項目檔案規范管理在工程中的作用

劉金江 郭峻廷

摘要：工程建設項目檔案以建設工程為依據，全面與真實地反映了整個項目建設的細節，能夠發揮信息支撐的作用，與項目建設全過程相結合。基于此，工程建設項目檔案管理工作至關重要，也是管理工作的重要內容，需要以規范化為先導，探索先進發展道路，促進工程建設良性發展。

關鍵詞：項目檔案;規范管理;作用

1工程項目檔案的內容及其作用

工程項目檔案具體包括以下幾方面的主要內容：1.前期準備階段形成的文件。包括上級部門批準的可行性研究報告、項目任務書、工程設計選址情況、基建規劃、上級批復、相關的招投標文件、合同及協議等。2.設計過程中形成的文件。初步設計、改擴建文件、工程施工圖設計說明、設計文件以及預算文件等。3.施工過程中形成的文件。一般包括能夠真實記錄和反映施工情況的內容文件，例如，施工準備和驗收文件、總結性文件等。4.竣工時期形成的文件。一般包括工程竣工驗收合格證書、驗收報告和驗收證明、工程竣工圖、工程決算書以及竣工驗收會議紀要等。5.后期運營和管理階段形成的文件。一般包括工程竣工后投入使用過程中改擴建、維修等形成的文件。建設工程檔案的重要作用：1.工程檔案為工程竣工驗收提供重要保障和有力支撐。工程檔案能夠將施工整個過程客觀、真實而完整地呈現出來，與工程質量檢查、監督、評定息息相關，工程竣工之際，質量監督部門通過翻閱查找工程檔案，有利于質量監控，充分了解工程實際質量，為工程竣工驗收提供重要保障和有力支撐。2.工程檔案為后期的基建維修、技術改造提供翔實的可靠憑證。

2項目檔案規范管理在工程中的作用的發揮

2.1開工前統一標準

建設項目在開工時，各參建單位都必須集中統計自己的工作人員，完善對應的網絡檔案管理體系。工作人員在體系建成之后，要把詳細人員檔案錄入到網絡管理系統中，使檔案管理工作能夠更加全面、多角度完成。同時，建設主導單位還要把制定的檔案管理標準準確傳遞至各參建單位或是參建機構，使檔案管理人員能夠具備充足的檔案管理意識，提升業務能力。比如，建設主導單位可以利用組建培訓班、召開檔案管理會議等不同的方式進行，這樣的方法可以有效提升檔案管理人員的管理意識，使其業務能力能夠在多元化的活動中得到有效提升，使檔案管理工作能夠更加統一規范，各參建單位的檔案管理工作職責也能被更加精準地確定。總之，建設項目開工之前的檔案管理工作必須堅持標準統一化的基本原則，這樣才能使建設項目在施工時能夠對相關的文件進行收集歸檔，促進建設項目的順利進行。

2.2加強項目檔案管理制度建設

加強檔案資源體系建設，規范項目檔案收集和檔案管理。項目檔案資料通常涉及工程建設項目實施過程中各個階段產生的重要信息，即包括工程前期階段、開工階段、施工階段和竣工階段。需要完善項目檔案歸檔范圍，建立材料歸檔制度，嚴格落實規章制度和工作流程，推進檔案管理工作和業務管理同步進行，共同提升工程建設項目的檔案創新管理水平。科學合理的規章制度是保障各項工作順利開展的先決條件，對于工程建設項目來說，必須全面優化檔案管理制度和機制，明確將管理職能落實到個人崗位職責，并開展全程監督管理工作，定期開展檔案管理工作的規范化會議，規范檔案資料的完整性、利用的安全性。各參建方要進行分級管理原則，嚴格按照建設工程法律依據及國家、行業、地方等檔案相關規范和標準，如《建設工程文件歸檔規范》《建設項目檔案管理規范》等各項規章條例。建立檔案安全防范體系，堅持檔案管理以防為主、防治結合的基本原則，完善檔案安全保密制度，保障實體檔案安全，加大對破損檔案的搶救和修復保護力度，不斷強化檔案管理的法制建設，扭轉重建設、輕檔案的現狀，推動管理模式創新發展。

2.3推動工程檔案管理規范化發展

工程檔案專業性強、管理環節多、參與管理的主體多，同時收集時間也較長，因此必須建立閉環的質量管理機制，才能夠保證工程檔案管理各個環節的質量。第一，建立完善工程檔案管理組織機構，根據工作需要和管理要求細分崗位職責，實行專崗專責，強化責任落實。在管理層由分管行政的領導組織開展，在職能部門也要設置專人負責。第二，明確各個涉及單位的主體責任。其中，工程檔案資料收集、整理的質量應由承擔該環節的單位負責。參與單位應對工程檔案上一環節歸檔資料進行審核驗收，不符合規定的應打回整改，符合要求后方可進行移交。第三，有針對性的對上一階段發現的問題進行整改。對各個管理流程的使用現狀進行綜合分析，包括處理時間、響應時間、管理流程的可視化展現等等，從全局工作的高度對每個流程進行細致的數據分析，探索各個流程合理性，同時定期對管理流程和系統進行更新，以保證管理始終能夠適應實際工作的需求，進而提高質量管理效率。

2.4完善檔案管理流程

檔案創新的主要途徑是管理流程的完善。首先，檔案管理工作需要與工程建設處于同步狀態，與工程全過程相結合。以工程建設實際為基礎，形成統一性的檔案管理標準，以規范性管理為目標。最后，要落實檢查工作，一旦發現不足，要及時進行優化與調整，全面記錄工程建設中的問題。同時還要落實審核工作，明確歸檔范圍。除此之外，工程建設項目檔案管理需要與竣工驗收備案相結合，將其作為核心內容，實現對各級建設單位檔案管理工作的支持作用。工作人員要結合工程建設實際，加強系統化監督，強化全過程綜合性監管，保證工程建設項目順利完工。

2.5加強培訓，提升人員綜合素質

建設項目開展過程中，涉及不同專業領域的人員較多，他們的水平參差不齊，做好項目檔案管理工作，需要具有較高的業務知識水平和豐富的實踐經驗的人員。因此，加強對相關人員知識技能的的培訓對于提升建設項目檔案管理規范化水平來說具有重要的促進作用。人員培訓既包括對建設項目人員進行檔案知識的培訓，也包括對檔案工作人員進行建設項目相關知識的培訓。單位可以通過多種途徑對項目人員進行檔案管理培訓，從國家層面的法律法規和相關制度到單位內部更為細化的制度規范，這樣逐級宣貫，同時對項目檔案的收集、整理以及移交程序進行詳細說明，從而提高項目檔案管理水平。建設項目中涉及到的施工圖、竣工圖等建設資料專業化程度較高，實際工作中，對于未經專業化培訓的檔案管理人員來說難度較大，要加強對檔案管理人員的建設項目專業知識和相關技能的培訓，或者通過參觀調研建設項目檔案管理水平較高的單位學習好的經驗和做法，提升檔案管理人員的專業素養和綜合能力。

3結束語

在新的發展時期，工程建設行業呈現極速發展的趨勢，工程管理備受矚目。因此，要全面規范工程建設項目檔案管理工作，積極構建科學高效的檔案管理體系，依托高水平的管理人員，實現全方位強化，提升檔案管理效率與質量，為行業發展奠定堅實基礎。

參考文獻

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