數字化背景下優化事業單位會計檔案管理研究

宋朝霞

（中共鹽城市委黨校，江蘇 鹽城 224000）

數字化檔案管理指的是利用現代化計算機技術將傳統紙質版的管理基礎上進行全面化的改進，在事業單位當中利用數字化檔案管理不僅能夠提高單位內部的工作質量，而且也能為人民提供更為優質的服務。所以，在現階段信息化發展迅速的基礎上，事業單位將兩者有效的結合已經是必然的趨勢。

1 事業單位會計檔案管理存在的問題分析

1.1 數字化背景的適應期

現如今我國的科技正飛速的發展著，而且很多的傳統行業在這一環境下生產與發展的方式也逐漸向著信息化體系當中過渡著，而從以前的管理和運行方面來講的話，已經維持了很長一段時間，所以在面對新型的環境時短時間內難以適應[1]。而事業單位當中所涉及的工作內容繁多，要想讓其中會計檔案管理的工作理念與工作方式有所更新，這就需要一定的適應期，尤其是在數字化剛融入的時候，很有可能在工作的內容和效率上沒有太大的變化，但是不得不說的是在這種工作體系下所產生的效應是比較明顯的，但是也不能操之過急，要有效的結合目前會計檔案管理工作的實際規律找到合適的時機將其融合。

1.2 工作流程不夠完善

目前事業單位當中的會計檔案管理工作在數字化的發展融合已經有了一些時間，而且在借鑒國內外的實例下儲備了相關的經驗，但是從整體上來看的話工作的改變并不大，效果也不是很顯著。造成這樣現象的主要原因是事業單位在傳統的會計檔案管理工作中已經形成了固定的流程，要想合理的融入數字化需要改變之前的工作流程[2]。但是在進行各種工作的管理時經常會出現不平衡的情況，就比方說檔案整理的時候不同的工作人員都有著屬于自己的工作方向，但往往就會出現工作和執行出現差異。總而言之在事業單位的會計檔案管理當中，工作流程還是沒有完善的，因為很多單位都不重視對標準化工作流程體系的構建，而且對于工作也沒有科學的監管體系作為約束，因此在實際工作當中就顯得十分懶散。

1.3 安全問題

在傳統的事業單位會計檔案管理當中，對于檔案的儲存基本上都是使用紙質材料，會計在整理和儲存的時候難免會出現漏洞，就比方說在進行招聘的時候，有些負責招聘的人員會修改檔案，讓自己的親戚或朋友入職，這樣的情況在以前會發生，就是因為檔案安全不夠高。而在數字化背景下會計的檔案管理以網絡安全為基礎發生了很大的改變，因為在信息技術的支持下能夠提高工作的效率，并且由會計掌管檔案也不會被人修改或者遺失。但這其中還是會有一些安全的隱患，互聯網當中病毒、木馬等都是安全隱患，因為數字化的儲存是通過網絡渠道的，而檔案的共享性在不斷傳輸的過程中就會有空隙，所以很有可能讓不法分子鉆空隙，這對于事業單位和人民的財產隱私而言有著很大的威脅。

2 在數字化背景下優化事業單位會計檔案管理的有效途徑

2.1 提高理論知識，盡快融入數字化時代

從理論上需要事業單位提高重視，必須要提高對人才的招聘，這樣對于單位內部的數字化建設是有著極高推動性作用的。因為目前在對這一工作而言其整體上還處于發展建設的階段中，并未完善，那么理論的支持在這一時期至關重要。而且事業單位在會計檔案管理工作上一旦有了理論的支持，那么就會在工作的方向和內容上能夠合理的優化并完善，在此其中應當根據改革的具體事宜建立一個比較完善的框架，并把其中的數字化檔案管理工作流程都記錄下來，這樣也能為日后的創新完善打下良好的理論基礎。而且在實踐工作上要進一步的推動工作的效率與質量，以此來提高事業單位會計檔案管理的服務 效果[3]。

2.2 制定標準化的工作流程

在進行數字化事業單位會計檔案管理的建設當中，對于傳統的工作是一種沖擊，主要是借助于技術來改變工作的方式，這也順應了時代發展的潮流。而在數字化發展的初級階段，事業單位的會計檔案管理部門需要先適應這一技術，因為之前的工作人員工作內容和方向都或多或少發生一定的改變，但還是要確定每個人員的工作職責。其實這一工作體系的建設是想當復雜的，而且牽扯到互聯網信息技術，并不能空口無憑，必須要從理論和實踐上去借鑒，然后結合會計檔案管理工作的現狀，以此來制定科學的改革計劃。把每一個部門和工作人員都落實到位，他們的分工必須明確，就像財務檔案、人力資源檔案、原材料檔案、歷史檔案等等，這些都要有專門的會計人員進行管理，這樣一來每個會計都會各司其職，再通過合理的監管機制達成約束，從而保證事業單位的穩定運行與發展。

2.3 加強科技建設，重視檔案的安全

在建設數字化信息會計檔案管理的過程當中，事業單位需要把眼光放遠，積極的引進各種科技人才，這樣就能彌補之前的不足，從而優化檔案管理工作的整體效率。尤其是在電子檔案的安全方面，必須要加強網絡安全工作的重視程度，通過對檔案的加密或者是建立防火墻等保護措施來提高檔案的安全程度[4]。與此同時，也要安排一部分會計對之前的老舊檔案進行整理，將其傳輸到數字化檔案數據庫當中并把紙質版的銷毀，然后讓技術人員把那些模糊或者是損壞的檔案復原并錄入，這樣一來才能真正的提高事業單位會計檔案管理的整體時效性，從而為國家和人民提供更優質的服務。

3 總結

綜上所述，檔案信息化的發展和建設并不能一蹴而就，需要事業單位的會計檔案管理部門以理論概念作為支持，然后結合新型技術，加強對漏洞的補填與安全程度，以此來提高檔案管理工作的整體效率。而相關技術人員也要在此其中不斷的探索與研究，借鑒他國或者其它單位的數字化檔案建立實例，再加上創新改革，從而推動事業單位的穩定與可持續發展。