我國檔案數(shù)字化建設(shè)實(shí)踐與發(fā)展策略分析

張西協(xié)

（山東省沂水縣沂城街道辦事處便民服務(wù)中心，山東 臨沂 276400）

在數(shù)字化技術(shù)的飛速發(fā)展過程中，隨著我國數(shù)字文件數(shù)量的不斷增加，傳統(tǒng)的檔案管理模式需要?jiǎng)?chuàng)新，與此同時(shí)，數(shù)字化現(xiàn)代技術(shù)手段在檔案管理中的應(yīng)用吸引了大眾的目光，檔案數(shù)字化的管理方式受到越來越多關(guān)注。在社會(huì)不斷發(fā)展的環(huán)境下，檔案數(shù)字化管理滿足社會(huì)的發(fā)展需求，科學(xué)合理的數(shù)字化檔案管理能夠有效地提高檔案管理效率，推動(dòng)檔案管理事業(yè)的不斷進(jìn)步和發(fā)展。

1 檔案數(shù)字化建設(shè)的概念

數(shù)字化是通過信息技術(shù)將其他信號(hào)轉(zhuǎn)化為數(shù)字信號(hào)，或者是將文字、語音、圖像等多種信息轉(zhuǎn)化為數(shù)字的編碼形式。對(duì)轉(zhuǎn)化成的數(shù)字信號(hào)和數(shù)字編碼進(jìn)行快速傳輸和處理的一種技術(shù)手段。檔案數(shù)字化建設(shè)實(shí)現(xiàn)了檔案管理的高效性和快捷性[1]。

在檔案數(shù)字化建設(shè)過程中，檔案數(shù)字化主要表現(xiàn)為目錄數(shù)字化和全文數(shù)字化。其表現(xiàn)形式之一的目錄數(shù)字化是通過利用檔案著錄標(biāo)記引導(dǎo)的作用，建立科學(xué)合理的目錄數(shù)據(jù)庫。全文數(shù)字化是借助音頻、圖像等文件的方式，對(duì)檔案進(jìn)行全文的保存，或通過現(xiàn)代技術(shù)手段識(shí)別完成保存。一般情況下，在檔案數(shù)字化管理工作的過程中，主要包含內(nèi)容有：將數(shù)字化的檔案資源進(jìn)行有機(jī)整合，通過數(shù)字技術(shù)轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的形式，對(duì)檔案進(jìn)行保存，檔案數(shù)字化建設(shè)具有規(guī)范性，加強(qiáng)電子數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，能夠提高辦公自動(dòng)化效果；對(duì)信息資源庫的檔案數(shù)據(jù)化，能夠有效對(duì)檔案信息軟件進(jìn)行維護(hù)和升級(jí)；通過檔案數(shù)字化建設(shè)，對(duì)檔案資料進(jìn)行統(tǒng)一管理。方便了檔案資料的使用和共享。

2 檔案數(shù)字化建設(shè)的重要性

1）檔案數(shù)字化管理有效避免傳統(tǒng)檔案管理出現(xiàn)的問題。傳統(tǒng)的檔案管理工作是檔案管理人員手動(dòng)的對(duì)檔案進(jìn)行分類、檢索、管理，在后期的檔案查找時(shí)容易導(dǎo)致檔案損壞、缺失等現(xiàn)象的發(fā)生。通過計(jì)算機(jī)將檔案錄入保存，能夠有效保存好檔案的原件，不易造成檔案原件的缺失，從而有效避免了因?yàn)闄n案原件造成的一系列問題。

2）檔案數(shù)字化管理有效提高檔案在使用方面的效率。相比傳統(tǒng)的檔案閱覽方式，數(shù)字化檔案沒有時(shí)間和空間的限制，數(shù)字化檔案能夠供多人同時(shí)查看，查閱者可以隨時(shí)查看自己所需的檔案。在很大程度上檔案數(shù)字化的利用空間得到擴(kuò)充，提高了檔案在實(shí)際生活中使用的效率。

3）檔案數(shù)字化管理有效促進(jìn)檔案管理工作的高效性。檔案數(shù)字化在管理過程中，避免了傳統(tǒng)紙質(zhì)管理中出現(xiàn)的工作量大的問題，大大減輕了管理人員的任務(wù)量。同時(shí)，檔案數(shù)字化有效避免了傳統(tǒng)管理模式查找時(shí)的缺點(diǎn)，數(shù)字化檔案查找時(shí)借助網(wǎng)絡(luò)對(duì)所要查找的檔案進(jìn)行檢索，能夠方便快捷找到所需要的檔案內(nèi)容，現(xiàn)代化技術(shù)手段節(jié)省了大量時(shí)間，提高了檔案管理的工作效率和質(zhì)量[2]。

3 檔案數(shù)字化建設(shè)過程中存在的問題

1）檔案數(shù)字化管理缺乏專業(yè)性人才。傳統(tǒng)的檔案管理模式創(chuàng)新后，檔案數(shù)字化管理方式的應(yīng)用缺乏專業(yè)性人才。在檔案管理的過程中，檔案管理人員受傳統(tǒng)觀念的約束，不能及時(shí)轉(zhuǎn)換自身思想，自身素質(zhì)不高，不能自覺學(xué)習(xí)新的知識(shí)，適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展需求。管理人員在工作中服務(wù)意識(shí)不足，不能熟練運(yùn)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案數(shù)字化建設(shè)。檔案數(shù)字化管理的專業(yè)水平不高，導(dǎo)致工作效率低下。

2）檔案數(shù)字化建設(shè)中資金嚴(yán)重不足。在檔案數(shù)字化建設(shè)過程中，雖然國家財(cái)政在資金上有支持，但在投入的實(shí)際情況和預(yù)算相差太大，而且由于檔案部門自身?xiàng)l件限制，導(dǎo)致數(shù)字化建設(shè)資金不足。數(shù)字化建設(shè)的條件滿足不了現(xiàn)代化建設(shè)的需要。限制了檔案數(shù)字化技術(shù)和人才的引進(jìn)。

3）檔案數(shù)字化建設(shè)技術(shù)設(shè)備不完善。我國檔案數(shù)字化管理發(fā)展較慢，國家在檔案數(shù)字化建設(shè)中投入力度有限，造成檔案數(shù)字化建設(shè)中技術(shù)和設(shè)備的落后。技術(shù)的落后，導(dǎo)致檔案數(shù)字化建設(shè)的速度減慢。設(shè)備不齊全和設(shè)備老舊降低了檔案管理的工作效率，導(dǎo)致檔案數(shù)字化建設(shè)中工作程序的缺失。在檔案數(shù)字化建設(shè)和發(fā)展中，要加大專業(yè)性人才的引入，更好地做好檔案數(shù)字化管理工作。

4）檔案數(shù)據(jù)化建設(shè)中缺乏風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)。檔案數(shù)字化建設(shè)和管理過程中，檔案信息丟失或被竊取等風(fēng)險(xiǎn)時(shí)常發(fā)生。發(fā)生這種問題，可能是管理人員的操作失誤或者對(duì)數(shù)字化技術(shù)運(yùn)用的不熟練，導(dǎo)致數(shù)字化建設(shè)中漏洞的存在，缺乏風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)造成檔案信息的缺失或泄露。

4 做好檔案數(shù)字化建設(shè)和發(fā)展的措施

1）加強(qiáng)檔案數(shù)字化人才建設(shè)。做好檔案數(shù)字化建設(shè)需要打造出一個(gè)技術(shù)和能力較高的團(tuán)隊(duì)，因?yàn)闄n案數(shù)字化管理不止需要專業(yè)的知識(shí)素養(yǎng)，還需要有高超的技術(shù)能力。因此檔案數(shù)字化建設(shè)工作要求檔案管理工作人員應(yīng)該自覺學(xué)習(xí)新知識(shí)，開闊自己的視野，拓展自己思維能力，工作中要有具較高的服務(wù)意識(shí)和敏銳的觀察力。檔案部門要加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作人員的培訓(xùn)工作，讓其學(xué)習(xí)先進(jìn)的技術(shù)知識(shí)，加強(qiáng)數(shù)字化建設(shè)，使檔案管理工作人員的工作能力和工作水平符合現(xiàn)代化管理模式中的發(fā)展需求[3]。

2）加大檔案數(shù)字化建設(shè)的資金投入。檔案數(shù)字化管理是檔案管理發(fā)展的必然趨勢(shì)，檔案數(shù)字化實(shí)現(xiàn)了檔案信息化的發(fā)展。在檔案數(shù)字化建設(shè)過程中，資金的投入是檔案數(shù)字化建設(shè)發(fā)展的基礎(chǔ)。因此需要加大資金的投入，資金投入的加大能夠使數(shù)字建設(shè)化飛速發(fā)展。政府部門應(yīng)該落實(shí)資金的實(shí)際投入情況，實(shí)現(xiàn)長期定期投入。檔案部門要不斷優(yōu)化自身?xiàng)l件，做好檔案數(shù)字化建設(shè)工作。加快檔案數(shù)字化發(fā)展的腳步。

3）完善檔案數(shù)字化建設(shè)的技術(shù)設(shè)備。技術(shù)是檔案數(shù)字化建設(shè)發(fā)展的重要保證，積極引進(jìn)先進(jìn)的技術(shù)和設(shè)備，滿足社會(huì)對(duì)現(xiàn)代化檔案管理的需要，能夠推動(dòng)檔案數(shù)字化建設(shè)的發(fā)展。提高檔案管理軟件的應(yīng)用，加強(qiáng)數(shù)據(jù)庫建設(shè)，結(jié)合檔案部門的實(shí)際情況開發(fā)適合本部門的軟件程序。充分利用檔案數(shù)字化管理，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化高效管理。

4）提高檔案管理人員風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)。檔案數(shù)字化建設(shè)和管理中，檔案部門要加強(qiáng)管理人員的風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)，定期開展思想教育和安全管理培訓(xùn)工作，強(qiáng)化檔案管理人員檔案建設(shè)管理中的安全意識(shí)，保證檔案數(shù)字化信息的全面性和準(zhǔn)確性，做好數(shù)據(jù)庫備份工作，對(duì)數(shù)據(jù)庫事務(wù)日志進(jìn)行及時(shí)的更新，加強(qiáng)檔案信息的安全建設(shè)。培養(yǎng)檔案數(shù)字化管理人員的保密意識(shí)，健全完善相關(guān)制度規(guī)章，確保檔案數(shù)字化安全發(fā)展。

5 結(jié)語

在飛速發(fā)展的時(shí)代背景下，通過數(shù)字化方式進(jìn)行檔案管理，能夠有效提高檔案管理的水平，滿足檔案管理部門對(duì)現(xiàn)代化檔案管理的需求。因此，在檔案管理工作越來越繁重的情況下，檔案管理的工作人員要充分認(rèn)識(shí)到檔案數(shù)字化建設(shè)的重要性，不斷探索創(chuàng)新高效的管理方式，促進(jìn)檔案事業(yè)的健康發(fā)展[4]。