檔案信息化工程建設的現狀和策略

田利娟

（山西省大同市廣靈縣市場監督管理局，山西 大同 037500）

檔案是記錄人們社會閱歷的重要資料，因此加強對檔案管理工作的建設具有重要的社會意義。隨著地區城市化進展加快，城市的人口密度都有明顯的增加，檔案管理過程中也逐漸出現了各種各樣的問題和不足，這些現象嚴重的制約著地區檔案管理工作的開展，給檔案管理事業單位也帶來了許多不必要的麻煩，借助信息化技術的優勢，提高檔案管理工作的效率，為城市的發展進步貢獻出應有的社會力量。

1 檔案信息化建設的意義和內容

信息化技術是促進社會發展的重要基礎，加強對信息化技術的開發和利用，不僅為行業的建設注入新鮮的活力，促進行業朝著信息化、智能化、科學化的方向發展，為行業贏得更加廣闊的市場發展空間，促進行業的創新型發展。檔案管理是促進城市發展的基礎保障單位，加強對檔案的管理制度，不僅能提高城市的人口管理，為檔案管理工作人員減輕工作負擔，加強檔案管理的信息化建設具有重要的 意義。

伴隨著互聯網技術的發展，一些信息化技術例如：“人工智能”、“物聯網”、“5G技術”的發展進步[1]，給社會的發展注入了新鮮的活力，依靠信息化技術實時性、共享性、互動性的特點，可以促進檔案管理工作更加科學，通過大數據信息傳輸技術將檔案資料輸送至云端，在檔案館的內部建立數據庫，可以極大的方便管理人員對檔案的查看和調取，另一方面隨著軟件工程行業的發展，開發各類的移動終端APP可以極大的提高工作人員的實時工作效率，還為用戶和管理人員之間的溝通建立了信息平臺，極大的方便了檔案管理工作的進行。

2 目前檔案管理事業出現的問題與不足

1）檔案管理任務重、效率低。隨著社會經濟水平的發展和提高，城市化現象越來越明顯，一些經濟發達的城市越來越成為吸引人口的重要因素，然而人口的遷徙給檔案管理工作帶來了一定的壓力，主要體現在城市工作人員的人事檔案數目、城市人口的流動性大、檔案的種類也不同、以及檔案的管理單位依然很稀缺[2]，這些問題都嚴重制約著城市檔案管理工作的進行，因此在城市檔案信息化建設的過程中應該制定相應的整改措施，提高地區檔案管理工作的效率，為社會經濟的發展提供保障。

2）檔案管理人員的專業素養低。在檔案管理工作實施的過程中，檔案管理工作人員是檔案建設的重要成員，檔案管理人員的專業素養情況，直接決定著檔案管理工作實施的效率，在目前的地區事業單位的檔案管理部門，從事檔案管理工作的人員大多不是科班出身的畢業生，他們大多都是單位的文職人員，有的可能身兼多個職位，這些現象造成了他們對檔案管理工作存在一定的懈怠性，工作態度不認真，缺乏檔案管理的專業常識都是導致檔案管理工作存在問題的重要因素[3]，面對單位檔案種類和數目不斷增多的情形下，檔案管理人員不能有效對檔案進行科學化和標準化的管理，會給檔案寄存人員和單位帶來很多不必要的麻煩。

3）缺乏完整的檔案管理制度。制度是保障行業運行的重要保障，在檔案管理建設的工程中，缺乏完整的檔案管理制度，給檔案管理工作帶來了很大的麻煩，主要體現在檔案管理部門的內部，檔案管理人員缺乏對檔案管理重要性的認識，檔案遺失情況經常發生，另一方面檔案管理部門的內部監督管理制度不完善，也給檔案管理部門帶來了很多困擾，檔案管理是促進城市發展的保障部門，良好的制度是促進檔案管理工作發展進步的重要保障，因此這就要求檔案管理部門，應該建立完善的檔案管理制度，提高單位的檔案管理效率。

4）檔案管理信息化建設不完善。隨著信息化技術的發展，加強檔案管理工作中的信息化技術的融入逐漸成為檔案建設的重要方向，雖然在目前的一些地區建立檔案管理信息化平臺，但是缺乏對檔案管理信息化平臺的使用和開發，也是造成檔案管理工作無法深度進行下去的重要原因，因此在檔案的信息化平臺的建設過程中，應該加強對信息平臺的開發和利用，打造富有創新特色的檔案管理信息化平臺，結合科技的力量，提高檔案管理事業的效率。

3 檔案信息化建設的實施策略

1）加強對信息化平臺的開發和利用。信息化技術的發展給檔案的管理工作拓寬了實施的方向，伴隨著“人工智能”、“物聯網”、“5G技術”的發展進步，給社會各個行業的發展注入了新鮮的活力，依靠信息化技術可以極大的方便產業的發展和進步，依托信息化技術的優勢，通過將地區的檔案備份，建立相關的人事檔案數據庫，通過數據傳輸將人事檔案傳輸至檔案數據庫，并開發相關的移動終端，檔案管理人員可以借助各種移動設備達到對檔案的智能化管理[4]，另一方面檔案的信息化建設不應該僅僅局限與檔案數據的備份和上傳，更應充分的發揮信息化平臺的優勢，加強檔案信息化平臺與城市人口管理和服務體制建設的聯系，為城市的經濟發展助力。

2）提高工作人員對檔案管理重要性的認知。針對檔案管理人員缺乏對檔案管理建設重要性認知的問題，也應建立完善的檔案管理改革措施，針對檔案管理過程中的不足和問題，實施相應的整改措施。檔案是記錄人們社會閱歷和個人能力證明的重要文件，加強對檔案的管理具有重要的意義。另一方面也應該加強對檔案事業單位的法治建設，通過舉行檔案法律講座、檔案管理人員座談會等活動，強化檔案管理人員的檔案保護法律意識，結合各方面因素增強檔案管理人員的檔案保護意識。

3）提高檔案管理工作人員的專業素養。檔案管理人員的專業素養也是影響檔案管理效率的關鍵因素，面對目前檔案管理人員專業素養低，缺乏檔案管理常識的問題，地區檔案管理單位應該提高檔案管理事業用人的門檻，強化對檔案管理人員的專業素養的考核和檢查，通過實踐操作和理論考察的兩個模式入手，為檔案管理部門選拔優秀的檔案管理人才，另一方面在檔案管理單位的內部還應加強檔案管理人員對信息化技術的考察，通過崗前培訓和學習教育等學習環節，促進管理人員對檔案管理信息平臺的熟悉程度，為他們后學的工作提供理論技術支持。

4 結語

伴隨著以“5G技術”、“人工智能”、“數據挖掘”等信息技術的發展，社會的各個行業發生著很大的變革，信息化技術的來臨給行業的發展拓寬了新的發展方向，因此加強檔案的信息化建設對促進檔案管理事業的發展具有重要的意義，通過分析目前檔案管理過程中出現的各種問題，并制定了相應的整改措施，結合各方面的資源促進檔案管理事業的高效發展。