試論“互聯網+”時代高校教學秘書創新管理服務

徐燕茹

摘 ? 要： “互聯網+”時代，作為高校教學管理隊伍的重要成員，教學秘書在教學管理工作中發揮著舉足輕重的作用，教學秘書職業素養的高低直接決定高校教學管理能否穩步推進。教學秘書的教學管理工作呈現出新特點和新的管理服務模式，隨之出現一些問題。教學秘書要明確角色定位，探討“互聯網+”時代如何做好高校教學秘書管理服務工作，不斷創新發展，適應“互聯網+”時代教學管理工作的新要求，為推動新形勢下高校高質量發展做出貢獻。

關鍵詞： “互聯網+”時代 ? 教學秘書 ? 教學管理

“互聯網+”時代，高等教育不斷追求高質量發展，注重教學質量。教學管理是提高教學質量的重要保障，在協調各種教學資源、優化整體教學工作中起主導作用。教學秘書工作在高校教學管理的運行中不可或缺，在教學管理工作中發揮著舉足輕重的作用。因此，教學秘書要注重自身職能，理清“互聯網+”時代教學管理工作面臨的新機遇和新挑戰，培養和提高職業素養，探尋崗位服務模式的新思路和新方法，促進教育教學工作穩步運行。

一、“互聯網+”時代背景下的高校教學管理的特點

“互聯網+”是互聯網的新信息技術在經濟、社會、文化等多部門的應用，比如移動數據段、云計算、大數據等[1]（31-32）。互聯網的新信息技術與傳統的教學管理模式融合，加速了教學管理現代化進程，是高校提高辦學質量的必然趨勢。目前教學管理的工作模式更加科學有序，各種規章制度和教學計劃得以高效實施，調動師生在教與學方面的積極性、主動性和創造性。師生借助互聯網平臺，加速了知識信息在互聯網的傳播和積累，激發了高校創新和發展活力。“互聯網+”與高校教學管理的結合充分體現了跨界融合、創新驅動、連接一切的特點，實現了資源的共享、開放和創新，為高校教學管理工作提供了便利平臺，使得教學管理能夠充分整合師生等各方面資源，為提高教學質量保駕護航。教學秘書在“互聯網+”教學管理模式下，能夠充分發揮自身優勢，提高崗位服務質量，實現創新發展。

二、“互聯網+”時代教學秘書管理服務的新模式

互聯網信息量大、方便快捷，移動互聯應用因移動終端的快速普及得到快速發展，以移動互聯技術為依托的移動辦公已廣泛應用到工作中。由于高校無紙化辦公的普及，高校教學秘書充分利用互聯網移動終端開展工作，在教學計劃實施和教學文件管理的各個階段做好質量監控，對于工作中出現的問題及時發現、及時處理，積極廣泛聽取意見和建議，積累經驗，保障各項教學工作順利實施。

（一）教學計劃統計及落實工作。

作為高校實施教學管理工作和人才培養的主要依據，各項教學計劃都要提前部署制訂。教學秘書要將各個專業的教學任務安排、教材計劃、實踐計劃、教學大綱、專業培養計劃、學生成績等工作的制定、執行、監督、評估等從落實、整合到上報，通過網絡計算機技術實現教師的自主獲取和管理，利用網絡及移動終端，通過微信、QQ群和辦公軟件，在云端或移動設備存儲和訪問文檔，實時創建、編輯和共同處理文檔，利用手機和計算機傳輸文件、運用設備共享，做好協調、反饋、匯總、分類、整理等工作，保障各項教學計劃落實到位。

（二）教學環節的質量監控管理工作。

教學秘書利用網絡信息平臺，及時接收學校各個管理部門的通知文件，在工作中通過收集、分析、處理各項政策信息，將通知要求通過網絡實施信息共享，及時分發給領導和師生，并時刻跟蹤相關師生接收效果，確保傳達到位。在教學管理中，對于教學進度、教學測評、教學成果獎勵等各項工作，保障各個環節落實及時，數據真實、有效。通過互聯網工具展開數據統計、資料整理，協助領導做好監督、審核工作，確保各個環節順利開展。

（三）各項教學資料存檔工作。

教學秘書要對每個階段的教學工作做好總結，利用互聯網及辦公軟件做好相關資料的存檔。首先，教學秘書要對過往教學資料進行信息處理，進行更細化的分類存檔，同時為迎接專業評估和績效考核等數據填報工作做好相關資料的準備。其次，做好相關教學檢查督導的文件管理，利用互聯網實時整理和保存相關的教學日歷、課表等，確保教學管理部門和領導隨時查閱。

三、“互聯網+”時代高校教學秘書崗位職責及角色定位

教學是學校貫徹教育方針，目的是實現學生德、智、體等方面全面發展。教學工作是學校的核心工作，高校教學秘書是保證學校教學工作順利開展的重要角色，在教學管理過程中起著紐帶和橋梁作用，連接學院和學校、學院和教師、學院和學生，是直接承擔教學服務的一線工作人員[2]（32-33）。因此，教學秘書要對教學活動的運行做好監督和服務工作，必須有正確的角色定位，做好院系領導、師生和各部門之間的溝通和協調工作，嚴格遵守規章制度和工作流程，管理好工作實施環節，做好網絡設備的使用和維護工作，倡導安全的網絡辦公環境，將服務意識貫穿工作始終，確保各項工作有序開展。

四、“互聯網+”時代教學秘書管理工作中存在的問題

教學秘書的日常工作任務量大、瑣碎而繁雜。科學利用互聯網平臺完成日常工作，使用各種軟件、信息交流工具，使工作效率大大提高，一些問題隨之而來。

首先，一部分師生群體拘泥于傳統工作方式，不能適應互聯時代網絡技術的更新和工作模式的變化，被動地接受互聯網帶來的改變，網絡意識不強，辦公軟件版本低，設備不維護，運行速度慢，經常遇到要將電子文件由高版本轉為低版本才能在網絡上實現共享的現象。

其次，工作中很多重要的文件都需要領導簽字或者加蓋公章，用于上級領導批準或作為工作落實的重要依據。無紙化辦公的普及使傳統辦公方式淡化，秘書會對互聯網平臺和信息交流工具產生過度依賴的心理。由于過度依賴電腦、手機等電子設備，忽視紙質文件的分類與管理，如果沒有對不同學期的有關學院的重要文件進行保存，在學院查找和使用時，就會造成查找困難。同時，更新大量電子信息的時候，如果不對電子文件進行及時更新和分類，就會導致管理混亂，不能實現預期的工作效果。

再次，教學秘書在工作中由于對設備維護不當，不能掌握設備運行的狀態，不能隨時跟蹤和檢查，在工作中就會出現存儲空間有限、斷網、設備故障等突發狀況，導致信息接收不暢，甚至造成文件丟失，必然影響工作進度和工作熱情。另外，網絡安全意識淡薄，缺乏專業的網絡設備知識，不能對軟件進行安全管理與維護，受到網絡病毒的侵擾，影響辦公的安全性。

五、“互聯網+”時代高校教學秘書創新管理服務的路徑

教學秘書面對大量工作時，既要有效利用網絡平臺，又要合理安排各項工作，對工作環境和硬件設施進行研判和分析，以最飽滿的狀態完成每項工作。

（一）轉變思想觀念，與時俱進。

教學秘書要適應“互聯網+”帶來的觀念改變，而不能局限于技術的更新。“互聯網+”意味著融合、分享、改造和提升，在原有的工作模式中融入新的技術和處理能力。在信息發達的今天，如果不突破傳統觀念，就不能提高主動學習互聯網技術的熱情，不能通過連接、交互、協作提高工作效率。互聯網時代，高校教學秘書要與時俱進，深入理解掌握高校的各個組織機構業務，協助推動優化組織機構流程，改進傳統工作模式，以適應新時代高校發展的需要。

（二）培養創新意識，推動“互聯網+教育”的發展。

教學秘書在教學管理部門的領導下開展工作，要求重效率、講質量。因此，教學秘書要用互聯網思維工作，帶動師生使用互聯網工作的意識，在工作中營造“互聯網+教育”的工作氛圍，促使教師主動學習互聯網技術，掌握新的工作技能，將新方法、新技能應用于課堂教學，將新媒體技術手段應用于教育管理工作。教學秘書要善于在常規的教學管理工作中發現新問題和處理辦法，能夠借助互聯網技術下的各種教育管理系統靈活開展工作，使新方法和新技能在實際工作中發揮實效，做好領導的助手，提高工作效率。

（三）提高差異化服務水平，順利完成各項工作。

教學秘書在日常工作中要面對不同的群體，提高差異化服務水平。高校秘書差異化服務指的是高校秘書工作者在面對不同的師生或者領導時，應有針對性地提供個性化差異化的服務，以滿足不同的需要，樹立在本學院乃至教育行業的獨特性[3]（46）。這就要求教學秘書有高尚的職業素養、服務意識和良好的心態。在工作中有效利用互聯網手段，用智能化服務使工作打破時間和空間的限制，實現數據的跨地域使用，提高溝通和協調效率和質量，能在不同的工作角色之間切換，營造積極向上的工作氛圍，順利完成各項工作。

（四）熟練掌握智能化辦公技術，強化處理各種故障的能力。

教學秘書一直是集管理者、服務者和聯絡者于一體的工作人員，必然離不開電子設備等工具開展工作。隨著高校的不斷創新發展，基于互聯網的各種信息化技術推陳出新。因此，為了更好地開展工作，教學秘書必須熟練掌握各種辦公設備及軟件使用，了解和利用好各種移動互聯終端，最大限度地利用現有的工作條件。

1.教學秘書必須具備豐富的網絡知識，主動研究各種網絡設備的使用，要對網絡搭建、網絡運行、網絡運用等基礎知識有更加深入的學習和研究，能夠熟練運用、調試網絡設備，快速排除網絡運行故障，使這些基礎的辦公條件能夠為工作有序進行提供保障。要做好日常辦公設備和辦公軟件的維護工作，使電腦的環境和存儲設備一直處于良好的工作狀態。

2.學會運用各種辦公軟件。由于信息技術的飛速更新，各種辦公軟件不斷推出新版本，操作起來更加人性化，滿足不同用戶的需求。教學秘書要不斷學習新的辦公軟件操作，例如熟悉OA系統在日常行政管理事務中的處理流程，比如會議室及車輛申請，各種審批文件的流轉等。

3.學會日常文件的存儲、歸檔和更新工作。首先，要學會電子文件的管理。根據文檔的歸屬范圍，對于教師、學生、考試等不同領域在存儲日期和存儲份數上都要有明確標識，確保電子文件的歸屬質量和存儲空間的安全、有效。其次，做好紙質文件的保存，按照學期、類型及重要程度歸類存放、分柜保存。最后，做好各種文件的保密和維護工作，確保存檔文件安全可靠，并能永久地處于可提取和可利用的有效狀態。

（五）認真學習有關教學的方針政策，增強信息分析和處理能力。

教學秘書首要工作是處理各種信息，完成上傳下達，快速落實。因此，教學秘書首先要第一時間學習接收的信息，領悟政策要求，迅速分析，向領導、師生做出準確的傳達。對于工作中出現的問題，要依托網絡交流平臺，及時聯系和解決相關問題，做好后續的落實和收尾工作。要建立以互聯網為基礎的協調和交流機制，通過群消息等方式快速構建起整項工作的參與團隊，使團隊成員做到目標一致、齊心協力完成工作。其次，教學秘書是部門領導的助手，在接收大量信息時，要有分辨是非的能力，不虛傳、不造謠，實事求是、去偽存真，利用大數據、信息統計等技能篩選有價值信息。

（六）增強網絡空間安全意識，營造和諧的網絡辦公環境。

教學秘書工作連接師生，要做好與各個職能部門工作的有效銜接，互聯網時代各種信息五彩斑斕，要增強網絡空間安全意識。對個人所處的網絡空間有一定的認知，能夠分辨網絡和現實的區別與聯系，利用互聯網的優勢提高工作效率。從“我”做起，遵守職業道德，積極弘揚社會主義核心價值觀，在網絡實踐中教育、提高自己，堅信科學，堅定正確的立場。要增強判斷、分析等綜合能力應對網絡不安全因素，推動形成和諧的網絡辦公環境。善于學習和篩選互聯網中有意義的信息，使其能夠積極指導我們的工作和生活，充分享受“互聯網+”時代帶來的幸福體驗。

“互聯網+”時代的到來打破了傳統的教學管理瓶頸，信息技術的廣泛應用使教學管理及教學資源實現變革。作為教學管理隊伍的重要成員，教學秘書應緊跟現代教育思想，積極在豐富的互聯網信息技術方面學習新技能，適應“互聯網+”時代教學管理工作的新要求，積極創新，在繁忙的工作中鍛煉自我，提高服務本領，為推動新形勢下高校的高質量發展做出貢獻。

參考文獻：

[1]雷萌.關于“互聯網+”的數據庫技術及與應用教學模式實踐探索[J].當代教育實踐與教學研究，2020（13）.

[2]高鳳娥.“雙一流”建設環境下高校教學秘書如何提高服務水平[J].教育教學論壇，2020（22）.

[3]余芳.互聯網+時代高校秘書工作專業化技能發展策略探究[J].電子信息，2017（25）.