資產入庫劃分發票已到、發票未到兩種類型進行管理，其中發票已到則進入發票管理環節，發票未到則直接進入庫房管理環節。

此外，醫院的合同管理不僅局限于固定資產采購合同，固定資產僅為貨物類的一部分，醫院合同管理還應包括其他貨物、工程、服務。因此，固定資產管理系統中的合同管理功能應嵌入醫院整體合同管理系統中，或為醫院整體合同管理提供數據。

3.3 發票管理

在此功能下根據合同執行情況及發票開票信息進行維護，并將發票信息直接計入固定資產入賬信息中。對發票付款類別可以按照資金來源進行劃分，即財政項目資金、科教項目資金、其他資金。對于發票已錄入而本月固定資產未入賬的記錄，進入預付賬款進行管理；對于發票已錄入且本月固定資產需入賬的記錄，進入庫房管理進行入庫操作。

3.4 庫房管理

為便于醫院固定資產管理，醫院通常按照固定資產類別劃分固定資產管理科室，即確定固定資產管理庫房，如房產基建科庫房、物資供應科庫房、信息中心庫房、醫療器械管理科庫房、圖書館等。通常情況下，采購計劃審批通過即進入資產采購環節，經由招標采購部門采購的固定資產到達醫院后，不會直接下發至科室，而是由固定資產管理科室辦理相關入庫手續后，使用科室再從庫房領用。存在問題的資產或科室不需要的資產可直接退回庫房，由固定資產管理科室進行管理，待問題解決后再辦理出庫手續。因此，庫房管理功能包含固定資產入庫、科室領用、科室退庫等功能。

3.5 卡片管理

固定資產管理的核心就是卡片管理，醫院可以通過直接錄入或從入庫單中生成兩種方式生成資產卡片。資產卡片包含固定資產編碼、固定資產名稱、資產類別、數量、計量單位、單價、金額、供應商名稱、折舊年限、資金來源、累計折舊、資產凈值、固定資產條碼等信息。對于醫院的固定資產，除事業收入購置外，財政項目資金、科教項目資金購置也占一定比例，按照資金來源對資產原值、累計折舊等項目分開核算，對掌握醫院資產的資金構成情況很有必要。因此，卡片管理提供按照資金來源進行資產查詢，也可按照單張卡片查詢單項固定資產的資金來源情況及單項固定資產使用多種類型資金的折舊情況。

同時，該項功能下可實現固定資產變動，根據醫院需要實現原值調整、資產類別調整、累計折舊變動等操作。原值調整主要針對固定資產進行改造導致的資產增值及更換零部件導致的固定資產增、減值，以及固定資產由暫估入賬轉為正式入賬時進行的調整；資產類別調整主要針對會計政策變更導致的資產類別變動；累計折舊變動主要針對資產提前報廢導致累計折舊提前計提完畢。系統設置上應針對以上三類變更嚴格審批流程，對審批權限進行劃分。

應注意的是固定資產卡片不得直接修改、刪除，只能通過變更進行部分信息修改。如存在由于人為原因造成的固定資產變動功能外的信息需要進行修改，則必須在固定資產入賬當月進行退庫操作，否則只能進行卡片作廢，按照制度規定重新進行入庫、出庫操作。而卡片的減少只能由卡片作廢或資產處置兩種情況引起，不能直接刪除。卡片的作廢功能也應有嚴格的審批，不得隨意作廢。

3.6 資產盤點

國有資產管理制度要求醫院定期進行資產盤點，對固定資產賬面數量與實物數量對比，對于賬實不相符的資產進行核查。經過核查后，按照會計制度及資產管理制度，通過盤盈增加和盤虧減少的方式進行調賬，保證年度賬實相符。為滿足醫院盤點要求，適應醫院固定資產總量大、個別資產流動性強的特點，匹配PDA、IPAD等終端盤點功能。通過掃描固定資產條碼，將盤點數據直接錄入系統，自動生成盤點單。

3.7 資產處置

醫院按照要求，對固定資產進行調撥、出售、置換、捐贈、報損及報廢。由于科室上報資產處置申請至主管部門、財政部門審批存在一定時間差，資產處置提供處置標記功能，即對已提出申請，但仍在資產處置流程中的待處置資產進行標記。待處置資產經上級主管部門及財政部門審批通過后，通過卡片核銷功能，進行統一管理。

3.8 報表管理

提供各類固定資產報表，例如固定資產月報、資產變動報表、資產變動分類匯總、資產折舊報表等。同時提供按資產類別、科室、資金來源展現的報表，滿足會計制度需要及醫院的個性化需求。

3.9 資產查詢

對醫院固定資產的各個維度，提供綜合查詢、匯總查詢、變更記錄查詢、處置情況查詢、審批流程查詢等功能。

3.10 系統設置

提供諸如固定資產分類、固定資產字典、庫房字典、供應商字典、科室字典等基礎信息；根據管理要求提供字典新增、刪除、修改等功能。

4 結束語

系統針對醫院固定資產實現了數量、價值、質量、狀態的全面綜合管理，建立了對固定資產的全生命周期管理和全過程跟蹤。結合其查詢、報表及統計功能，在方便財務人員從各個維度掌握固定資產狀況的同時，還可以為管理決策提供科學依據。極大地提高了固定資產管理質量和效率，對診療科室工作協同度也有很大提升。未來，在系統建設中還應繼續完善移動應用相關功能，進一步提高工作效率。同時，還應優化醫院固定資產管理業務流程，持續完善醫院資產管理制度，為信息化建設保駕護航。