新形勢下做好辦公室文秘工作的幾點思考

李 亞

（陜西省成通機械化公路生態(tài)工程有限責(zé)任公司，陜西 西安 710068）

全國教育大會的召開，標(biāo)志著我國高等教育進入一個全新的時代。預(yù)示著中央對高等教育的管理、教育、科研等各個方面有了更細致、更高標(biāo)準(zhǔn)的要求。企業(yè)辦公室作為企業(yè)重要的綜合部門，其管理水平的高低直接影響著整個學(xué)校的管理水平、教育水平、科研水平以及各級政府政策和方針的落實程度。隨著高等教育的不斷深入，企業(yè)辦公室管理工作需要不斷創(chuàng)新和優(yōu)化，從而讓企業(yè)辦公室真正發(fā)揮承上啟下、溝通內(nèi)外、協(xié)調(diào)左右、聯(lián)系八方的最大作用。

1 企業(yè)重視文秘工作

通過優(yōu)化企業(yè)內(nèi)部的組織結(jié)構(gòu)，明晰各部門之間的職責(zé)和權(quán)限，才能夠為企業(yè)的穩(wěn)定性奠定基礎(chǔ)。辦公室部門是整個企業(yè)重要行政管理部門，通過傳達公司經(jīng)營者的決策意圖，以及實現(xiàn)與各個業(yè)務(wù)部門、財務(wù)部門之間的對接，促進企業(yè)投資信息的快速流動和傳輸。隨著企業(yè)規(guī)模不斷發(fā)展，公司也產(chǎn)生了更多新型的辦公室工作任務(wù)，尤其是當(dāng)辦公室內(nèi)部行政事務(wù)較多時，需要增加更多的文秘人員來處理文案寫作工作。辦公室主任要充分重視文秘工作給整個辦公室運營帶來的影響，在招聘文秘人員時，公司的高層領(lǐng)導(dǎo)人員要給招聘工作提供必要的支持幫助，以及提供資金支持。盡可能參與到文秘招聘工作中，以選拔優(yōu)秀的文秘人才，此外，公司的高層領(lǐng)導(dǎo)人員要為文秘開展寫作和溝通培訓(xùn)工作，以提高文秘的工作能力，保證公司內(nèi)部的行政管理工作高效處理。

2 新形勢下做好辦公室文秘工作的措施

1）完善行政事務(wù)管理工作制度。規(guī)范完整的系列工作規(guī)范制度能使單位各方面工作有序開展。一要完善單位的制度設(shè)計。要從體現(xiàn)制度的優(yōu)越性入手，產(chǎn)生對員工活力正向激勵，從而能夠全面促進創(chuàng)新，簡化做事程序，營建和諧的辦事環(huán)境，提高處理事務(wù)效率。要健全完善現(xiàn)有制度，補充增加績效考評等制度，清理不規(guī)范、不合理制度，要完善責(zé)任追究機制、監(jiān)督機制、獎懲機制。隨著責(zé)任的不斷明確，可以依據(jù)機制管人管事，更有力地推進工作。二要對單位的行政事務(wù)工作進行全面監(jiān)督。監(jiān)督可以使單位的各項工作能夠按照正常的要求展開，也能使單位的各種決策順利進行。這就需要從事辦公室行政事務(wù)管理的工作人員持續(xù)提高自己的執(zhí)行力，加強對各項工作推行情況和決策執(zhí)行情況進行全面有效地監(jiān)督，確保工作的順利進行。

2）強化信息服務(wù)。信息工作是領(lǐng)導(dǎo)重要的決策依據(jù)，對外反映情況、樹立形象；對內(nèi)服務(wù)決策、指導(dǎo)基層等，皆需要信息。辦公室文秘要想將自身參謀助手作用進一步發(fā)揮，那么就需要著重發(fā)揮“信息庫”的作用。一方面，需要努力拓展信息源渠道，便于將單位內(nèi)部情況、外部相關(guān)信息第一時間準(zhǔn)確掌握并報告，從而將各項工作進展情況全方位地了解。同時，辦公室文秘需挖掘上傳下達流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)的信息，及時篩選出材料中的有用信息、并于會議中靈活捕捉信息，保障信息的針對性與時效性，便于將重要的時效信息反饋給領(lǐng)導(dǎo)；另一方面，需對信息篩選、分類及綜合工作予以重視，將具備傾向性且十分普遍的情況、經(jīng)驗與問題找出，促進信息使用價值的提升。圍繞“領(lǐng)導(dǎo)需要知道的”和“需要領(lǐng)導(dǎo)知道的”，盡快為領(lǐng)導(dǎo)提供信息，便于將信息服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)決策作用充分發(fā)揮。

3）強化培訓(xùn)，并建立完善的工作制度。企業(yè)辦公室的負責(zé)人要加強文秘人員的培訓(xùn)，結(jié)合辦公室內(nèi)部行政工作的需要以及文秘工作者自身工作的短板，有針對性地給文秘人員開展專業(yè)技術(shù)培訓(xùn)和管理培訓(xùn)。結(jié)合文秘人員培訓(xùn)的需求，制定年度文秘培訓(xùn)計劃，并制定文秘培訓(xùn)方案。將文秘人員的培訓(xùn)資金納入部門的年度預(yù)算當(dāng)中，給文秘人員培訓(xùn)的內(nèi)容，主要是提高文秘人員的心理素質(zhì)、動手能力、綜合管理能力以及應(yīng)急處理能力，保證文秘人員在緊急情況下快速處理異常突發(fā)情況。提升文秘人員的語言表達能力和寫作能力，文秘工作者主要工作就是開展溝通交流，以及撰寫公司的辦公紀要。因而，辦公室要著重給文秘工作者提供專業(yè)性的協(xié)作培訓(xùn)和語言溝通培訓(xùn)，增強文秘工作者人際關(guān)系處理能力，進而高效開展接待工作，為公司建立良好的企業(yè)形象。此外，辦公室主任還應(yīng)組織部門的員工完善公司內(nèi)部的行政管理制度和行政管理流程，通過制定科學(xué)的制度來規(guī)范文秘的工作行為。在部門內(nèi)部建立文秘工作的職業(yè)道德規(guī)范，要求文秘人員嚴格管理自身行為，提高自身職業(yè)素養(yǎng)，保證文秘工作者可以嚴格遵守公司的制度，并提高辦事效率。文秘人員以自己的專業(yè)能力，來推動公司行政工作的開展。此外，辦公室還需要為文秘工作者建立完善的培訓(xùn)機制，以此來提升文秘人員綜合素養(yǎng)能力。

4）強化督查督辦。督查督辦是為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)、促進決策目標(biāo)的實現(xiàn)及執(zhí)行效力提高所開展的工作之一。作為領(lǐng)導(dǎo)決策及管理活動重要環(huán)節(jié)之一的辦公室文秘督辦工作，也是文秘人員發(fā)揮參謀助手作用、輔助領(lǐng)導(dǎo)決策管理的職責(zé)體現(xiàn)。督查督辦，必須突出重點、創(chuàng)新理念，且要健全制度。但凡與單位發(fā)展大局相關(guān)的重大決策事項，辦公室文秘都必須落實事中控制，全面構(gòu)建督查督辦網(wǎng)絡(luò)，并在電話督辦、書面督辦、調(diào)研督辦及會議督辦等督查督辦方式的運用下，提高督查督辦與反饋的有效性、針對性，并合理傳達、有效執(zhí)行領(lǐng)導(dǎo)布置的會議決策事項和批辦文件等工作。

5）建立辦公室管理信息化系統(tǒng)。隨著技術(shù)的進步信息技術(shù)使用的范圍越來越廣，為了提高管理精度和效率，在日常處理事務(wù)過程中要大量采用相關(guān)技術(shù)，對電子化平臺也提出了更高的要求，為機關(guān)工作及服務(wù)社會需要提供技術(shù)保障。因此，信息資源和技術(shù)對行政管理至關(guān)重要，利用各種管理系統(tǒng)可以大大提升辦事便利性，同時也可以有效降低成本。這就要求職員要積極提升與自身發(fā)展必要的技術(shù)能力，千方百計運用技術(shù)，并在實踐中創(chuàng)新管理模式，有效促進辦事效率的提升，充分彰顯信息技術(shù)在管理過程中的技術(shù)力量。行政事業(yè)單位要在經(jīng)費和改造提升技術(shù)上給予大力幫助，保證各項工作的有序進行。

6）強化與各部門之間的聯(lián)系。文秘人員要正確處理辦公室與各部門之間的關(guān)系，企業(yè)各部門為了實現(xiàn)自身部門的利益，通常會與辦公室產(chǎn)生一些糾紛和矛盾。在執(zhí)行公司的管理政策時由于政策的部分內(nèi)容會影響到業(yè)務(wù)部門工作的開展，以及影響到業(yè)務(wù)部門部分人員的個人利益，進而會導(dǎo)致業(yè)務(wù)人員抵觸政策。因此文秘工作者要與業(yè)務(wù)人員進行充分溝通，加強與業(yè)務(wù)人員之間的協(xié)作，避免在執(zhí)行公司的政策制度時產(chǎn)生扯皮現(xiàn)象。

3 結(jié)語

新時期，辦公室文秘人員必須按照習(xí)近平總書記在考察中辦工作時提出的“堅持絕對忠誠的政治品格、堅持高度自覺的大局意識、堅持極端負責(zé)的工作作風(fēng)、堅持無怨無悔的奉獻精神、堅持廉潔自律的道德操守”“五個堅持”的要求，緊緊圍繞單位發(fā)展愿景和領(lǐng)導(dǎo)工作思路，強化服務(wù)意識，增強服務(wù)本領(lǐng)，立足崗位職責(zé)，勇于開拓創(chuàng)新，充分發(fā)揮參謀助手作用，幫助領(lǐng)導(dǎo)出謀劃策，便于促進工作質(zhì)量與效率不斷提升，更好地服務(wù)決策、服務(wù)大局、服務(wù)發(fā)展，為單位各項工作的順利開展提供堅強保障。