試論高校本科生學籍檔案管理現狀及對策

摘要：當下，針對高校本科生學籍檔案管理的不斷加強的現狀，各大高校展開了很多的相關工作。由于高校進行學籍檔案的管理可以為其進行積極的籌備工作和準備一些活動的相關素材。這樣不僅能夠體現出學校整體狀況的發展程度，而且還會對高校的發展方向有一定的借鑒作用。但目前，如果從高校本科生學籍檔案管理的現狀來看，各大高校仍然在檔案的管理上存在一定的問題，不能真正的把高校本科生學籍檔案管理的優勢發揮出來。因此，本文側重于對當前本科生學籍檔案管理中所存在的問題進行分析，同時對相應問題提出相應的解決問題的對策。

關鍵詞：學籍檔案 管理現狀 對策

一、高校本科生學籍檔案管理的特征

（1）高校本科生學籍檔案具有規律性

高校本科生的學籍檔案，其形成具備一定的規律性和一定的特殊性。由于大學本科生的學籍檔案是他們從入學到畢業的一個完備的記錄資料。所以，學籍檔案對他們的重要程度也不言而喻。他們所進行的教學活動都是具備規律性，因為這是根據學校每年所安排的教學活動形成的。而這些教學活動都具一定的規律。更重要的是高校本科生學籍檔案管理的整理過程，往往都是從材料一點點形成檔案之后再通過不斷地積累，最終整理完成，所以本科生學籍檔案的管理形成的過程，具備很強的規律性。

（2）高校本科生學籍檔案管理具有復雜性

隨著當前高校教育改革的不斷推進。高校當前的規模不斷擴大，其招生人數也在逐年上漲。新的問題就是高校本科生學籍檔案管理的數量也會不斷增多，人數的增加，專業數量的增加。這些新情況無疑給當前的本科生學籍檔案管理增加了新難題。由于高校本科生學籍檔管理本身內容就相當繁雜，學籍的案卷又不斷增加。這就會導致高校本科生學籍檔案的管理變得更加復雜困難。

（3）高校本科生學籍檔案管理具有多樣性。

以往，高校本科生學籍檔案管理的模式一般都是通過紙質材料記錄存儲，之后做成案卷進行保留存檔。因為這樣的方式模式使用時間較長，而且操作起來相對熟悉，所以，即使現在可以使用電子版文件，這些檔案也仍然會被打印下來進行存儲。比如，每學期本科生的期末成績記錄，績點和他們的成績都要進行記錄。記錄員首先會將他們的成績錄入電腦進行電子版存檔，之后進行打印，將打印材料與電子版原件同時上交到教務處，最后由教務處對這些檔案進行統一管理。然后再匯總各學院的信息，上交教務部門。

還有一個可以進行高校本科生學籍檔案管理儲存的方法就是通過光盤進行儲存。因為通過光盤存儲的這種方式也具有非常顯著的特征。其體積較小，同時具備大的容量，最重要的是還容易保管。同時，便于集中信息以及使用更加便捷。這些都給本科生學籍檔案管理部門提供了很大的方便。例如，通過計算機進行的信息注冊以及對本科生學籍檔案信息的記錄文件，這些文件都可以以圖像的方式保存到光盤中，因為光盤可以作為對本科生學籍檔案管理的一個媒介。

二、高校本科生學籍檔案管理的發展需求

當下，高校本科生學籍檔案管理的材料，需要具備真實性、準確性和完整性的特質。而且為了避免本科生學籍檔案被一些不法分子所利用，然后造成無法挽回的損失，所以高校本科生學籍檔案管理人員就要具備非常高的檔案管理素質，不僅僅是檔案管理的水平，還有具備較高的道德水準和政治素養。高校本科生學籍檔案管理人員，還應該把檔案材料按照特定的類型進行合理分類。最重要的是，還要把檔案整理成便于查閱與分析的模式，這樣可以為查找檔案提供便利，快速查找到可用的信息。

三、高校本科生學籍檔案管理的現狀及對策

（1）高校本科生學籍檔案管理方法具有傳統性

通過進行高校本科生學籍的檔案管理的方式上來看，還使用手寫錄入之后在進行存檔得這種傳統方法，對于當下高校本科生學籍檔案管理的復雜性已經難以適應。但是，大多數高校仍然在使用這種方法。按照年月順序來進行排序，紙質得學籍在進行手動查找的過程將會非常繁瑣復雜。對于當下高校本科生學籍檔案的管理，各大高校就要通過網絡的信息化進行有效管理。例如，將計算機技術和信息化存儲應用在高校的檔案管理當中去。通過建立本科生學籍檔案管理的專屬獨立系統，進行信息的快速錄入與檢索。這樣不僅提高了存儲效率，還提高了查詢效率。將信息快速整合，大幅度的節約了人力物力。

（2）高校本科生學籍檔案管理者未認識到其重要性

在眾多高校當中，由于管理人員收到傳統思想影響，并不夠重視高校的檔案管理工作，忽視了檔案管理的重要性，這就一定程度上磨滅了檔案管理工作者工作的積極性。因此，要建立現代的檔案管理制度，決策者提高其思想，端正對檔案管理的態度。在檔案管理方面與時代相結合，同時借鑒相關學校的經驗，不斷樹立對檔案管理工作的重要性認識，提高檔案管理者的積極性，同時做好檔案管理的相關工作。

（3）高校本科生學籍檔案管理從業者素質不高

當前，高校的檔案管理工作不斷增多，其重要性也在逐漸增強。由于檔案管理工作相對簡單，并不是各大高校目前迫切需要的高素質的管理人才。所以，當前增加高校本科生檔案管理人員的專業技能迫在眉睫。檔案管理人才緊缺，特別是具備極強專業技能的管理人才。這些人才不但是要熟練使用計算機軟件，還要具備掌握相關政策的能力，同時具備較高的道德水準。要想吸引相關人才的加入，需要高校的決策者提高重視程度，同時提高自身學校的影響力，表現出對相關人才的迫切需求，而且還要提高薪資待遇。

當下，高校本科生的學籍管理工作仍然是紛繁復雜的一項工作，但是如果可能采用科學合理的對策，同時進行科學的管理。為從業人員和老師學生提供查詢學籍檔案的便利，不斷地推進學籍檔案工作的合理化，那么當下的問題也就迎刃而解。在當前檔案工作不斷推進的同時，滿足高校的發展需求。

參考文獻

[1]聞海燕. 高校本科生學籍檔案管理的現狀及對策[J]. 教育， 2016（7）：00072-00072.

[2]王彥杰. 高校學籍檔案管理中存在的問題與對策[J]. 中國成人教育， 2006（3）：49-49.

[3]黃建娟. 淺談高校學籍檔案管理的現狀與對策[J]. 科技情報開發與經濟， 2006（05）：279-280.

[4]謝建輝. 新時代高校學生檔案管理現狀與對策[J]. 興義民族師范學院學報， 2018， 000（005）：81-84.

[5]王偉. 高校學生檔案管理現狀及對策研究[J]. 北京檔案， 2009（05）：27.

趙淑惠（1962.10）女，漢族，內蒙古河套學院，內蒙古巴彥淖爾市.

（內蒙古河套學院?內蒙古?巴彥淖爾?015000）