信息技術視野下高校電子檔案管理的應用探索

覃湘紅

（廣西醫科大學，廣西 南寧 530021）

黨的十九大報告中提出：“我國步入了教育信息化新時代，要全面推動教育現代化”。大數據時代，高校在教學、科研、管理等活動過程中產生的大量檔案，越來越多以數字化的形式保存了下來，這些檔案見證了高校的發展過程，在日常管理、教育改革和戰略決策等許多領域都發揮出極大的作用。隨著高校發展規模的不斷擴大和信息化建設的逐步加快，傳統的檔案管理模式不足以應對時代發展需要，因此管理人員借助信息技術的優勢對高校電子檔案進行管理具有一定的實效性。

1 信息技術在高校電子檔案管理中應用的意義

1）推進檔案管理系統化。在高校電子檔案管理工作中引入信息技術構建檔案管理系統，在電子信息技術的支持下，能夠實現如文字、照片、聲像等不同類型的大量檔案文件存入到相應的數據庫中，進行分類、整理、歸檔等細致化管理，能滿足電子檔案建設所需的豐富性和全面性要求，同時便于管理人員一體化管理。

2）提高檔案管理工作效率。信息技術的運用還可以使高校電子檔案建設符合現代化的目標，當一些信息被輸入到電腦中后，系統可以進行相關的統計與分析，以及方便快速的網絡檢索功能，在自動化與網絡化中能夠明顯提高檔案管理工作效率。

3）提升檔案服務水平。應用信息技術便于通過數據挖掘等方式對用戶的檔案查、借閱記錄進行統計，分析出用戶感興趣的信息，再進行個性化推薦，深度開發和利用電子檔案資源，從而實現電子檔案利用的主動性和智能型，為高校的管理和發展提供可靠的決策和信息服務。

2 信息技術在高校電子檔案管理中應用面臨的問題

1）沒有形成系統認識。相對紙質檔案而言，電子檔案建設工作屬于較為新型的事項。在許多高校檔案的建設過程中，工作人員的工作觀念與思維方式還滯留在以往的思想層面中，無法認識到理論與知識認識性不足等問題，缺少對相關領域的整體認識。另外，很多高校電子檔案工作人員都無法在工作方法、形式與工作對象層面將其與傳統檔案的差異性進行區分，導致對電子檔案缺少了長期與系統的建設。因此高校的檔案部門不重視電子檔案建設，導致開展建設工作容易使高校電子檔案具有重復性，影響檔案功能發展，不能提升工作 效率。

2）沒有明確建設范圍。現如今高校管理人員在對電子檔案進行建設時，對網絡通信技術的要求較高，需要結合著數據庫儲存技術與現代計算機技術來實現電子檔案的建設管理工作。但在此過程中，我們應該建設怎樣的系統，使用哪一種數據庫技術卻未形成具體說明，致使高校電子檔案建設無法彰顯出兼容性、通用性和適應性特征，存在少許問題，導致檔案安置與復制現象很普遍，無法體現出電子檔案的價值。

3）檔案建設具有難度。無論是紙質檔案，還是電子檔案，其信息的真實性和原始性都能夠彰顯出檔案的價值與功能本質。對紙質檔案而言，原始性與真實性的形式較為單一，輕易地就能夠分辨，所以紙質檔案在分辨過程中是非常簡單的；但電子檔案卻經常處于信息被動狀態，在信息形成之后容易被相關人員修改、刪除，所以在真實性方面便會大打折扣。而且高校的電子檔案可以與信息載體進行分離，能夠結合著相關移動設備轉移資料，所以如何保證檔案的真實性也成為信息化電子檔案建設的重要問題。

4）電子檔案的安全隱患。信息技術的發展可以提高電子檔案的管理效率，同時也給電子檔案帶來安全隱患。電子檔案所在的電子設備和網絡都容易受到病毒、黑客的侵害，在形成、傳輸和存儲過程中，存在數據被非法訪問、獲取、操作的問題，面臨被篡改、丟失、泄密等等安全風險，是必須引起高度重視的突出問題。

3 信息技術在高校電子檔案管理中的應用探索

1）建立健全電子檔案管理制度。一是高校要根據學校實際情況研究出臺符合本單位實際的電子檔案管理制度，明確學校和二級部門兩級檔案管理機構及職責，整合相關職能部門職責，在日常工作中做到權責明確，結構合理，管理高效。二是高校要成立檔案信息化建設創設領導小組，負責檔案建設及協調工作，根據檔案中的信息化建設需求，生成有效信息，進行傳播工作。三是設立檔案信息化建設專項經費。高校檔案的信息化建設屬于持續時間長、資金投入量大、效果顯露較慢的一項工作，所以高校管理者要將信息化資金投入問題重視起來，將其歸入到年度的預算當中，秉著財政支持與自身抽檢原則，爭取到多領域、多方面的支持，盡可能加大投入的力度，緩解信息化建設中的不足之處。

2）完善信息化基礎設施建設。大力建設信息化基礎設施是將信息技術引入高校電子檔案管理建設的必要條件。一是要提高有關部門和計算機系統的應用成效，加強檔案中的內部局域網建設，將之與局域網絡的辦公區域進行充分對接，積極在校園網中應用這一系統，體現管理的兼容性與適應性特點，起到數字化管理的效果。二是要充分利用管理軟件，分重點、按步驟把當前的檔案信息數字化。在此過程中，高校可以將該年生產出來的歸檔電子文件目錄根據有關檔案的需要歸納到網絡管理系統當中，在降低相關人員工作量的同時促使部門檔案的原始信息具備真實性原則，提升檔案信息共享的效率。同時，高校把已有的檔案改變成機檢數據信息，依照著信息技術手段，根據紙質文件與電子文件共存的原則，對這兩種形式進行有效保管，以此確保檔案原始信息的真實性，繼而對檔案資源有目的、有計劃地進行數字化建設。三是利用數據挖掘技術，推動信息資源的整合共享，滿足師生的多樣化需求，提高信息共享效果，提升檔案服務水平。

3）構建電子檔案安全保障體系。電子檔案安全即對電子檔案的真實性、有效性、完整性和保密性進行長期有效的報賬。一是建立分級管理制度，設置身份驗證，配置不同的權限，防止對電子檔案的非法訪問、修改。二是建立利用控制機制，對電子檔案進行必要的加密處理，限定訪問全都等，對于一些沒有公開過的檔案信息，禁止將其于網絡中傳播。通過信息技術，定期對電子檔案數據進行可讀性和完整性進行檢測，以及對黃精系統實行實時監控。三是強化安全管理，將安全要素融入其中，防止黑客、病毒的攻擊，避免發生信息泄漏事故。結合防火墻、身份認證及數據備份等保護措施確保檔案信息的安全系數和系統的有效運行。

4 結束語

綜上所述，高校依托信息技術建構檔案管理系統，有助于實現電子檔案管理的規范化，實現電子檔案管理水平的提高，更好地服務于教學、科研和管理等工作，為高校的長遠發展奠定基礎。