檔案信息化工程建設(shè)的現(xiàn)狀和策略

田利娟

（山西省大同市廣靈縣市場監(jiān)督管理局，山西 大同 037500）

檔案是記錄人們社會(huì)閱歷的重要資料，因此加強(qiáng)對檔案管理工作的建設(shè)具有重要的社會(huì)意義。隨著地區(qū)城市化進(jìn)展加快，城市的人口密度都有明顯的增加，檔案管理過程中也逐漸出現(xiàn)了各種各樣的問題和不足，這些現(xiàn)象嚴(yán)重的制約著地區(qū)檔案管理工作的開展，給檔案管理事業(yè)單位也帶來了許多不必要的麻煩，借助信息化技術(shù)的優(yōu)勢，提高檔案管理工作的效率，為城市的發(fā)展進(jìn)步貢獻(xiàn)出應(yīng)有的社會(huì)力量。

1 檔案信息化建設(shè)的意義和內(nèi)容

信息化技術(shù)是促進(jìn)社會(huì)發(fā)展的重要基礎(chǔ)，加強(qiáng)對信息化技術(shù)的開發(fā)和利用，不僅為行業(yè)的建設(shè)注入新鮮的活力，促進(jìn)行業(yè)朝著信息化、智能化、科學(xué)化的方向發(fā)展，為行業(yè)贏得更加廣闊的市場發(fā)展空間，促進(jìn)行業(yè)的創(chuàng)新型發(fā)展。檔案管理是促進(jìn)城市發(fā)展的基礎(chǔ)保障單位，加強(qiáng)對檔案的管理制度，不僅能提高城市的人口管理，為檔案管理工作人員減輕工作負(fù)擔(dān)，加強(qiáng)檔案管理的信息化建設(shè)具有重要的 意義。

伴隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展，一些信息化技術(shù)例如：“人工智能”、“物聯(lián)網(wǎng)”、“5G技術(shù)”的發(fā)展進(jìn)步[1]，給社會(huì)的發(fā)展注入了新鮮的活力，依靠信息化技術(shù)實(shí)時(shí)性、共享性、互動(dòng)性的特點(diǎn)，可以促進(jìn)檔案管理工作更加科學(xué)，通過大數(shù)據(jù)信息傳輸技術(shù)將檔案資料輸送至云端，在檔案館的內(nèi)部建立數(shù)據(jù)庫，可以極大的方便管理人員對檔案的查看和調(diào)取，另一方面隨著軟件工程行業(yè)的發(fā)展，開發(fā)各類的移動(dòng)終端APP可以極大的提高工作人員的實(shí)時(shí)工作效率，還為用戶和管理人員之間的溝通建立了信息平臺(tái)，極大的方便了檔案管理工作的進(jìn)行。

2 目前檔案管理事業(yè)出現(xiàn)的問題與不足

1）檔案管理任務(wù)重、效率低。隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)水平的發(fā)展和提高，城市化現(xiàn)象越來越明顯，一些經(jīng)濟(jì)發(fā)達(dá)的城市越來越成為吸引人口的重要因素，然而人口的遷徙給檔案管理工作帶來了一定的壓力，主要體現(xiàn)在城市工作人員的人事檔案數(shù)目、城市人口的流動(dòng)性大、檔案的種類也不同、以及檔案的管理單位依然很稀缺[2]，這些問題都嚴(yán)重制約著城市檔案管理工作的進(jìn)行，因此在城市檔案信息化建設(shè)的過程中應(yīng)該制定相應(yīng)的整改措施，提高地區(qū)檔案管理工作的效率，為社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展提供保障。

2）檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)低。在檔案管理工作實(shí)施的過程中，檔案管理工作人員是檔案建設(shè)的重要成員，檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)情況，直接決定著檔案管理工作實(shí)施的效率，在目前的地區(qū)事業(yè)單位的檔案管理部門，從事檔案管理工作的人員大多不是科班出身的畢業(yè)生，他們大多都是單位的文職人員，有的可能身兼多個(gè)職位，這些現(xiàn)象造成了他們對檔案管理工作存在一定的懈怠性，工作態(tài)度不認(rèn)真，缺乏檔案管理的專業(yè)常識(shí)都是導(dǎo)致檔案管理工作存在問題的重要因素[3]，面對單位檔案種類和數(shù)目不斷增多的情形下，檔案管理人員不能有效對檔案進(jìn)行科學(xué)化和標(biāo)準(zhǔn)化的管理，會(huì)給檔案寄存人員和單位帶來很多不必要的麻煩。

3）缺乏完整的檔案管理制度。制度是保障行業(yè)運(yùn)行的重要保障，在檔案管理建設(shè)的工程中，缺乏完整的檔案管理制度，給檔案管理工作帶來了很大的麻煩，主要體現(xiàn)在檔案管理部門的內(nèi)部，檔案管理人員缺乏對檔案管理重要性的認(rèn)識(shí)，檔案遺失情況經(jīng)常發(fā)生，另一方面檔案管理部門的內(nèi)部監(jiān)督管理制度不完善，也給檔案管理部門帶來了很多困擾，檔案管理是促進(jìn)城市發(fā)展的保障部門，良好的制度是促進(jìn)檔案管理工作發(fā)展進(jìn)步的重要保障，因此這就要求檔案管理部門，應(yīng)該建立完善的檔案管理制度，提高單位的檔案管理效率。

4）檔案管理信息化建設(shè)不完善。隨著信息化技術(shù)的發(fā)展，加強(qiáng)檔案管理工作中的信息化技術(shù)的融入逐漸成為檔案建設(shè)的重要方向，雖然在目前的一些地區(qū)建立檔案管理信息化平臺(tái)，但是缺乏對檔案管理信息化平臺(tái)的使用和開發(fā)，也是造成檔案管理工作無法深度進(jìn)行下去的重要原因，因此在檔案的信息化平臺(tái)的建設(shè)過程中，應(yīng)該加強(qiáng)對信息平臺(tái)的開發(fā)和利用，打造富有創(chuàng)新特色的檔案管理信息化平臺(tái)，結(jié)合科技的力量，提高檔案管理事業(yè)的效率。

3 檔案信息化建設(shè)的實(shí)施策略

1）加強(qiáng)對信息化平臺(tái)的開發(fā)和利用。信息化技術(shù)的發(fā)展給檔案的管理工作拓寬了實(shí)施的方向，伴隨著“人工智能”、“物聯(lián)網(wǎng)”、“5G技術(shù)”的發(fā)展進(jìn)步，給社會(huì)各個(gè)行業(yè)的發(fā)展注入了新鮮的活力，依靠信息化技術(shù)可以極大的方便產(chǎn)業(yè)的發(fā)展和進(jìn)步，依托信息化技術(shù)的優(yōu)勢，通過將地區(qū)的檔案備份，建立相關(guān)的人事檔案數(shù)據(jù)庫，通過數(shù)據(jù)傳輸將人事檔案傳輸至檔案數(shù)據(jù)庫，并開發(fā)相關(guān)的移動(dòng)終端，檔案管理人員可以借助各種移動(dòng)設(shè)備達(dá)到對檔案的智能化管理[4]，另一方面檔案的信息化建設(shè)不應(yīng)該僅僅局限與檔案數(shù)據(jù)的備份和上傳，更應(yīng)充分的發(fā)揮信息化平臺(tái)的優(yōu)勢，加強(qiáng)檔案信息化平臺(tái)與城市人口管理和服務(wù)體制建設(shè)的聯(lián)系，為城市的經(jīng)濟(jì)發(fā)展助力。

2）提高工作人員對檔案管理重要性的認(rèn)知。針對檔案管理人員缺乏對檔案管理建設(shè)重要性認(rèn)知的問題，也應(yīng)建立完善的檔案管理改革措施，針對檔案管理過程中的不足和問題，實(shí)施相應(yīng)的整改措施。檔案是記錄人們社會(huì)閱歷和個(gè)人能力證明的重要文件，加強(qiáng)對檔案的管理具有重要的意義。另一方面也應(yīng)該加強(qiáng)對檔案事業(yè)單位的法治建設(shè)，通過舉行檔案法律講座、檔案管理人員座談會(huì)等活動(dòng)，強(qiáng)化檔案管理人員的檔案保護(hù)法律意識(shí)，結(jié)合各方面因素增強(qiáng)檔案管理人員的檔案保護(hù)意識(shí)。

3）提高檔案管理工作人員的專業(yè)素養(yǎng)。檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)也是影響檔案管理效率的關(guān)鍵因素，面對目前檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)低，缺乏檔案管理常識(shí)的問題，地區(qū)檔案管理單位應(yīng)該提高檔案管理事業(yè)用人的門檻，強(qiáng)化對檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)的考核和檢查，通過實(shí)踐操作和理論考察的兩個(gè)模式入手，為檔案管理部門選拔優(yōu)秀的檔案管理人才，另一方面在檔案管理單位的內(nèi)部還應(yīng)加強(qiáng)檔案管理人員對信息化技術(shù)的考察，通過崗前培訓(xùn)和學(xué)習(xí)教育等學(xué)習(xí)環(huán)節(jié)，促進(jìn)管理人員對檔案管理信息平臺(tái)的熟悉程度，為他們后學(xué)的工作提供理論技術(shù)支持。

4 結(jié)語

伴隨著以“5G技術(shù)”、“人工智能”、“數(shù)據(jù)挖掘”等信息技術(shù)的發(fā)展，社會(huì)的各個(gè)行業(yè)發(fā)生著很大的變革，信息化技術(shù)的來臨給行業(yè)的發(fā)展拓寬了新的發(fā)展方向，因此加強(qiáng)檔案的信息化建設(shè)對促進(jìn)檔案管理事業(yè)的發(fā)展具有重要的意義，通過分析目前檔案管理過程中出現(xiàn)的各種問題，并制定了相應(yīng)的整改措施，結(jié)合各方面的資源促進(jìn)檔案管理事業(yè)的高效發(fā)展。