淺議信息網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的機(jī)關(guān)檔案管理

李亞楠

（河南省駐馬店市中心血站，河南 駐馬店 463000）

1 信息網(wǎng)絡(luò)時(shí)代檔案管理的優(yōu)勢

1.1 能夠存儲(chǔ)海量的檔案信息

在機(jī)關(guān)中，檔案的數(shù)量非常龐大，而且隨著發(fā)展，檔案數(shù)量不斷增多，在傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式下，需要使用更加龐大的存儲(chǔ)空間來存儲(chǔ)保管檔案。而且紙質(zhì)檔案對(duì)存儲(chǔ)條件要求極高，為了延長紙質(zhì)檔案的使用壽命，在存儲(chǔ)過程中必須具有良好的通風(fēng)、采光、防蟲等條件。一旦存儲(chǔ)條件不合格，就會(huì)造成檔案損失，信息丟失。此外，面對(duì)數(shù)量龐大的紙質(zhì)檔案，傳統(tǒng)的人工管理方法，不僅工作量巨大，而且在分類歸檔、查詢應(yīng)用等方面，程序極為復(fù)雜，便利性極差。而運(yùn)用信息化管理方式，以電子檔案的形式對(duì)機(jī)關(guān)檔案信息進(jìn)行存儲(chǔ)，只需小小的硬盤，就可以存儲(chǔ)大量檔案信息，真正實(shí)現(xiàn)大容量快速儲(chǔ)存，既節(jié)省了空間又節(jié)省了管理成本。而用在管理上，不僅查詢應(yīng)用檔案更加便利，而且對(duì)存儲(chǔ)環(huán)境要求低，還能實(shí)現(xiàn)無紙化。

1.2 檔案信息管理更加規(guī)范，存儲(chǔ)更準(zhǔn)確

在傳統(tǒng)的機(jī)關(guān)檔案管理過程中，采用人工方式對(duì)檔案進(jìn)行歸類處理，這就導(dǎo)致工作人員在管理檔案的過程中，可能因?yàn)榇笠馐韬龌驑I(yè)務(wù)不熟悉等因素，造成檔案不正確存儲(chǔ)，管理不規(guī)范。甚至個(gè)別人員會(huì)私自篡改檔案信息，造成檔案信息嚴(yán)重失真，最終在查詢應(yīng)用檔案時(shí)造成誤差。而在信息化時(shí)代實(shí)施信息化的檔案管理方式，利用檔案管理系統(tǒng)，能夠?qū)n案信息與辦公自動(dòng)化系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)無縫連接，檔案資料實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化存儲(chǔ)，在對(duì)檔案進(jìn)行信息化管理的過程中，還能夠?qū)n案信息的修改操作設(shè)置權(quán)限，防止人為篡改檔案信息，從而有效保證檔案信息的準(zhǔn)確性和規(guī)范性。準(zhǔn)確的檔案信息以及規(guī)范的檔案管理模式，不僅方便人們對(duì)檔案進(jìn)行查詢或使用，也使機(jī)關(guān)的檔案服務(wù)質(zhì)量得到顯著提升，使檔案信息充分發(fā)揮作用，為社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展建設(shè)提供必要的支持力量。

1.3 精細(xì)化的檔案收集

在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，需要加強(qiáng)對(duì)存儲(chǔ)檔案資源的計(jì)算機(jī)、硬盤、網(wǎng)盤等進(jìn)行保護(hù)，不能出現(xiàn)設(shè)備損壞的現(xiàn)象。由于儲(chǔ)存密度相對(duì)傳統(tǒng)資料存儲(chǔ)介質(zhì)有巨幅提高，一旦設(shè)備出現(xiàn)故障，電子檔案受到破壞的規(guī)模會(huì)更加巨大。同時(shí)，對(duì)電子檔案構(gòu)建層次更豐富的數(shù)據(jù)庫，分類模式倍增，可以收納、管理、查詢更多類型的資料內(nèi)容，讓檔案內(nèi)容收集更加精細(xì)化。

2 網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下加強(qiáng)機(jī)關(guān)檔案管理的舉措

2.1 強(qiáng)化信息化意識(shí)和網(wǎng)絡(luò)安全意識(shí)

網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案管理雖然有了很大的進(jìn)展，但仍然存在著很多不足之處，多數(shù)機(jī)關(guān)單位依舊使用傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理方式，即便使用電子檔案管理，仍會(huì)將紙質(zhì)資料存入檔案中。這種做法不但消耗時(shí)間也浪費(fèi)人力，同時(shí)還影響檔案管理的效率。所以，機(jī)關(guān)單位要不斷加強(qiáng)檔案管理信息化意識(shí)，能使用網(wǎng)絡(luò)辦理、電子檔案管理就不要再使用紙質(zhì)檔案進(jìn)行工作。同時(shí)還要不斷加強(qiáng)機(jī)關(guān)單位對(duì)信息化和網(wǎng)絡(luò)化的認(rèn)知，在提供相關(guān)電子檔案資料的過程中盡量使用信息化的方式。機(jī)關(guān)單位要制定相應(yīng)的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，以促進(jìn)檔案管理的長期 發(fā)展。

2.2 完善檔案管理體系

機(jī)關(guān)檔案管理工作需要形成完成的體系。在權(quán)利和責(zé)任的劃分上需要更加明確，尤其是在檔案提檔、抽調(diào)和借閱方面需要根據(jù)文件的重要程度進(jìn)行嚴(yán)格的劃分，對(duì)于一些重要、珍貴的資料只能在檔案室進(jìn)行查閱，檔案室需要開設(shè)除了檔案管理人員以外的辦公電腦，以便于借閱人員能夠拷貝資料。在檔案管理體系完善進(jìn)程中需要以線上與線下聯(lián)合對(duì)接的形式來完善檔案管理工作。也就是說檔案室管理人員需要建立獨(dú)立的工作群，針對(duì)來往工作進(jìn)行群內(nèi)交接，一目了然，這么做也是推進(jìn)信息化檔案管理的重要步驟，能夠隨時(shí)隨地地交接工作，處理檔案室業(yè)務(wù)，以便于檔案管理工作能夠全方位為校園師生進(jìn)行服務(wù)。

2.3 提升專業(yè)人員素質(zhì)

在應(yīng)用信息技術(shù)的構(gòu)成中還需要提升檔案管理人員素質(zhì)。配備專業(yè)的檔案管理技術(shù)人員對(duì)檢驗(yàn)軟件和信息系統(tǒng)是否存在問題有極大的好處。因?yàn)橐坏┸浖拖到y(tǒng)出現(xiàn)問題，就需要及時(shí)進(jìn)行維修，尤其是在重要的課程目錄下載、學(xué)生學(xué)籍建立等情況下必須保障系統(tǒng)和軟件的平穩(wěn)運(yùn)營，以便于能夠全方位為學(xué)校教師和學(xué)生服務(wù)。此時(shí)檔案管理人員需要在軟件和系統(tǒng)的檢測和維修上應(yīng)用更多的技術(shù)。因?yàn)橄到y(tǒng)在被開發(fā)過程中肯定會(huì)在運(yùn)行中存在些許問題。漏洞的補(bǔ)充，在線平臺(tái)的開發(fā)這些都需要應(yīng)用人員在后臺(tái)進(jìn)行操作。這一部分工作很大程度上就需要與檔案管理人員的工作相結(jié)合。所以，提升學(xué)校檔案人員專業(yè)素質(zhì)和能力格外重要。

2.4 做好部門工作考核

檔案管理工作需要用精細(xì)化考核制度作為管控的紅線。針對(duì)檔案管理錄入工作需要建立健全考核方案，才能夠真正約束檔案人員的發(fā)展。一方面需要在校園中建立評(píng)分卡，讓老師和學(xué)生針對(duì)檔案室工作進(jìn)行年度評(píng)分，確保考核的公平和公正；另外一方面則是做好年度述職考核測評(píng)，以便于對(duì)檔案管理人員的工作進(jìn)行全面了解。

3 結(jié)束語

機(jī)關(guān)單位的所有工作人員都要加強(qiáng)對(duì)網(wǎng)絡(luò)化管理的學(xué)習(xí)，都需要加強(qiáng)對(duì)檔案管理的重視程度，不斷提高檔案管理人員的專業(yè)技術(shù)和能力，將網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的機(jī)關(guān)檔案管理工作做到最優(yōu)化，有效發(fā)揮出檔案的作用，進(jìn)而滿足機(jī)關(guān)單位發(fā)展的需求。