中學檔案管理信息化有效建設策略研究

黎 瑩 何 峰

（1.廣西南寧市第三中學，廣西 南寧 530021；2.廣西制造工程職業技術學院，廣西 南寧 530001）

檔案管理能夠為學校的各項管理工作提供精準的數據保障，為后期工作的開展提供良好的參考和借鑒。然而，在實際的檔案管理工作中管理人員缺乏信息化的管理思維，管理重視度和管理體系的建設度不足，造成檔案管理工作不能順利開展。同時，中學檔案館的基礎建設和人力資源的不足，也對檔案管理造成制約。因此，中學院校應該針對問題及時進行改進，推動中學檔案管理的信息化建設，更好的順應信息時代的發展，為校園檔案管理提升效率。

1 中學檔案管理的現狀及問題分析

1）檔案管理信息化思想薄弱。檔案管作為制定辦學方向、管理政策的有效參考，對中學管理工作存在重要的價值。但是，由于檔案管理信息化思想薄弱，導致學校對其的重視程度較低，不能夠有效地加以利用。一方面，學校沒有重視先進管理思想的進行，依舊靠管理人員進行人工的數據整理，導致大部分都是紙質檔案，查閱起來非常不方便。另一方面，學校沒有專門為檔案管理設定相應的管理制度和管理流程，導致管理人員在進行管理時不能夠形成統一的標準，造成檔案管理的效率低、數據精準性差。因此，學校應該積極的轉變管理思想，重視檔案管理的重要價值，建設學校特色的信息化處理系統，推動檔案管理工作的開展。

2）檔案管理基礎設施陳舊。基礎設施能夠輔助管理人員進行管理，提升檔案管理的效率。然而目前多數學校更加重視教學實驗室和教室的建設，認為檔案管理只需要進行存儲就行。這樣的形式導致檔案管理投入資金不足，長期不能引進先進的設備，大多數的檔案都以紙質的形式進行保存，很容易造成管理數據的丟失。同時，檔案管理設施本來就較為基礎，加上沒有定期對設備進行維護，導致很多設備已經不能夠進行使用，造成檔案管理的硬件設施不足。因此，學校應該增加資金投入，為檔案管理室引進信息化的管理設備，更好地將檔案進行數字化的保存，提升檔案的利用率為學校發展提供方向。

3）檔案管理專業人員匱乏。檔案管理工作量繁雜龐大需要專業的人員進行管理，才能確保能夠將重要數據進行管理，讓管理工作高效開展。然而，學校在管理人員的組建上沒有科學合理的結構。一方面，在管理人員招聘的過程沒有與崗位形成對應，沒有充分的考慮管理人員的專業、學習以及實際操作水平等，導致管理人員不能夠勝任管理工作。另一方面，學校沒有開展定期的檔案管理培訓工作，導致管理人員缺乏提升自己技能的途徑，造成管理技能跟不上時代的發展，引起管理效率較低。因此，學校應該重視管理人員的選拔與培訓，不斷的通過培訓去提升管理人員的技能，為學校帶來高素質的檔案管理人才。

2 中學檔案信息化管理的重要意義

中學檔案信息化建設對學校發展具有重要意義。一方面檔案詳細地記錄著學校各項活動的真實數據和憑證，對學校后期項目的開展能夠提供良好的數據借鑒。同時，學校也能夠通過數據分析發現活動中存在的風險和問題，及時地進行風險應對，確保各項辦學工作能夠順利開展。另一方面，檔案信息化能夠創新中學管理新模式。首先能夠對全校師生起到約束作用，檔案能夠根據學校的教學特點進行合理的規章制定，讓全體成員能夠嚴格按照教學目標、職業道德、心理素質等要求進行發展。其次能夠對學校的發展起到輻射作用，將學校優質的辦學成果進行宣傳，提升學校的整體教學形象起到育人作用。

3 優化中學檔案信息化管理的策略與建議

1）引進檔案管理信息化的管理思想

中學院校應該轉變管理思想，重視檔案的信息化管理建設。一方面，學校應該邀請國內外的檔案管理專家開設專題講座，將目前先進的管理方法和管理理念進行普及，增加檔案管理人員對學校檔案管理的重視程度。另一方面，學校應該組織管理人員進行專題研討，根據學校自身的特點進行針對性的管理建議，借鑒目前先進的發展理念，為學校制定一份特色化的管理建議，更好地進行檔案管理。通過優質思想的引進和學校特點的融合，一定能夠促進檔案管理的信息化 開展。

2）強化中學檔案管理基礎設施建設。基礎設施建設能夠為檔案管理提供高效的操作。一方面，要用計算機設備對學校相關信息進行收集、納入以及處理，將紙質的文檔轉化為數字信息，更好的通過設備進行存儲分析。另一方面學校應該增加對檔案館的資金投入，讓其有充分的基金進行基礎設施的引進。這樣才能全面建設數字檔案管理系統、AI智能文本處理系統、數字答案一體化建設、智能庫房建設、數據安全管理系統等設施，更好地為場館提供高效的服務。因此，重視學校的基礎設施建設能夠緩解工作人員的壓力，輕松實現中學院校的檔案管理工作。

3）組建中學檔案管理專業人才團隊。學校不僅要重視信息化的數據建設，更應該培養專業的信息化管理人才。一方面學校可以完善學校的招聘制度，在進行管理人員選拔的時候除了考慮管理人員的學習、專業等，還需要重點考察管理人員的檔案處理技術，這樣才能確保其能夠快速地上崗，更加適應場館的管理需求。另一方面，學校要為檔案管理人員提供學習和晉升的途徑。通過開展定期技能培訓的形式，不斷地更新管理人員的思想和技能，讓其能夠將培訓所學的管理知識不斷與學校自身的特點進行融合，更好地推進學校管理的發展建設。這樣學校才能通過人才引進和人才培養等形式為檔案館提供優秀的人才，不斷地對管理工作進行創新。

4）完善中學檔案管理體制機制建設。檔案館的管理體系能夠形成約束作用，促進管理工作高質量進行。首先學校要根據學校工作和時代的變化，及時地進行檔案管理體制的修改與更新，讓管理人員能夠依靠制度進行管理。其次，學校應該設定相應的監管機制和操作流程，讓管理人員的管理工作能夠形成標準，切實的落實檔案處理的每一步，確保數據管理的精準性。最后，學校應該加強信息出處理的安全管理工作，引進安保系統防止重要的數據泄露，保障數據的安全性。這樣才能夠有效地進行檔案管理工作，不斷的完善信息收集、加工、處理以及安全環節。

4 結束語

綜上所述，中學院校想要開展信息化檔案管理模式，首先需要引進先進的信息化理念和管理基礎設施，為檔案管理提供軟硬件設施。其次，學校應該不斷的完善檔案管理體系，明確管理人員的工作細則和操作流程，讓管理人員能夠有秩序地開展管理工作。最后，學校應該針對學校檔案管理的強度，組建優質的專業團隊，更好地進行檔案的針對性管理。通過上述管理規劃，中學院校能夠搭建信息化的檔案管理平臺，讓檔案更好地發揮其效用，推動學校管理工作的順利 開展。