信息技術與檔案服務能力建設研究

賀 敏

（烏魯木齊市水磨溝區商務服務中心，新疆 烏魯木齊 830000）

檔案管理與檔案服務工作的未來發展方向就是信息化，但是如何在信息化進程中實現檔案資源管理質量和檔案服務功能之間的共同提升則是當前檔案從業人員應該重點關注的問題。

1 搭建信息技術平臺，提供個性化檔案服務

檔案管理與檔案服務工作的內容涉及很多不同的領域和專業，僅僅依靠一個單獨的工作部門來完成一系列工作是不夠現實的，在這個過程中除了需要一套專業和科學的工作規范來支持之外，還需要來自現代化信息技術的支持。傳統的檔案管理與檔案服務工作內容十分繁瑣，人工操作的工作模式不僅僅不利于相關檔案資料的有效歸納和整理；更不利于為廣大用戶提供更加便利的服務。

比如，在現代化技術飛速發展的時代背景下，相關部門通過完善“檔案信息平臺”的方式來為廣大用戶提供更加便利的檔案服務，并通過推廣這一平臺的方式，讓廣大用戶都能夠了解到這一平臺，并不斷利用這個平臺來享受個性化檔案服務。在整個過程中，相關部門的檔案管理人員需要結合信息技術人員共同搭建一個“數據庫”，其中包含相關部門內查詢日期在十年之內檔案信息。通過合理的分類與歸納形成部門內“檔案信息平臺”的基礎數據庫，從而不斷簡化用戶的使用方式，檔案應該按照標題…年限…和收發文單位等相關關鍵字進行檢索。相關用戶只需要登錄該平臺就能夠實時檢索到自己所需要的各種檔案資料，不必受到傳統模式下的來自時間與空間的限制。此外，還可以聯合部門的實際檔案類型與檔案服務的需求在“信息平臺”上面設置“線上咨詢”或者“線上預約”板塊，針對部分加密的檔案資料，相關用戶只需要登錄該平臺選擇不同的“咨詢”或者“預約”板塊就可以直接對相關資料進行預約下載。

2 強化工作培訓，提升檔案服務人員素養

結合當前的檔案管理人員的實際情況來看，科學管理理念以及現代化管理技術的轉變讓他們在實際的工作過程中都出現了一定的手足無措的情況，導致這種情況出現的主要原因還是在于相關檔案人員的信息技術素養不夠，無法將現代化的技術與自己多年的檔案管理和檔案服務經驗實現有機融合，在具體工作的體現上，就是既失去了自己豐富的工作經驗的幫助，也沒有充分發揮出信息技術的優勢。因此，要想切實實現檔案服務質量的快速提升和科學建設，最關鍵的是要強化對相關從業人員的業務培訓，通過開展相關的培訓活動來切實提升其信息技術素養，促進其綜合工作能力的增強。

比如，針對當前傳統檔案管理與服務模式與現代化信息技術之間存在的矛盾，相關部門可以通過采取“引進來”+“走出去”的綜合策略來提升參與檔案管理與服務的工作人員的整體素養，從而實現新技術與新理念之間的融合。在整個過程中，所謂的“引進來”策略實際上指的就是相關部門在選聘相關的檔案管理人員的時候就應該通過采取“筆試”＋“面試”的綜合招聘模式來嚴格進行人員篩選。其中在“筆試”階段要重點考察期對于信息技術以及新型檔案服務理念的認知與理解，從而判斷其是否具備參與信息化模式下的檔案管理與檔案服務工作；而“面試”階段則是側重于考察其為人處世以及待人接物等基本素養和能力，判斷其是否能夠實現與相關檔案用戶之間的友好交流和有效溝通，從而保障檔案服務的質量和水平。而所謂的“走出去”策略指的則是相關部門需要結合當前檔案服務與檔案管理的綜合情況，從參與該項工作的職工中定期選拔出表現優異者前往更加專業和先進的技術平臺或者學府院校參與更加系統化的業務培訓，其中涉及各種前沿的檔案管理理念和檔案服務技巧以及最先進的信息技術手段等內容，并且通過與外界來自不同單位的工作人員之間的交流與溝通，能夠促進彼此之間實現互相學習和互相進步，對于提升檔案管理與檔案服務人員的綜合素養和工作水平大有裨益，對于提升檔案服務工作的質量也具有積極作用。

3 借助技術優勢，拓展特色檔案服務

不同地區的檔案資料數據具有不同地區獨有的特色，根據當地的實際情況，檔案館應該采取不同的方式對檔案內容進行收集以及整理和歸納，而在整個過程中，要想充分體現檔案館的地方特色就需要做好基礎的調研工作。首先需要對當地的實際情況進行全方位調查，制定具體的檔案征集和檔案管理方案；其次還需要結合檔案館的綜合工作能力，從歷史價值的角度出發，對一些具有特色的檔案資源進行重點維護和特殊管理。最后還需要充分利用現代信息技術的優勢，在提升檔案管理工作效率的同時，拓展檔案館的服務功能。

比如，相關檔案管理部門可以利用現代化的技術優勢通過組織開展“電子問卷調查”活動的方式來增進對目標受眾的了解，從而不斷為其提供更加具有特色化與個性化的檔案服務。在整個過程中，相關工作部門需要結合當前檔案館內資料數據的綜合情況，設計制定專業合理的“電子調查問卷”，在問卷內容的設計上面要綜合考慮不同受眾群體的實際需求，其中既包含對大眾在尋求檔案服務過程中所遇到的困難或者應該改善的地方等開放性問題；也包含涉及專業的檔案管理與檔案服務的專業問題，比如“對檔案服務創新功能的期待？”、“對檔案服務創新方式的期待？”等內容；而在“電子問卷調查”方式的選擇上面也要盡量考慮廣大群眾的實際情況，盡量選擇便利的調查方式，比如微信鏈接或者qq鏈接等方式，確保參與問卷調查的便利性和可行性，從而確保能夠有更多的目標受眾參與到問卷調查活動之中，與之相對應的也能夠獲取更多的來自不同群體的意見，從而能夠有效改善自身存在的問題，進而改善當前的檔案服務內容與形式，為廣大受眾提供更加優質的服務。

4 總結

在信息化時代背景下，檔案管理與檔案服務應該在新技術的支持下不斷改革工作理念和工作模式，確保檔案資源管理質量的前提下，提供更加個性化和專業化的檔案服務。