數字化時代基建檔案信息資源共享的實踐探索

張秀平

（濱州渤海活塞有限公司，山東 濱州 256600）

基建檔案是指在各類建筑物、構筑物、管線設施等基本建設工程全生命周期管理中形成的具有保存價值的原始記錄資料，記錄了工程項目規劃、設計、施工、驗收、改建、維修活動的具體信息，具體包括項目建議書、項目可行性報告、設計圖紙、招投標文件、工程審計、竣工驗收報告等[1]。在以往，基建檔案信息的載體多為紙質文件，長時間保存，文件容易受潮，或者被蟲鼠啃噬，信息丟失，數字化時代背景下，基建檔案實現了數字化轉換，檔案儲存介質變為了DVD光盤、移動硬盤、儲存卡、光盤等，這些儲存介質具有數據容量大、儲存時間長、穩定性強、體積小的優點，安全可靠，而且能夠借助于計算機直接獲取檔案信息，借助于互聯網共享基建檔案信息資源，資源利用率顯著提升。

1 基建檔案信息資源共享中存在的問題分析

1）不夠重視產權保護。在互聯網時代背景下，信息資源實現開放共享，這同時也意味著信息資源面臨高度的安全風險，目前世界各國都在研究信息產權保護及信息安全維護，但是所取得的成果有限。即將檔案信息資源共享，提升了檔案信息的利用率，但是企業對于基建檔案信息的產權保護重視度不足，威脅到檔案信息安全，影響到行業秩序。在基建檔案數字化管理的過程中，管理者、執行者產權意識薄弱，對于基建檔案知識產權缺乏正確認知，未意識到信息資產的價值，創新能力不足，產權信息安全管理制度不健全，產權信息被盜用的情況時有發生，而且，這種對于知識產權不重視的現象屬于普遍現象，職工在工作過程中，忽視了檔案信息的保密級別，隨意在共享平臺上上傳涉密檔案，將檔案信息共享給個人、單位或組織，基建檔案共享與使用存在嚴重隨意性，知識產權被侵犯的風險極大。

2）共享平臺建設不完善。隨著檔案信息化建設進程的推進，我國各個省市紛紛構建了信息化檔案共享中心，這些計算機系統的資源共享，主要有系統內部共享、系統間共享兩種模式。由于當前社會發展迅速，基建速度增快，現有的信息化檔案共享中心，無法滿足基建檔案信息儲存的需求，且平臺在信息共享上存在不足之處，信息資源在多個單位之間的流通受阻，在全社會的整合、加工、共享不足，沒有實現真正以上的信息共享。整體而言，基建檔案信息孤島現象普遍存在，信息共享存在共享程度低、數據質量較低、云數據發展緩慢等問題，這些問題的存在，與基建檔案信息共享平臺建設不完善相關。

3）檔案管理人員專業水平不高。數字化背景下，基建檔案管理的工具為計算機、筆記本、智能手機等移動終端，所依靠的核心技術為數據庫、互聯網、云計算、大數據等技術，要想實現基建檔案信息資源共享，必須達到一定的檔案信息化管理水準，檔案管理人員必須具備較高的信息技術素養。但是，實際上管理基建檔案的人員，大多為缺乏系統培訓乃至缺乏專業背景的老員工，老齡化現象嚴重，思想觀念陳舊，學習接受能力有限，無法跟上基建檔案數字化建設的步伐。而且，部分檔案管理人員，受到專業知識體系的限制，無法接受數字化時代信息資源的共享理念與形式，限制了信息共享模式的創新，而且，大部分檔案管理人員缺乏網絡信息安全防范意識與信息產權保護意識，無法在實現信息共享的同時維護知識產權[2]。

2 數字化時代基建檔案信息資源共享的實踐途徑分析

1）建立健全數字化工作體系。數字化時代，基建檔案的數字化建設是必然趨勢，管理層應該建立正確的認知，學習相關知識和理念，明確新時代基建檔案的管理、共享模式，樹立知識產權保護意識，確?；n案信息共享的嚴謹性和規范性。借鑒學習其他國家、其他地區的基建檔案數字化管理方法，基于實際情況引進現數字化技術及設施，明確企業在數字化檔案管理方面的管理機制、運維投入、業務建設、宣傳推廣方案，實現數字化基建檔案管理的規范化、標準化發展。在建立基建檔案數字化工作體系的過程中，構建完整的信息框架，細化檔案分類，做好檔案儲存、鑒定、備份工作，根據檔案保密級別進行信息共享[3]。不同類型的基建檔案，呈現出不同的特征，面向不同類型的信息接收者，企業應該從實際出發，制定針對性的信息共享方案，確保用戶能夠迅速獲取意向信息，同時避免項目信息外泄。加強對于檔案管理人員及企業職工的培訓，強化其信息產權保護意識及網絡安全防護意識，切實保障信息安全。

2）完善信息共享平臺建設。創新基建檔案管理理念、方法、手段，引進計算機、掃描儀、攝影機、專用微機等技術設施，構建集信息采集、審核、儲存、共享等功能于一體的基建檔案數字化管理平臺。做好宣傳推廣工作，吸引多方主體參與到基建檔案信息共享平臺的建設中，按照規范采集、整理、歸納項目信息，豐富平臺信息資源，保證基建工程信息的全面性、真實性。優化平臺結構，注重平臺的實用性，設計高效便捷的頁面，完善權限設置，合理定義不同功能模塊的操作權限，對系統數據展開分層管理，內部人員可以以“工號+密碼”的形式登陸系統，獲取職位權限內的權利，比如說檔案管理人員可瀏覽后臺數據，具有數據編輯、管理權限，其余用戶只能查詢權限內的檔案信息。完善數據平臺防御機制，定期優化、升級系統，安裝防火墻、殺毒軟件、IT 監控軟件等，以防信息泄露、數據丟失或被篡改。

3）加強專業性人才隊伍建設。完善檔案管理機構設置，配備在業務素質、政治素質上合格的檔案工作人員，注意豐富隊伍結構，聘用不同學科、不同年齡層的工作人員，提升團隊業務水平。為了讓相關崗位上的工作人員，能夠勝任基建檔案數字化管理工作，企業應該引進在專業素質、信息素質上達標的優秀人才，完善人力資源管理，做好崗位培訓、在崗繼續教育等工作，定期組織人員參加業內培訓及學術交流會，讓檔案管理人員學習計算機技術、數字化技術、云計算技術等相關軟件、硬件設施的使用，學習檔案、統計、法律等多學科知識，不斷更新檔案管理人員的知識庫與技能庫，確保其能夠掌握當前基建檔案信息化管理，及相關信息資源共享中所用的技術軟件及設施，強化網絡安全教育，提升其網絡安全防范意識，保障數字檔案儲存、利用的安全性[4]。

3 結語

綜上所述，基建檔案是濱州渤?；钊邢薰緟⑴c工程建設的工作記錄，有利于各部門及參與者明確自身職責，提升工作效率和質量，確保工程按時保質完成，而且從宏觀層面來說，基建檔案反映了國家各個地區的發展進程，推動基建檔案的科學管理和高效利用，有利于促進社會的發展。數字化時代，基建檔案管理朝著數字化、信息化、自動化的方向發展，檔案管理部門應該積極引進計算機技術、數字通訊技術、網絡安全技術等，構建完善的基建檔案信息平臺，實現檔案信息的在線采集、儲存、管理、傳輸，實現信息資源共享，全面提升基建檔案管理及服務水平[5]。