新形勢下做好辦公室文秘工作的幾點思考

李 亞

（陜西省成通機械化公路生態工程有限責任公司，陜西 西安 710068）

全國教育大會的召開，標志著我國高等教育進入一個全新的時代。預示著中央對高等教育的管理、教育、科研等各個方面有了更細致、更高標準的要求。企業辦公室作為企業重要的綜合部門，其管理水平的高低直接影響著整個學校的管理水平、教育水平、科研水平以及各級政府政策和方針的落實程度。隨著高等教育的不斷深入，企業辦公室管理工作需要不斷創新和優化，從而讓企業辦公室真正發揮承上啟下、溝通內外、協調左右、聯系八方的最大作用。

1 企業重視文秘工作

通過優化企業內部的組織結構，明晰各部門之間的職責和權限，才能夠為企業的穩定性奠定基礎。辦公室部門是整個企業重要行政管理部門，通過傳達公司經營者的決策意圖，以及實現與各個業務部門、財務部門之間的對接，促進企業投資信息的快速流動和傳輸。隨著企業規模不斷發展，公司也產生了更多新型的辦公室工作任務，尤其是當辦公室內部行政事務較多時，需要增加更多的文秘人員來處理文案寫作工作。辦公室主任要充分重視文秘工作給整個辦公室運營帶來的影響，在招聘文秘人員時，公司的高層領導人員要給招聘工作提供必要的支持幫助，以及提供資金支持。盡可能參與到文秘招聘工作中，以選拔優秀的文秘人才，此外，公司的高層領導人員要為文秘開展寫作和溝通培訓工作，以提高文秘的工作能力，保證公司內部的行政管理工作高效處理。

2 新形勢下做好辦公室文秘工作的措施

1）完善行政事務管理工作制度。規范完整的系列工作規范制度能使單位各方面工作有序開展。一要完善單位的制度設計。要從體現制度的優越性入手，產生對員工活力正向激勵，從而能夠全面促進創新，簡化做事程序，營建和諧的辦事環境，提高處理事務效率。要健全完善現有制度，補充增加績效考評等制度，清理不規范、不合理制度，要完善責任追究機制、監督機制、獎懲機制。隨著責任的不斷明確，可以依據機制管人管事，更有力地推進工作。二要對單位的行政事務工作進行全面監督。監督可以使單位的各項工作能夠按照正常的要求展開，也能使單位的各種決策順利進行。這就需要從事辦公室行政事務管理的工作人員持續提高自己的執行力，加強對各項工作推行情況和決策執行情況進行全面有效地監督，確保工作的順利進行。

2）強化信息服務。信息工作是領導重要的決策依據，對外反映情況、樹立形象；對內服務決策、指導基層等，皆需要信息。辦公室文秘要想將自身參謀助手作用進一步發揮，那么就需要著重發揮“信息庫”的作用。一方面，需要努力拓展信息源渠道，便于將單位內部情況、外部相關信息第一時間準確掌握并報告，從而將各項工作進展情況全方位地了解。同時，辦公室文秘需挖掘上傳下達流轉環節的信息，及時篩選出材料中的有用信息、并于會議中靈活捕捉信息，保障信息的針對性與時效性，便于將重要的時效信息反饋給領導；另一方面，需對信息篩選、分類及綜合工作予以重視，將具備傾向性且十分普遍的情況、經驗與問題找出，促進信息使用價值的提升。圍繞“領導需要知道的”和“需要領導知道的”，盡快為領導提供信息，便于將信息服務領導決策作用充分發揮。

3）強化培訓，并建立完善的工作制度。企業辦公室的負責人要加強文秘人員的培訓，結合辦公室內部行政工作的需要以及文秘工作者自身工作的短板，有針對性地給文秘人員開展專業技術培訓和管理培訓。結合文秘人員培訓的需求，制定年度文秘培訓計劃，并制定文秘培訓方案。將文秘人員的培訓資金納入部門的年度預算當中，給文秘人員培訓的內容，主要是提高文秘人員的心理素質、動手能力、綜合管理能力以及應急處理能力，保證文秘人員在緊急情況下快速處理異常突發情況。提升文秘人員的語言表達能力和寫作能力，文秘工作者主要工作就是開展溝通交流，以及撰寫公司的辦公紀要。因而，辦公室要著重給文秘工作者提供專業性的協作培訓和語言溝通培訓，增強文秘工作者人際關系處理能力，進而高效開展接待工作，為公司建立良好的企業形象。此外，辦公室主任還應組織部門的員工完善公司內部的行政管理制度和行政管理流程，通過制定科學的制度來規范文秘的工作行為。在部門內部建立文秘工作的職業道德規范，要求文秘人員嚴格管理自身行為，提高自身職業素養，保證文秘工作者可以嚴格遵守公司的制度，并提高辦事效率。文秘人員以自己的專業能力，來推動公司行政工作的開展。此外，辦公室還需要為文秘工作者建立完善的培訓機制，以此來提升文秘人員綜合素養能力。

4）強化督查督辦。督查督辦是為領導服務、促進決策目標的實現及執行效力提高所開展的工作之一。作為領導決策及管理活動重要環節之一的辦公室文秘督辦工作，也是文秘人員發揮參謀助手作用、輔助領導決策管理的職責體現。督查督辦，必須突出重點、創新理念，且要健全制度。但凡與單位發展大局相關的重大決策事項，辦公室文秘都必須落實事中控制，全面構建督查督辦網絡，并在電話督辦、書面督辦、調研督辦及會議督辦等督查督辦方式的運用下，提高督查督辦與反饋的有效性、針對性，并合理傳達、有效執行領導布置的會議決策事項和批辦文件等工作。

5）建立辦公室管理信息化系統。隨著技術的進步信息技術使用的范圍越來越廣，為了提高管理精度和效率，在日常處理事務過程中要大量采用相關技術，對電子化平臺也提出了更高的要求，為機關工作及服務社會需要提供技術保障。因此，信息資源和技術對行政管理至關重要，利用各種管理系統可以大大提升辦事便利性，同時也可以有效降低成本。這就要求職員要積極提升與自身發展必要的技術能力，千方百計運用技術，并在實踐中創新管理模式，有效促進辦事效率的提升，充分彰顯信息技術在管理過程中的技術力量。行政事業單位要在經費和改造提升技術上給予大力幫助，保證各項工作的有序進行。

6）強化與各部門之間的聯系。文秘人員要正確處理辦公室與各部門之間的關系，企業各部門為了實現自身部門的利益，通常會與辦公室產生一些糾紛和矛盾。在執行公司的管理政策時由于政策的部分內容會影響到業務部門工作的開展，以及影響到業務部門部分人員的個人利益，進而會導致業務人員抵觸政策。因此文秘工作者要與業務人員進行充分溝通，加強與業務人員之間的協作，避免在執行公司的政策制度時產生扯皮現象。

3 結語

新時期，辦公室文秘人員必須按照習近平總書記在考察中辦工作時提出的“堅持絕對忠誠的政治品格、堅持高度自覺的大局意識、堅持極端負責的工作作風、堅持無怨無悔的奉獻精神、堅持廉潔自律的道德操守”“五個堅持”的要求，緊緊圍繞單位發展愿景和領導工作思路，強化服務意識，增強服務本領，立足崗位職責，勇于開拓創新，充分發揮參謀助手作用，幫助領導出謀劃策，便于促進工作質量與效率不斷提升，更好地服務決策、服務大局、服務發展，為單位各項工作的順利開展提供堅強保障。