淺議信息網絡環境下的機關檔案管理

李亞楠

（河南省駐馬店市中心血站，河南 駐馬店 463000）

1 信息網絡時代檔案管理的優勢

1.1 能夠存儲海量的檔案信息

在機關中，檔案的數量非常龐大，而且隨著發展，檔案數量不斷增多，在傳統紙質檔案管理模式下，需要使用更加龐大的存儲空間來存儲保管檔案。而且紙質檔案對存儲條件要求極高，為了延長紙質檔案的使用壽命，在存儲過程中必須具有良好的通風、采光、防蟲等條件。一旦存儲條件不合格，就會造成檔案損失，信息丟失。此外，面對數量龐大的紙質檔案，傳統的人工管理方法，不僅工作量巨大，而且在分類歸檔、查詢應用等方面，程序極為復雜，便利性極差。而運用信息化管理方式，以電子檔案的形式對機關檔案信息進行存儲，只需小小的硬盤，就可以存儲大量檔案信息，真正實現大容量快速儲存，既節省了空間又節省了管理成本。而用在管理上，不僅查詢應用檔案更加便利，而且對存儲環境要求低，還能實現無紙化。

1.2 檔案信息管理更加規范，存儲更準確

在傳統的機關檔案管理過程中，采用人工方式對檔案進行歸類處理，這就導致工作人員在管理檔案的過程中，可能因為大意疏忽或業務不熟悉等因素，造成檔案不正確存儲，管理不規范。甚至個別人員會私自篡改檔案信息，造成檔案信息嚴重失真，最終在查詢應用檔案時造成誤差。而在信息化時代實施信息化的檔案管理方式，利用檔案管理系統，能夠將檔案信息與辦公自動化系統實現無縫連接，檔案資料實現自動化存儲，在對檔案進行信息化管理的過程中，還能夠對檔案信息的修改操作設置權限，防止人為篡改檔案信息，從而有效保證檔案信息的準確性和規范性。準確的檔案信息以及規范的檔案管理模式，不僅方便人們對檔案進行查詢或使用，也使機關的檔案服務質量得到顯著提升，使檔案信息充分發揮作用，為社會經濟發展建設提供必要的支持力量。

1.3 精細化的檔案收集

在網絡環境下，需要加強對存儲檔案資源的計算機、硬盤、網盤等進行保護，不能出現設備損壞的現象。由于儲存密度相對傳統資料存儲介質有巨幅提高，一旦設備出現故障，電子檔案受到破壞的規模會更加巨大。同時，對電子檔案構建層次更豐富的數據庫，分類模式倍增，可以收納、管理、查詢更多類型的資料內容，讓檔案內容收集更加精細化。

2 網絡環境下加強機關檔案管理的舉措

2.1 強化信息化意識和網絡安全意識

網絡環境下檔案管理雖然有了很大的進展，但仍然存在著很多不足之處，多數機關單位依舊使用傳統的紙質管理方式，即便使用電子檔案管理，仍會將紙質資料存入檔案中。這種做法不但消耗時間也浪費人力，同時還影響檔案管理的效率。所以，機關單位要不斷加強檔案管理信息化意識，能使用網絡辦理、電子檔案管理就不要再使用紙質檔案進行工作。同時還要不斷加強機關單位對信息化和網絡化的認知，在提供相關電子檔案資料的過程中盡量使用信息化的方式。機關單位要制定相應的檔案管理標準和規范，以促進檔案管理的長期 發展。

2.2 完善檔案管理體系

機關檔案管理工作需要形成完成的體系。在權利和責任的劃分上需要更加明確，尤其是在檔案提檔、抽調和借閱方面需要根據文件的重要程度進行嚴格的劃分，對于一些重要、珍貴的資料只能在檔案室進行查閱，檔案室需要開設除了檔案管理人員以外的辦公電腦，以便于借閱人員能夠拷貝資料。在檔案管理體系完善進程中需要以線上與線下聯合對接的形式來完善檔案管理工作。也就是說檔案室管理人員需要建立獨立的工作群，針對來往工作進行群內交接，一目了然，這么做也是推進信息化檔案管理的重要步驟，能夠隨時隨地地交接工作，處理檔案室業務，以便于檔案管理工作能夠全方位為校園師生進行服務。

2.3 提升專業人員素質

在應用信息技術的構成中還需要提升檔案管理人員素質。配備專業的檔案管理技術人員對檢驗軟件和信息系統是否存在問題有極大的好處。因為一旦軟件和系統出現問題，就需要及時進行維修，尤其是在重要的課程目錄下載、學生學籍建立等情況下必須保障系統和軟件的平穩運營，以便于能夠全方位為學校教師和學生服務。此時檔案管理人員需要在軟件和系統的檢測和維修上應用更多的技術。因為系統在被開發過程中肯定會在運行中存在些許問題。漏洞的補充，在線平臺的開發這些都需要應用人員在后臺進行操作。這一部分工作很大程度上就需要與檔案管理人員的工作相結合。所以，提升學校檔案人員專業素質和能力格外重要。

2.4 做好部門工作考核

檔案管理工作需要用精細化考核制度作為管控的紅線。針對檔案管理錄入工作需要建立健全考核方案，才能夠真正約束檔案人員的發展。一方面需要在校園中建立評分卡，讓老師和學生針對檔案室工作進行年度評分，確保考核的公平和公正；另外一方面則是做好年度述職考核測評，以便于對檔案管理人員的工作進行全面了解。

3 結束語

機關單位的所有工作人員都要加強對網絡化管理的學習，都需要加強對檔案管理的重視程度，不斷提高檔案管理人員的專業技術和能力，將網絡環境下的機關檔案管理工作做到最優化，有效發揮出檔案的作用，進而滿足機關單位發展的需求。