分析事業單位檔案管理信息化建設對策

張宇菲

（白山市公共資源交易中心（白山市政府采購中心），吉林 白山 134300）

隨著技術的發展，事業單位檔案管理的水平得到了提升，檔案管理對事業單位的運行有著重要的意義，由于檔案中記錄的信息可作為單位發展的參考依據，具有較大的借鑒價值。但是在當前的事業單位檔案管理中，信息化建設水平比較低，管理方式較落后，難以保證管理的效果，對檔案信息的完整性產生了影響。因此，應對檔案管理信息化建設進行分析，采取措施開展信息化建設工作。

1 事業單位檔案管理信息化建設的意義

1）實現永久地保存事業單位檔案信息。在事業單位檔案管理中，傳統檔案管理是保存紙質版檔案，但是這種檔案在管理上難度比較大，容易受到環境因素的影響，例如紙張發霉等，對檔案文件的保存產生了不利。在產生突發事件例如火災等情況的時候，紙質檔案難以得到有效的保存，這使檔案管理工作效果減弱。實現檔案管理信息化建設可將紙質檔案轉化為數字化檔案，使檔案的管理得到簡化，將檔案信息保存在計算機磁盤中即可，可達到永久保存的目的，因此能夠為檔案管理帶來較大的幫助。

2）保證了檔案管理的有效性。傳統紙質檔案管理涉及的流程比較復雜，管理人員在實際的工作中需要花費較多的時間，工作效率低。由于紙質檔案使工作人員查詢檔案的難度提升，對檔案管理工作產生了一定的影響，而信息化建設可使工作人員使用專門的系統來查詢檔案信息，使檔案管理工作的整體效率提升，還可減輕工作人員的負擔。因此，檔案管理信息化建設能夠加強工作的有效性，使工作的效果得到改善。

3）優化了檔案管理方式。事業單位檔案管理傳統模式中將紙張作為媒介，以人工錄入的方式進行管理，而信息化建設下的檔案管理方式得到了改善，信息化檔案管理將網絡平臺作為媒介，利用電子錄入的方式開展檔案管理，使檔案信息的存儲及采集等環節得到了優化，能夠提升檔案管理的效率，為事業單位的檔案管理提供了完善的條件，能夠改善傳統檔案管理工作的問題，使事業單位的持續發展目標得以實現。

2 事業單位檔案管理信息化建設存在的問題

1）對檔案管理信息化建設缺少重視。在一些事業單位中，檔案管理工作沒有受到重視，雖然具備的崗位，但是實際上開展的效果不理想，由于事業單位管理者對檔案管理工作缺少正確的認識，沒有意識到其重要性，這使事業單位的效益受到了影響。檔案管理信息化建設需要一定的投入，而單位不重視會對檔案管理信息化建設的進行產生較大的影響，導致檔案管理信息化建設效果受阻。

2）檔案管理人員的能力不足。在傳統的檔案管理中，事業單位引入了信息化技術，但是都停留在更新計算機設備的層次上，而在信息化技術的快速發展下，事業單位的檔案管理資料逐漸增多，這使管理的要求得到了提升，部分事業單位雖然引進了新的技術，但是在人員的配備上缺乏對其素養的重視，導致大部分事業單位檔案管理人員素養得不到提升。當人員的專業素質不足的時候，檔案管理信息化建設的開展會產生問題，因此，對檔案管理工作的質量產生了較大的影響，也對事業單位的發展帶來了不利。

3）檔案管理信息化建設安全性不到保障。事業單位檔案管理信息化建設對檔案管理工作的進行有著重要的意義，但是檔案管理信息化建設中存在著一些安全問題，由于網絡環境下有著各種安全威脅因素，一些黑客會使用病毒來盜用信息資料來獲取利益，還有部分事業單位的機密文件信息也會泄露，對檔案信息的安全性產生了影響。部分事業單位沒有考慮到該問題，缺少安全措施，這使檔案管理中的信息安全受到了影響，容易產生嚴重的后果，造成較大的損失。

3 加強事業單位檔案管理信息化建設效果的措施

1）加強事業單位對檔案管理信息化建設的重視程度。事業單位應重視檔案管理信息化建設，意識到檔案管理傳統模式的缺陷，管理者需要改變自己的觀念，加強對檔案管理工作的優化，使檔案管理的水平提升。開展檔案管理信息化建設可使檔案管理的成本降低，還可為檔案信息的保存提供便捷的條件，使檔案管理的質量得到提高，發揮出了檔案資料的價值。事業單位管理人員應樹立信息化意識，利用創新理念來推動檔案管理信息化建設工作，使各項工作得到落實，加大投入力度，使檔案管理的作用發揮出來，更好地適應信息化時代發展的要求，同時為檔案管理工作的進行建立穩定的基礎，進而促進事業單位的發展。

2）提高檔案管理信息化建設的安全性。事業單位在進行檔案管理信息化建設的時候，應建立相應的管理制度，使制度得到嚴格執行，保證管理的規范性。在管理中，需要將員工使用檔案資料的行為進行規范，加強人員對檔案工作的了解，使檔案使用得到保障。還應采用硬件保護及軟件預防的手段進行安全管理，避免系統受到病毒的侵害，加強技術防護效果，建立信息安全防護體系，為檔案資料的安全性提供保護條件。在當前的防護技術應用中，防火墻技術使用比較廣泛，在檔案部門的內網及外網之間設置保護屏障，避免內部信息泄露，有效防止外部人員非法獲取檔案，還可采用安全保密技術來對信息進行加密，使檔案管理中涉及的信息得到全面的保護。應注意事業單位內部各部門需達成統一標準，提升檔案管理的安全水平，減少風險問題的產生。

3）全面開展檔案管理人員信息化技能培訓。檔案管理人員在檔案管理信息化建設中發揮了重要的作用，應提升檔案管理工作人員的整體能力，使其在工作中發揮出有效的作用。事業單位在進行檔案管理信息化建設的同時，應提升人員的素質，加強培訓及學習，組織相應的活動，使管理人員在學習中積累更多的經驗，具備更強的技能。事業單位還應加大力度引進檔案管理人才，給檔案管理信息化建設提供相應的支持。檔案管理人員應更新自身的觀念，了解信息化技術的特點，能夠進行運用，意識到信息化建設的重要性，使檔案管理信息化建設目標順利實現。另外，事業單位還應重視對管理人員開展道德思想培訓，使其在具備專業能力的同時，能夠在工作中履行自己的職責，為檔案管理信息化建設及各項工作的開展帶來保障，提升檔案管理的水平。

4 結語

事業單位檔案管理工作的開展影響著單位的自身發展，由于檔案資料有著重要的參考作用，如果不能有效進行收集管理，會影響檔案的使用效果。當前檔案管理信息化建設推進為事業單位帶來了契機，通過對檔案管理進行改善，提升信息化水平，可發揮出檔案管理的優勢。應加強事業單位對檔案管理信息化建設的重視程度，提高檔案管理信息化建設的安全性，全面開展檔案管理人員信息化技能培訓。