淺析“互聯(lián)網(wǎng)+”時代檔案管理信息化建設(shè)探究

李曉東

（昆明市職業(yè)技能鑒定中心，云南 昆明 650000）

在檔案事業(yè)改革中，引進“互聯(lián)網(wǎng)+管理”的新型模式，對內(nèi)可以優(yōu)化從收集到歸類，再到檢索和利用的整個流程，工作效率得以提升；對外可以整合檔案資源，向使用者提供更加人性化的服務，檔案價值得以提升。因此，無論是從管理者角度還是從使用者角度，將信息技術(shù)與檔案管理進行結(jié)合，成為現(xiàn)階段的一項重要工作。

1 檔案管理信息化建設(shè)的價值分析

1）減輕檔案管理人員的壓力。檔案管理是一項綜合性、系統(tǒng)化的工作，它包含了從文件資料收集，到整理歸檔、分類存儲，再到檢索借閱以及銷毀等多項內(nèi)容。近幾年檔案的數(shù)量呈現(xiàn)出增加趨勢，但是出于人工成本等方面的考慮，從事檔案管理的人員卻沒有相應的增加。這就造成了在職檔案人員的壓力與日俱增，對工作質(zhì)量也產(chǎn)生了負面影響。通過實現(xiàn)檔案管理的信息化，依托信息系統(tǒng)和自助終端等便捷化的工具、設(shè)備，代替人工完成一部分檔案管理任務。例如使用自助終端可以檢索需要查看、使用的檔案，而不必排隊等待。既節(jié)約了使用者的時間，也減輕了管理者的壓力。

2）實現(xiàn)檔案資源的共享利用。對于檔案管理工作來說，保證每一份檔案完整是最基本的任務。但是在此基礎(chǔ)上，還要思考如何將檔案本身的價值利用起來。利用“互聯(lián)網(wǎng)+”和大數(shù)據(jù)等技術(shù)，搭建了線上的資源共享平臺。對于檔案的使用者來說，登錄官方網(wǎng)站或是打開微信公眾號，就可以在線查詢檔案，獲取權(quán)限以后還可以在線瀏覽或是離線下載，方便自己隨時使用。另外，還可以加強不同檔案管理部門之間的合作，相互之間共享檔案資源，為更多的檔案使用者提供借閱服務。

3）保障檔案資料的安全完整。信息化管理讓每一份檔案都能夠在計算機上做好登記，從而實現(xiàn)了對檔案資料的實時監(jiān)管。例如檔案借閱之后，臨近歸還日期時，信息系統(tǒng)會根據(jù)使用者預留的聯(lián)系方式，自動發(fā)送提醒短信，避免使用者忘記如期歸還檔案資料的情況。同樣的，利用信息系統(tǒng)可以十分方便的進行復制、備份，生成兩份或多份檔案，防止丟失的問題。

2 檔案管理信息化建設(shè)的難點

1）檔案管理人員的信息素養(yǎng)有待提升。時代的變化，對崗位的勝任力也提出了新的要求。以往只需要掌握檔案分類、借閱等專業(yè)相關(guān)的技能即可。但是“互聯(lián)網(wǎng)+”時代，信息素養(yǎng)也成為衡量崗位勝任力和決定檔案利用率的關(guān)鍵指標。現(xiàn)階段來看，一些年輕的檔案人員對于常用的辦公軟件，以及相關(guān)的信息系統(tǒng)，能夠做到熟練的使用；還有很多從業(yè)時間長、年齡稍大的員工，工作經(jīng)驗豐富但是信息素養(yǎng)不高。即便是安裝了信息系統(tǒng)，但是因為不懂得如何操作，也沒有發(fā)揮出應有的作用，工作上還是側(cè)重于管理，而不能做到開發(fā)和 利用。

2）信息基礎(chǔ)設(shè)施更新速度慢。近些年檔案管理部門迎合“互聯(lián)網(wǎng)+”趨勢，購進了較為完備的辦公系統(tǒng)，信息基礎(chǔ)設(shè)施已經(jīng)較為齊全，基本上滿足了現(xiàn)階段檔案接收、轉(zhuǎn)交、查詢等工作的開展需要。但是調(diào)查發(fā)現(xiàn)，很多部門缺乏后續(xù)投入，造成信息系統(tǒng)、應用軟件不能持續(xù)的更新。這主要是部分管理人員片面的認為，只要利用信息技術(shù)完成基本的管理工作即可，沒有認識到檔案資源整合和價值挖掘的必要性。在這種思想的支配下，自然也就無法提供持續(xù)性的投入。由于預算不足，造成了系統(tǒng)維護不及時，影響了檔案事業(yè)的發(fā)展。

3）安全管理方面存在漏洞。在檔案的信息化管理逐漸成為主流趨勢的背景下，珍貴檔案丟失或者是檔案信息泄露的情況時有發(fā)生。無論是對于檔案管理部門還是對于檔案的所有者來說，都造成了嚴重的損害。其中，紙質(zhì)檔案主要是因為保存條件不理想，加上時間太久，因為字跡模糊、檔案缺頁等影響完整性。而電子檔案則是因為存在網(wǎng)絡安全漏洞，而影響其完整性和安全性。例如，檔案人員未按照本部門的要求每周進行一次備份。如果因為突然斷電或是系統(tǒng)故障，造成檔案丟失，在沒有備份可用的情況下，將會造成永久性的損失。還有就是一些不法分子覬覦某些珍貴檔案的價值，也可能采用惡意攻擊破壞網(wǎng)絡安全系統(tǒng)，造成電子檔案受損。

3 “互聯(lián)網(wǎng)+”時代檔案管理信息化建設(shè)的路徑

1）培育信息化檔案管理人才隊伍。基于“互聯(lián)網(wǎng)+”的檔案管理，不僅僅是安裝網(wǎng)絡系統(tǒng)、使用信息設(shè)備，更為關(guān)鍵的是從事檔案工作的人員，要樹立起互聯(lián)網(wǎng)思維，操作各類信息化工具，將管理信息化的優(yōu)越性體現(xiàn)出來。在日常培訓中，將信息技術(shù)加入到培訓計劃之內(nèi)，在學習專業(yè)技能的過程中，讓信息素養(yǎng)也可以得到明顯的提升。結(jié)合檔案管理崗位的工作內(nèi)容和業(yè)務特點，選擇1-2款專業(yè)軟件進行學習，熟練利用這些軟件更高效率的完成檔案的檢索、借閱。將信息素養(yǎng)納入考核指標體系，激勵檔案人員正在將學習和掌握信息技能作為職業(yè)生涯中的一項關(guān)鍵內(nèi)容，實現(xiàn)職業(yè)生涯發(fā)展與檔案事業(yè)發(fā)展的統(tǒng)籌兼顧。

2）完善保障機制加強信息基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。“互聯(lián)網(wǎng)+”下信息技術(shù)變革日新月異，在信息化建設(shè)中也要提供長效保障機制，才能讓管理技術(shù)得到持續(xù)性的更新。構(gòu)建常態(tài)化的保障機制，應重點做好以下工作：首先，制定專項預算，并且能夠結(jié)合檔案事業(yè)發(fā)展趨勢，靈活地調(diào)整預算。例如，近幾年檔案資料數(shù)量增加，對信息化管理的要求提升，需要增加這一方面的投入，豐富檔案管理信息系統(tǒng)的功能，才能讓檔案資料的價值發(fā)揮出來、利用起來。其次，優(yōu)化配套設(shè)施，除了用于檔案檢索和借閱的信息系統(tǒng)外，還要同步建設(shè)收集系統(tǒng)、安全系統(tǒng)、跨平臺共享系統(tǒng)等等。以完善的配套設(shè)施，實現(xiàn)檔案資源 共享。

3）多措并舉保障檔案完整與安全。“互聯(lián)網(wǎng)+”為檔案開發(fā)創(chuàng)造了便利，同時也引發(fā)了珍貴檔案資料泄露等問題，必須采取多種措施保障檔案的安全。對比來看，紙質(zhì)檔案的安全保護比較容易實現(xiàn)，嚴格檔案室的出入管理，落實好檔案借閱制度，以及定期做好檔案室內(nèi)部安全隱患排查等，即可保障安全。而電子檔案則需要采取更為高級的手段才能讓其安全性得到保障。例如，將檔案分為公開、半公開和保密等若干類型，對于需要保密的檔案，設(shè)置訪問權(quán)限，不具備權(quán)限的人員無法查看，從而防止檔案信息泄密。還有就是利用云盤做好檔案備份，一旦出現(xiàn)電子檔案丟失、損毀等問題，立即啟用備份，從而保證了本部門工作的順利開展，也有效地維護了檔案所有者的權(quán)益。

4 結(jié)語

檔案管理的思維、方法要緊跟時代變化進行創(chuàng)新。“互聯(lián)網(wǎng)+”下的檔案工作，需要充分發(fā)揮這一技術(shù)優(yōu)勢，分別從技術(shù)、制度、資金等多個層面提供配套的支持，為檔案工作者提供便利，進而向檔案使用者提供更加優(yōu)質(zhì)的借閱服務，讓檔案資料在使用過程中，發(fā)揮其應有的價值。