行政事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)路徑研究

陳 剛

（山東省菏澤定陶區(qū)行政審批服務(wù)局，山東 菏澤 274104）

隨著社會(huì)信息化的不斷發(fā)展，是單位的檔案管理人員，應(yīng)當(dāng)將信息化的優(yōu)勢(shì)發(fā)揮出來，通過信息化的管理模式，對(duì)檔案進(jìn)行管理，能夠有效地保障檔案管理的工作進(jìn)程，同時(shí)防止檔案的丟失以及被篡改等意外的發(fā)生。并且在以后對(duì)檔案進(jìn)行調(diào)用或找尋過程時(shí)，都能夠有效的進(jìn)行，提高行政管理工作的效率。

1 行政事業(yè)單位中檔案信息化管理的意義

1.1 有效保障檔案管理的安全性

在之前，行政事業(yè)單位檔案管理的工作中，檔案的話全是通過紙質(zhì)檔案進(jìn)行的。使用紙質(zhì)檔案有以下幾個(gè)弊端，首先紙質(zhì)檔案對(duì)于存放環(huán)境有著極高的要求，你需要保證環(huán)境的干燥通風(fēng)，由于紙質(zhì)的原因，如果存放在潮濕的環(huán)境當(dāng)中，將可能會(huì)出現(xiàn)檔案潮濕發(fā)霉等現(xiàn)象，如果檔案存放的環(huán)境有明火等易燃物品，將可能會(huì)威脅檔案存放的安全性，不利于儲(chǔ)存。其次，紙質(zhì)檔案對(duì)于儲(chǔ)存空間來說也有一定的要求，一旦遇到檔案比較多的情況下，在小空間內(nèi)無法存放過多的檔案，紙質(zhì)檔案，對(duì)于儲(chǔ)存空間的需求量比較大，導(dǎo)致空間資源的浪費(fèi)。第三，由于紙質(zhì)方案的原料是紙張，因此使用紙質(zhì)檔案將不利于生態(tài)環(huán)境保護(hù)，會(huì)產(chǎn)生資源的浪費(fèi)等現(xiàn)象。因此，如果行政事業(yè)單位在進(jìn)行檔案管理時(shí)，對(duì)檔案進(jìn)行信息化管理，將會(huì)改善這些弊端。首先信息化檔案對(duì)儲(chǔ)存空間沒有要求，管理人員只需要將檔案儲(chǔ)存到管理后臺(tái)，通過信息化的方式，對(duì)檔案在網(wǎng)絡(luò)中進(jìn)行儲(chǔ)存，能夠減少紙質(zhì)檔案儲(chǔ)存的空間限制，只需要一臺(tái)電腦就能夠儲(chǔ)存平時(shí)需要一間辦公室才能存下的紙質(zhì)檔案，提高空間資源的利用率。同時(shí)，通過檔案信息化建設(shè)，也能夠保障檔案的安全性，只需要在網(wǎng)絡(luò)后端設(shè)置好網(wǎng)絡(luò)鎖，密碼鎖等保護(hù)措施，就能夠避免檔案出現(xiàn)丟失以及盜取篡改等現(xiàn)象的發(fā)生，很好的保障了檔案的安全性。通過信息化的技術(shù)手段，只需要一臺(tái)小小的電腦就能夠?qū)嫶蟮臋n案資料庫進(jìn)行存儲(chǔ)，方便管理人員隨時(shí)調(diào)用，提高了行政事業(yè)單位人員工作的效率。

1.2 有助于檔案信息智能化查詢

如果運(yùn)用傳統(tǒng)的檔案存儲(chǔ)方式，行政工作人員想要找一份檔案，需要花很長(zhǎng)的時(shí)間，使得工作效率十分低，并且如果是需要跨城市，跨省份尋找檔案，更加會(huì)增加檔案管理員的工作量。在信息飛速發(fā)展的今天，生活的快節(jié)奏要求行政工作人員要提高工作效率，借助更加簡(jiǎn)潔有效的方式，對(duì)檔案進(jìn)行查詢。通過信息化的智能檢索手段，能夠在很短的時(shí)間內(nèi)迅速找到一份檔案，并且不受地域等空間因素的影響，提高了行政事業(yè)單位整體工作的效率。只需要將檔案上傳到云數(shù)據(jù)庫當(dāng)中，就能讓全國各地的行政工作人員對(duì)檔案進(jìn)行信息化線上檢索，足不出戶就能輕松便捷的找到一份檔案，對(duì)事業(yè)單位的工作發(fā)展有著十分積極的意義，這是傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理所做不到的，所以應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)行政事業(yè)單位檔案信息化路徑建設(shè)的研究，這對(duì)于提高行政單位的工作效率有著積極的意義。

2 提高行政事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的路徑研究

2.1 對(duì)事業(yè)單位的檔案信息化管理工作進(jìn)行規(guī)范

科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展也改變了我國的檔案管理模式，從傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理方模式轉(zhuǎn)變?yōu)楝F(xiàn)在的信息化管理方式，成功實(shí)現(xiàn)了信息的共享，使全國各地的行政工作人員能夠方便快捷的對(duì)檔案進(jìn)行查詢和管理。如果想要使檔案信息管理得到更有效的利用，并且使信息管理發(fā)揮最大的作用，有序地實(shí)施檔案管理系統(tǒng)，必須建立相應(yīng)的完善的檔案管理規(guī)章制度，使事業(yè)單位的檔案管理制度更加規(guī)范，檔案管理制度更加健全，所以在進(jìn)行檔案管理信息化工作時(shí)，必須嚴(yán)格遵守相關(guān)規(guī)定，制定符合國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)范措施。首先將檔案信息進(jìn)入錄入時(shí)，需要根據(jù)國家所建立的著錄原則，方式，使用統(tǒng)一的格式進(jìn)行系信息的錄入，方便日后對(duì)檔案進(jìn)行檢索，使數(shù)據(jù)呈現(xiàn)能夠清晰明確。其次，建立統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)化的數(shù)據(jù)庫硬件及軟件庫，將紙質(zhì)檔案進(jìn)行統(tǒng)一歸檔，使檔案信存儲(chǔ)息更加有序、方便，在事業(yè)單位內(nèi)部，信息資源的使用以及查詢能夠更加的方便，保障檔案數(shù)據(jù)管理不出錯(cuò)，提高行政工作人員在實(shí)際工作中的西效率。因此，在實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化的過程中，規(guī)范的檔案管理制度顯得尤為重要，并且在檔案信息管理系統(tǒng)的成功實(shí)施中，發(fā)揮著重要的作用。

2.2 提高檔案信息存儲(chǔ)技術(shù)，加強(qiáng)檔案信息管理的安全性

檔案管理信息化建設(shè)在事業(yè)單位的實(shí)施，有利于檔案管理效率的顯著提高，但是現(xiàn)代化信息的手段在實(shí)際檔案信息管理的過程中，有優(yōu)點(diǎn)同樣也有缺點(diǎn)。在實(shí)際工作中，信息技術(shù)的運(yùn)用會(huì)產(chǎn)生安全問題，留下各種安全隱患，信息存儲(chǔ)的技術(shù)安全性，會(huì)對(duì)檔案信息的安全性帶來很大的影響。所以一定要加強(qiáng)檔案管理的日常工作，在各方面都要加強(qiáng)安全技術(shù)的保護(hù)，保障檔案信息的安全性，防止有人通過網(wǎng)絡(luò)信息的漏洞，竊取和篡改檔案信息。

首先，防火墻技術(shù)是目前檔案信息安全工作中最重要的一項(xiàng)技術(shù)手段，它常常在私有網(wǎng)絡(luò)和公共互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)之間進(jìn)行使用。行政事業(yè)單位在日常防護(hù)工作中，應(yīng)當(dāng)實(shí)施進(jìn)行殺毒、將網(wǎng)絡(luò)安全隱患遏制在源頭當(dāng)中，發(fā)揮防火墻技術(shù)的作用。同時(shí)對(duì)進(jìn)出檔案信息的網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行過濾，提高網(wǎng)絡(luò)的安全性。防火墻技術(shù)有效地記錄了網(wǎng)絡(luò)中的訪問行為，訪問滿足安全防護(hù)要求后才能通過，如果防火墻系統(tǒng)檢查出網(wǎng)絡(luò)存在不安全的行為，訪問也就無效，通過這樣的方式，起到安全檢查的作用，有效保護(hù)檔案信息的安全，并規(guī)范網(wǎng)絡(luò)的使用行為。其次，加密技術(shù)使得檔案信息不會(huì)被竊取篡改或外泄。因此，傳輸?shù)奈募畔⒈仨氂幸粋€(gè)加密的密碼才能被解開訪問系統(tǒng)，保證傳輸環(huán)節(jié)的載體因?yàn)楸贿z漏，而出現(xiàn)安全風(fēng)險(xiǎn)。或者也可以設(shè)置口令并限制對(duì)信息的訪問權(quán)限。當(dāng)行政事業(yè)單位的檔案管理人員需要對(duì)檔案進(jìn)行查看，必須要有口令密碼才能進(jìn)行檔案訪問，從而通過加密技術(shù)有效的保障檔案信息的安全。

最后，還要提升檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)能力，讓相關(guān)的技術(shù)人員認(rèn)識(shí)到檔案信息化管理的重要性。加強(qiáng)管理人員的專業(yè)技能培訓(xùn)，業(yè)務(wù)素質(zhì)以及服務(wù)意識(shí)的培訓(xùn)，提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)。同時(shí)，改變傳統(tǒng)的檔案管理觀念，運(yùn)用信息化、數(shù)字化的手段進(jìn)行檔案的管理。在實(shí)際工作當(dāng)中，檔案信息化管理平臺(tái)應(yīng)配備專業(yè)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)人員，有效的提升平臺(tái)維護(hù)管理。同時(shí)還需要聘用具有相關(guān)技術(shù)的管理人才加入到管理隊(duì)伍當(dāng)中，提高管理團(tuán)隊(duì)的綜合素質(zhì)，有利于促進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)的發(fā)展。

3 結(jié)束語

總而言之，事業(yè)單位的利益在一定程度上取決于檔案信息管理，通過信息化技術(shù)的方式，對(duì)檔案信息進(jìn)行管理，能夠有效的提高事業(yè)單位管理人員的工作效率。因此，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)將檔案信息化建設(shè)作為一項(xiàng)重要任務(wù)，加強(qiáng)檔案管理的信息化建設(shè)，為檔案信息化管理的建設(shè)提供必要的物質(zhì)支持，為事業(yè)單位。開展檔案信息化管理工作，提供更多的支持和幫助，充分發(fā)揮信息化技術(shù)在檔案管理中的重要作用。